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Dématérialisation des documents

Dématérialisation des factures clients

La dématérialisation des factures clients permet d’automatiser les tâches chronophages liées aux traitements de celles-ci (impression, mise sous pli, affranchissement, envoi). Cette dématérialisation automatique vous permet de recentrer votre temps sur d’autres tâches qui sont à plus forte valeur ajoutée et rassembler l’ensemble de vos informations dans une base documentaire unique.

7 secondes suffisent pour envoyer une ou plusieurs factures

Les étapes de la dématérialisation de vos factures clients

Impression de votre lot de factures clients via l’imprimante virtuelle

Pour lancer le processus, il vous suffit simplement de faire un glisser-déposer des factures à envoyer dans l’imprimante virtuelle. Ensuite, 2 modes d’envoi sont possibles : soit électronique, soit papier. Vous pouvez envoyer autant de factures que vous voulez en simultané, pour 1 ou plusieurs destinataires.

Découpe des documents par client par l'imprimante virtuelle

Une fois dans l’imprimante virtuelle, les factures sont découpées par client. Par exemple, vous déposez 10 factures dont 3 pour une seule entreprise, 4 pour une autre et les 3 dernières pour 3 entreprises différentes. Dans ce cas l’outil va donc découper vos factures en 5 paquets.

Envoi de la facture au client

Lorsque l’outil a identifié l’ensemble des destinataires, il envoie les factures par email à chacun. L’email contient la facture ou le lot de factures en pièces jointes. La législation oblige l’entreprise qui reçoit une facture électronique à l’accepter. Si vous choisissez de conserver la facture client au format papier, l’outil gère la transmission par voie postale via un centre éditique, il suffit de le préciser lors du paramétrage.

Accès aux factures sur le portail client

Quelque soit le mode de transmission de vos factures clients, tous les clients peuvent accéder au portail en ligne dans lequel se trouve l’historique de leurs factures. Le suivi de leurs factures en est facilité.

Tableau de bord de suivi

Le tableau de bord vous permet de suivre l’avancement de chaque facture avec différentes étapes : envoyée, en attente de règlement, payée, mise en litige, etc.

Dépôt de factures publiques sur le portail Chorus Pro

Vous facturez des entités publiques ? Gagnez du temps en automatisant le dépôt de vos factures sur le portail Chorus Pro.

Les bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients

1

Raccourcissez vos délais de paiement

2

Réalisez des économies sur la production de la facture

3

Gagnez du temps sur la transmission des factures

" Combien de temps faut-il conserver une facture ? "

Il est possible d’archiver électroniquement des factures émises en papier depuis janvier 2007. En cas de contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe. Les factures papier ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

nous gérons les aspects reglementaires de nos solutions numériques

Ce que dit la loi

La loi n’impose pas aux entreprises d’envoyer leurs factures sous le format électronique mais impose aux entreprises de les accepter sous ce format.
La facture papier et la facture électronique ont la même valeur. Dans les 2 cas, vous devez garantir : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.

Comment garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture numérique ?
> Conservation au format PDF
> Empreinte numérique, signature électronique ou cachet serveur
> Horodatage
> Mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.

Et concernant l’archivage ?
Les factures papiers ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

Quelle réponse ISI pour la dématérialisation de la facture client ?

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Contactez un expert sur la dématérialisation de la facture client

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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