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Automatisation des processus documentaires (Workflows)

Gestion automatique des notes de frais

Chaque salarié perdrait en moyenne 27 minutes par note de frais selon une étude OpinionWay. La dématérialisation des notes de frais permet de raccourcir les délais de traitements. Maîtrisez en un clin d’œil les dépenses des collaborateurs.

68% des salariés remplissent leurs notes de frais sur des formulaires papier ou sur des fichiers Excel !

Source : OpinionWay

Les étapes de la gestion automatique des notes de frais

Capture de la note de frais et dépôt sur le logiciel

Votre collaborateur prend en photo le reçu de sa note de frais et la dépose sur le logiciel, depuis l’application mobile ou sur l’interface web.

Lecture et classement automatique des notes de frais

Le logiciel identifie le collaborateur concerné par la note de frais et reconnaît automatiquement l’enseigne, les montants HT, TVA et TTC, ainsi que le type de dépense.

Circuit de diffusion et de validation électronique

Indexation faite, la note de frais est envoyée automatiquement au manager. Elle pourra alors être validée ou refusée avec un retour au collaborateur en ayant fait la demande.

Génération et export des écritures comptables

En fonction des champs indexés, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider la bonne affectation des comptes de charges affectées à ces notes de frais. Vous pouvez désormais télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.

Les bénéfices de la gestion automatisée des notes de frais pour vous et vos collaborateurs

1

Maitrisez les dépenses

2

Gagnez en productivité et disposez d'une solution moderne

3

Simplifiez votre gestion des notes de frais

" Combien de temps faut-il conserver une note de frais ? "

La note de frais doit être conservée au minimum durant 10 ans. Les impressions sur un ticket s’estompent, et disparaissent au bout de quelques années, voire quelques mois. La conservation numérique est le moyen le plus sur d’être en mesure de fournir les pièces en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Faites des économies avec le Trunk SIP

Gestion globale des documents RH

De nombreuses tâches administratives liées au service Ressources Humaines peuvent être dématérialisées et automatisées.
En premier lieu, les documents : bulletins de paie dématérialisés et coffre-fort électronique, notes de frais, contrats, avenants.
Ensuite, les process : gestion des tickets restaurants, gestion des notes de frais, création et diffusion du bulletin de paie, création, diffusion et signature des contrats RH, demande et attente de validation des congés payés, gestion des ressources matérielles mises à disposition par l’entreprise.

Quelle réponse ISI pour la gestion des notes de frais ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Pilotage des échéances légales des contrats, gestion simplifiée des congés payés et notes de frais, bulletins de paie dématérialisés ou mis sous plis automatiquement : ISI GESTION RH vous aide à piloter les éléments chronophages et pourtant indispensables au bon fonctionnement de la gestion de vos collaborateurs.

Contactez un expert sur la gestion des notes de frais

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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