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La crise du COVID 19 a durement touché la trésorerie des entreprises et il est plus que jamais essentiel de s’attacher au recouvrement des créances pour améliorer sa situation financière et aborder cette nouvelle période plus sereinement.
Comment s’y prendre dans une période où toutes les entreprises cherchent à reconstituer leur trésorerie, et tendent à jouer sur les délais de paiement des fournisseurs ? Voici quelques conseils pour tirer profit de tous les outils informatiques à disposition.
Des demandes de crédit en hausse
Selon la Banque de France, les demandes de crédits de trésorerie sont en forte hausse. Elle l’explique par la mise en place des prêts garantis par L’Etat en mars dernier, mais cela ne doit pas masquer les difficultés inhérentes au délai de paiement qui se sont allongés sur cette période. 42% des PME ont demandé en crédit de trésorerie au 2e trimestre, contre 6% avant la crise sanitaire.
Rappelons aussi qu’en 2019, l’Observatoire des Délais de Paiement estimait à 19 Milliards d’euros le coût engendré par le dépassement et subi par les PME. Les chiffres de l’année 2020 ne vont évidemment pas montrer d’amélioration.
Mettre à profit la dématérialisation
Une des premières étapes pour assurer un paiement rapide est de s’assurer que les factures sont envoyées rapidement et traitées avec la même célérité par les clients.
En utilisant une solution de dématérialisation des factures, vous vous assurez que les factures seront acheminées dans le format préféré par client (courrier, e-mail, EDI, portail web, plateforme Chorus Pro…), et qu’il pourra ensuite les traiter de manière automatisée dans son système comptable, s’il est lui aussi équipé.
Les bonnes pratiques pour maîtriser la relance clients
1. Anticiper
Pour bien anticiper, il vous faut une bonne visibilité de vos créances clients. En disposant d’un module de suivi client connecté à votre comptabilité, vous aurez une liste précise des factures en cours, des dates de paiement théoriques et des éventuels retards.
Sans attendre les retards de règlement, vous pouvez aussi envoyer à vos clients des relevés de factures : 10 jours avant l’échéance, un courrier intégrant le relevé des factures à payer permet de vérifier que toutes les factures sont bien arrivées à la comptabilité, et de détecter le plus tôt possible les éventuels problèmes.
2. Relancer
Pour faciliter cette action, vous pouvez vous appuyer sur une fonction automatisée de relance clients avec des modèles adaptés au retard constaté, et au profil du client.
N’hésitez pas à varier les modes de communication : un retard exceptionnel chez un client régulier sera sans doute mieux traité avec un appel téléphonique. Le téléphone est également le bon moyen de comprendre l’origine du problème et de débloquer plus vite la situation.
Il vous faudra sans doute pour cela communiquer en interne avec les commerciaux ou les personnes responsables de l’exécution du service ou de la livraison du produit chez le client. Avec un ERP, cette collaboration est plus simple : vous partagez les mêmes données, vous accédez à tous les documents émis pour les clients, ou partagés en interne.
3. Remercier
Il est toujours bon de remercier ses clients une fois le paiement reçu, surtout lorsque la facture a fait l’objet d’une relance ou d’un litige. Cet acte de remerciement permet de clôturer le processus d’une manière positive et de garder une bonne relation avec ses clients. Et si le règlement est arrivé dans les temps, c’est aussi une bonne manière de faire vivre une expérience client exceptionnelle.
Appuyez-vous sur les bons outils
Si vous utilisez Sage 100c, n’oubliez pas qu’il existe un module de suivi des créances et de gestion du recouvrement qui donne notamment un tableau de bord très visuel, des fiches clients complètes pour effectuer les rappels, des scénarios de relance paramétrables, et la possibilité de collaborer autour de l’application avec des notes et commentaires. Vous pouvez même y indiquer les promesses de paiement de vos clients pour avoir une vision précise des encaissements à venir, semaine par semaine.
