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Dématérialisation des processus documentaires

Coffre-fort électronique des documents pour les salariés

Le coffre-fort électronique est un espace de stockage accessible en toute sécurité avec une simple connexion internet. Dans le coffre-fort numérique vous déposez vos documents depuis l’imprimante virtuelle pour les mettre à disposition des utilisateurs concernés (collaborateurs, clients, etc). Ceux-ci reçoivent une alerte via un email contenant le lien d’accès au document.

L’envoi du bulletin de paie en pièce jointe d'un email n’est plus autorisé, il doit être déposé dans un coffre-fort numérique auquel seul le collaborateur peut accéder.

Les étapes du dépôt des documents de vos salariés dans le coffre-fort électronique

Dépôt des documents depuis l'imprimante virtuelle

Vous lancez l’impression de votre fichier vers l’imprimante virtuelle. Celle-ci traitera le document, ajoutera un en-tête et un pied de page, et le découpera si nécessaire en fonction du profil choisi.

Documents mis à disposition des utilisateurs concernés

Les documents sont ensuite distribués et mis à disposition automatiquement sur le profil de chaque client, fournisseur, collaborateur ou autre interlocuteur.

Alerte des utilisateurs concernés par email

Lorsqu’un document est déposé sur l’espace du salarié, il est possible d’alerter l’utilisateur en lui envoyant une notification.

Accès au coffre-fort à tout moment

Les fichiers sont accessibles à tout moment et à toute heure. Une simple connexion internet est nécessaire pour accéder à son espace.

Les avantages du coffre-fort électronique

1

Accédez à vos documents de partout et à tout moment

2

Ne prenez plus le risque de perdre vos documents

3

Mettez-vous en conformité avec la législation

" Que dit la loi sur le coffre-fort électronique ? "

Pour pouvoir utiliser le terme de Coffre-Fort numérique, la loi impose aux éditeurs la norme NF 203 CCFN. Cette certification vous donne la garantie de la conception, l’installation, la conformité et la fiabilité dans le temps de la solution. Elle assure également de son bon fonctionnement et de sa facilité d’utilisation.

Faites des économies avec le Trunk SIP

Gestion globale des documents RH

De nombreuses tâches administratives liées au service Ressources Humaines peuvent être dématérialisées et automatisées.
En premier lieu, les documents : bulletins de paie dématérialisés et coffre-fort électronique, notes de frais, contrats, avenants.
Ensuite, les process : gestion des tickets restaurants, gestion des notes de frais, création et diffusion du bulletin de paie, création, diffusion et signature des contrats RH, demande et attente de validation des congés payés, gestion des ressources matérielles mises à disposition par l’entreprise.

Quelle réponse ISI pour le coffre-fort électronique ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.

Contactez un expert sur le coffre-fort électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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