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Dématérialisation des documents

Signature électronique et signature de contrats dématérialisés

La signature électronique peut être utilisée pour tous les documents pour lesquels vous avez besoin d’une signature. Elle vient remplacer la signature manuscrite. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Cela permet de se protéger des contestations telles que “ce n’est pas moi qui ai signé” ou “ce n’est pas ce que j’ai signé”, la signature électronique est une preuve électronique légale.

La signature électronique a une valeur légale reconnue, la signature électronique est une preuve électronique légale.

Les étapes de la signature électronique

Envoi d'un document PDF pour signature

Vous envoyez le document PDF à un ou plusieurs signataires via l’imprimante virtuelle. Vous sélectionnez le niveau de signature attendu et personnalisez l’envoi. Le signataire reçoit alors une notification sur sa boîte email, l’invitant à lire et signer le contrat. Les formats de documents acceptés sont PDF, Word, Excel et Google Docs.

Signature du document par votre destinataire

Après avoir accédé au document en question, le signataire clique sur “Signer”. Il reçoit alors un code à 6 caractères via SMS. Une fenêtre apparaît sur le document avec un espace pour signer (à la souris ou avec le doigt sur un écran tactile) et un champ pour saisir le code reçu par SMS. Le signataire peut alors valider la signature, faire renvoyer un code ou bien annuler.

Réception du document signé électroniquement

Après avoir validé sa signature, chaque signataire reçoit le document original signé électroniquement via email. Il peut alors le conserver, le consulter, l’archiver, etc.

Archivage du document signé

Le document signé ainsi que le journal de preuves contenant l’historique des signatures, sont archivés sur le portail en ligne de la solution et chez le tiers archiveur, pendant toute la durée légale obligatoire. L’accès au portail en ligne de la solution permet d’accéder au document à tout moment.

Suivi des signatures sur le tableau de bord

Le tableau de bord du logiciel dédié à la signature électronique, offre un état des lieux complet sur vos documents. Les statuts sont : en attente de signature, en cours de signature, signés, refusés, annulés.

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" La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique que la signature manuscrite ? "

La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuelle. Pour cela, il faut que le logiciel de signature respecte le règlement eIDAS qui fixe le cadre de sa reconnaissance partout en Union Européenne. La signature électronique a alors une valeur légale reconnue. En revanche, une signature manuscrite sur un papier qui serait scannée et apposée sur un document électronique, n’a aucune caractéristique de la signature électronique.

Koesio vous explique quelles sont les sanctions pour les entreprises non conformes

Ce que dit la loi

L’article 1316-1 du Code Civil précise que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
La contractualisation en ligne EDEDOC permet cette identification forte du signataire. De plus, l’intégrité du document dématérialisé est garantie par l’apposition de signatures électroniques horodatées par un Tiers de Confiance.
L’ensemble est archivé pendant 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation.

Quelle réponse ISI pour la signature électronique ?

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Contactez un expert sur la signature électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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