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Dématérialisation des documents

Bulletin de salaire électronique

Savez-vous que le coût moyen d’impression et de distribution d’un bulletin de paie est estimé à 1,5 € ? Le passage à la dématérialisation permet en quelques clics d’optimiser la traçabilité et la confidentialité de vos documents en supprimant les tâches sans valeur ajoutée.

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Les étapes de la dématérialisation des bulletins de paie

Impression de vos bulletins de paie via l'imprimante virtuelle

Pour lancer le processus, il vous suffit simplement de faire un glisser-déposer des bulletins de salaire à envoyer dans l’imprimante virtuelle. Ensuite, 2 modes d’envoi sont possibles : soit électronique, soit papier. Par défaut, tous les collaborateurs reçoivent le bulletin de paie au format dématérialisé. Cependant, comme le prévoit la législation, l’outil gère l’envoi au format papier pour ceux qui se sont opposés au bulletin de salaire électronique.

Envoi électronique du bulletin de salaire

Pour l’envoi des bulletins de paie dématérialisés, chaque collaborateur reçoit un email personnalisé, sur l’adresse email de son choix, contenant un lien unique pour qu’il se connecte au portail en ligne de l’outil. Les salariés se connectent avec leurs identifiants et accèdent au bulletin de paie en toute sécurité et confidentialité. L’envoi du bulletin de paie directement en pièce jointe d’un email est strictement interdit, c’est pourquoi, l’email contient uniquement un lien pour accéder au bulletin de paie en ligne.

Envoi papier du bulletin de paie

Avec la Loi Travail, les entreprises qui adoptent le bulletin de paie électronique n’ont pas besoin de l’autorisation de leurs salariés. En revanche, si un collaborateur affirme refuser de recevoir son bulletin de salaire au format dématérialisé, l’entreprise se doit de lui transmettre au format papier. Dans ce cadre, l’imprimante virtuelle envoie le bulletin de paie au collaborateur par voie postale, via un centre éditique.

Accès aux bulletins de paie sur le portail en ligne

Quelque soit le mode de transmission du bulletin de salaire, tous les collaborateurs peuvent accéder au portail en ligne dans lequel se trouvent tous leurs bulletins de paie depuis leur entrée dans l’entreprise. Les bulletins sont archivés et accessibles durant 50 ans.

Les bénéfices du BSE pour vous et vos collaborateurs

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Les bénéfices pour l'entreprise

2

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Les bénéfices pour le service des ressources humaines

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Le bulletin électronique n’est pas réservé uniquement aux grandes entreprises

Koesio vous explique quelles sont les sanctions pour les entreprises non conformes

Ce que dit la loi

Depuis 2017, les entreprises n’ont plus besoin d’avoir l’accord de leurs salariés pour envoyer le bulletin électroniquement. Toutefois les salariés peuvent exprimer leur refus.
L’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer. Pour être valable, le bulletin doit être déposé dans un espace personnel. L’envoi du bulletin en pièce jointe par mail n’est pas autorisé.
L’employeur doit garantir l’archivage du bulletin de salaire 50 ans ou jusqu’au 75 ème anniversaire du salarié.

Quelle réponse ISI pour le bulletin de salaire électronique ?

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

Pilotage des échéances légales des contrats, gestion simplifiée des congés payés et notes de frais, bulletins de paie dématérialisés ou mis sous plis automatiquement : ISI GESTION RH vous aide à piloter les éléments chronophages et pourtant indispensables au bon fonctionnement de la gestion de vos collaborateurs.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Contactez un expert sur le bulletin de salaire électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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