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Dématérialisation des processus documentaires

Gestion automatisée des dossiers clients

De la création à l’archivage, de la signature du contrat à l’envoi des factures. Tout le processus est dématérialisé et donc vos délais de traitement sont raccourcis, votre gestion est plus structurée et les oublis d’échéances qui peuvent coûter cher sont diminués.

Lorsque votre client vous appelle, il vous suffit de quelques secondes pour retrouver son dossier : l'historique de son suivi, les interventions en cours, les contrats en cours, etc.

Les étapes de la gestion des dossiers clients

Création de circuit de validation

Avant tout, vous définissez toutes les étapes de votre dossier client : bon de commande, demande et réception des pièces justificatives, envoi du contrat, signature, envoi des factures, traitement des litiges, etc. Chaque entreprise fonctionne différemment, il est donc primordial de bien définir le cadre du cycle client. Une fois que tout est identifié, il faut entrer les informations dans l’outil pour paramétrer les alertes, les relances, les envois d’emails, etc.

Réception des pièces du dossier client

Vous recevez les pièces du dossier tels que documents d’identification de l’entreprise, KBIS, RIB, pièce d’identité du décisionnaire ou autre. Pour les pièces au format papier vous les scannez. Une fois scannées ou pour les pièces reçues électroniquement, vous les intégrez à votre outil de GED. Elles entrent alors dans le circuit de validation.

Traitement du dossier client

Lorsqu’un document est intégré au circuit de validation, les personnes en charge de la vérification reçoivent une alerte et peuvent accéder aux documents. Ensuite, elles vérifient la conformité des pièces par rapport au bon de commande ou au devis accepté. Si tout est bon, l’étape est validée, et la suivante est automatiquement déclenchée, comme par exemple la création du contrat, l’envoi de l’information au responsable commercial, etc. Il peut également y avoir d’autres étapes en parallèle.

Signature électronique du contrat

Lorsque le contrat est finalisé, ne l’envoyez pas par voie postale. Surtout qu’il n’est pas rare qu’un contrat commercial contienne plusieurs pages, voire plusieurs dizaines de pages. Envoyez-le au format dématérialisé et faites le signer électroniquement. Pour cela, votre client reçoit un email contenant un lien vers le contrat, le lit et clique sur “Signer”. Il reçoit alors un SMS lui donnant un code. Sur le document en ligne il saisit ce code et la signature est validée. De votre côté, le responsable commercial du client effectue la même démarche, pour signer également le document. Lorsque les 2 parties ont signé, le contrat est approuvé et a la même valeur juridique qu’un contrat papier. Il faut donc au préalable avoir récupéré le numéro de téléphone du décisionnaire ainsi que son adresse email.

Envoi des factures au format dématérialisé

Pour l’envoi de vos factures clients, vous continuez électroniquement en déposant la facture dans l’imprimante virtuelle dédiée. Ensuite 2 options s’offrent à vous : envoi électronique ou envoi papier via centre éditique. L’envoi dématérialisé consiste à envoyer un email contenant un lien vers un portail sécurisé sur lequel se trouve la facture en question mais aussi l’historique des factures de ce client. Toutefois il arrive que vous souhaitiez conserver l’envoi papier pour tout ou partie de vos clients. Dans ce cas, l’imprimante virtuelle envoie la facture en impression dans un centre éditique agréé qui imprime, met sous pli et affranchi les documents. Cette étape peut être entièrement automatisée dans le cadre du circuit de validation.

Archivage électronique du dossier client

Lorsque le dossier client est refermé comme par exemple après la signature du contrat ou après la fin du contrat, vous pouvez l’archiver. L’archivage numérique se fait de manière totalement sécurisée. Vos documents sont indexés, puis déposés dans l’outil d’archivage. Vous pouvez alors rechercher très facilement vos documents, les consulter et même les télécharger. L’archivage peut être entièrement automatisé dans le cadre du circuit de validation.

Partage de documents

Quelque soit l’étape à laquelle vous êtes, le stockage et le suivi électronique de votre dossier client vous permettent de les consulter facilement et donc de les partager rapidement. En interne, tout d’abord, pour transférer le mandat de prélèvement à votre service comptabilité par exemple, ou bien pour envoyer les éléments de la commande à votre service technique pour planifier l’installation du produit ou service vendu. Vous partagez des documents en externe également, comme lorsque vous envoyez les factures à votre client, au format papier ou dématérialisé, il les retrouve sur son portail web dédié.

Les avantages de la gestion automatisée de vos dossiers clients

1

Diminuez vos délais de traitement

2

Éliminez les tâches chronophages

3

Faites des économies financières

" Combien de temps faut-il conserver une facture ? "

Il est possible d’archiver électroniquement des factures émises en papier depuis janvier 2007. En cas de contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe. Les factures papier ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

Faites des économies avec le Trunk SIP

Gestion globale des documents clients

De nombreuses tâches administratives liées au service commercial peuvent être dématérialisées et automatisées.
En premier lieu, les documents : devis, factures client, contrats clients, avenants, bons de livraison, etc.
Ensuite, les processus : création et diffusion des bons de livraison, création, diffusion et signature des contrats et avenants, gestion électronique des documents fournis par les clients, etc.

Quelle réponse ISI pour la gestion des dossiers clients ?

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI GED PRO, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.

ISI DRIVE est une solution professionnelle de stockage, de synchronisation et de partage de fichiers entièrement sécurisée, facilitant le travail collaboratif au sein de votre entreprise, ainsi qu’en situation de mobilité. C’est l’outil indispensable à l’amélioration de vos partages de fichiers au quotidien.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Système de workflow

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Contactez un expert sur la gestion des dossiers clients

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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