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Dématérialisation des processus documentaires

Archivage électronique de vos documents

L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés. Les documents archivés peuvent être recherchés, consultés, téléchargés et diffusés si besoin.

Scanner, Classer, Rechercher... Trouver !

Les étapes de l'archivage électronique

Archivage électronique du document

Lorsque votre document est arrivé en fin de traitement (ex: facture payée, bulletin de paie après le versement du salaire, bon de livraison après la livraison, etc.), vous avez 2 options : le conserver ou le supprimer. Bien souvent, la législation vous oblige à conserver ce document pour une durée minimale. Ce document n’étant plus soumis à des modifications, il n’est pas utile de le garder sur vos serveurs de travail directement. L’archivage prend alors tout son sens, vous déplacez alors simplement le document en question dans votre système d’archivage. Vous pouvez même, par le biais de l’automatisation, faire en sorte qu’il soit archivé à la fin de son traitement sans action supplémentaire de votre part.

Recherche du document

Vos documents archivés ne sont pas pour autant inaccessibles. Vous pouvez à tout moment y accéder et à l’aide d’un moteur de recherche, les retrouver en quelques clics. La recherche peut se faire uniquement dans le titre du document ou bien dans le contenu pour gagner en efficacité et en rapidité. Une fois retrouvé, le document peut être téléchargé et envoyé. Par exemple, si un client vous demande le duplicata de sa facture datant d’il y a 6 mois, vous la retrouvez très rapidement et pouvez lui transférer.

Pourquoi choisir l'archivage électronique ?

1

Supprimez vos salles d'archives

2

Accédez à vos documents de façon mobile et rapide

3

Intégrez l'archivage dans vos circuits de validation

" Peut-on supprimer un document après la durée légale de conservation ? "

Bien évidemment, il faut cependant vous assurer que la durée a bien été respectée. Une fois passé, le document peut être supprimé, il est même recommandé de le faire pour éviter de vous retrouver une masse de documents inutilement. Attention, selon les documents, il peut exister plusieurs durées légales de conservation minimale. Dans ce cas, c’est la durée la plus longue qu’il convient de respecter.

Classement et recherche de documents

Archivage électronique des documents

La quantité de données numériques ne cesse de croître. Afin d’économiser sur vos coûts de traitement et de stockage, choisissez une solution d’archivage électronique. Hébergés dans nos Datacenter sécurisés et redondés, vous avez accès à vos documents où que vous soyez.

Quelle réponse ISI pour l'archivage électronique ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI GED PRO, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Contactez un expert sur l'archivage électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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