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Automatisation des processus documentaires (Workflows)

Gestion Électronique des Documents - GED

La Gestion Électronique des Documents permet l’optimisation de la gestion globale du document par l’automatisation des processus documentaires tels que la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise. Ces processus regroupent des tâches comme la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.

La Gestion Electronique de Documents facilite la gestion de vos flux de documents et peut vous faire économiser jusqu’à 50% de vos coûts de traitement.

Les étapes de la gestion électronique de vos documents

Capture

Pour les documents au format papier, la capture consiste à scanner le document avec un appareil à scan qui peut être un scanner, une imprimante multifonctions, un photocopieur ou encore un smartphone disposant de la fonction scan. Pour les documents électroniques, la capture est le fait de récupérer les informations directement dans le document. Si vous recevez des fax, l’outil peut les gérer comme des emails et les intégrer à votre GED.

Classement

Le logiciel de GED intègre les documents en plein texte afin de faciliter la recherche. Les documents sont ainsi indexés et classés.

Traitement

Lors du paramétrage initial de votre outil de GED, vous définissez les circuits des documents. Circuit de validation, alerte, envoi de documents, archivage, relance, etc.

Traçabilité

La GED offre une traçabilité exemplaire, capable d’identifier les flux et les versionning des documents, tout en les intégrant au système d’information.

Archivage

Les documents, une fois intégrés, sont sauvegardés dans votre GED. Ils peuvent être horodatés pour prouver qu’ils n’ont pas été modifiés. Cela est primordial lorsque le document est considéré comme l’original et qu’il a une valeur juridique.

Transmission et partage

Envoyez vos documents par email ou en les déposant sur un portail web et en partageant le lien URL. Parmi vos envois électroniques, vous avez besoin d’envoyer des documents au format papier ? Automatisez aussi l’envoi de vos documents papier via un centre éditique.

Recherche

L’ un des avantages les plus valorisés de la GED est la recherche de documents. Bien paramétrée, votre solution de GED vous permet de rechercher des documents en un temps record puisque le logiciel recherche dans les documents et non pas uniquement dans le titre du document, c’est la recherche “plein texte”.

Pourquoi passer à la Gestion Électronique des Documents ?

1

Améliorez la performance de vos traitements

2

Recherchez des documents très rapidement

3

Sécurisez les informations de votre entreprise

" Comment la GED peut vous aider dans votre mise en conformité RGPD ? "

Par l’automatisation des process de votre entreprise, la Gestion Électronique des Documents, appelée plus communément GED, vous aide dans votre mise en conformité RGPD : gestion automatique des données, mise en place d’actions sur les documents lorsqu’ils ont atteint une certaine durée, ou bien lorsqu’une autre action est réalisée, alertes, relances, etc. De plus, l’hébergement des données se fait dans des datacenters en France qui respectent le RGPD.

Classement et recherche de documents

Classement et recherche de documents

En quelques clics, vos documents sont extraits pour être visualisés ou partagés. Avec un logiciel de GED, il suffit de quelques secondes pour retrouver un document grâce à de nombreux critères de recherche paramétrables. Le classement des documents une fois reçus ou scannés peut se faire automatiquement.

Quelle réponse ISI pour la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI GED PRO, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.

Contactez un expert sur la Gestion Électronique des Documents (GED)

Vous avez pour projet de redéfinir la Gestion Électronique de vos Documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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