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Icone de Koesio pour l'Automatisation Des Processus | Gestion documentaire

Solutions de workflows et automatisation des processus documentaires

Les workflows, pour automatiser la gestion de vos processus documentaires

Un workflow rassemble l'ensemble des tâches qui composent un processus. Autrement dit toutes les étapes du processus.

Le workflow est la base de l’automatisation des processus documentaires. Concrètement, lorsque vos documents papier ou numériques intègrent la solution de GED, leur traitement est automatisé, tel que le rangement dans votre arborescence de dossiers (classement automatique), la distribution au bon destinataire, l’envoi au bon client, la prise en compte d’une commande et le déclenchement de sa préparation, etc.

La gestion documentaire des entreprises doit être automatisée pour pouvoir absorber le flux toujours plus important de documents transitant dans les entreprises.

Envoie de recommandé électronique sécurisé (ERES)

Gestion du courrier entrant et sortant

Intégration comptables des factures

Intégration comptable des factures

Dépôt automatique des factures sur Chorus Pro

Dépôt automatique des factures sur Chorus Pro

Gestion automatisée des tickets restaurant

Gestion automatisée des tickets restaurants

Gestion automatique des notes de frais

Gestion automatique des notes de frais

Automatisez votre gestion du courrier pour avoir un vrai suivi de l'état des documents entrants et sortants :

Gestion du courrier entrant

La première étape après la réception du courrier consiste à l’intégrer à la solution de GED. Pour des documents papier, il faut ajouter l’étape de numérisation. Ensuite a lieu l’étape de reconnaissance automatique du document, qui va permettre de le catégoriser et de le distribuer à la ou les bonnes personnes.

Gestion du courrier sortant

Lorsque du courrier doit être envoyé, il vous suffit d’effectuer un simple glisser-déposer dans l’imprimante virtuelle de la solution. Ensuite vous avez le choix entre 3 options : un lien URL vers le document est envoyé, le document est envoyé directement en pièce jointe d’un email, ou l’envoi papier du document est externalisé.

Intégration comptable des factures

Intégration comptable des factures

La saisie des informations comptables d’une facture fournisseur est une tâche fastidieuse qui peut être automatisée très facilement et vous faire gagner beaucoup de temps.

Vous connectez notre solution à votre logiciel comptable et celui-ci fait le reste. Les informations de classement sont lues automatiquement, une imputation comptable est proposée selon vos critères, un contrôle de l’équilibrage crédit/débit est effectué avant l’importation et les écritures sont générées et importées dans votre logiciel comptable.

Vous avez accès à tout moment au suivi de vos factures fournisseurs, et à son état : validée, en litige, payée, en attente de validation, archivée.

Dépôt automatique des factures sur Chorus Pro

Mis en place depuis plusieurs mois, le portail Chorus Pro est désormais bien connu des entreprises qui facturent des entités publiques. Et c’est normal, puisque pour être payées, ces entreprises sont obligées de déposer leurs factures sur le portail Chorus Pro.

Oui mais voilà, il ne s’agit pas juste d’envoyer une facture à un client, le portail Chorus Pro requiert beaucoup d’informations à saisir lorsque vous déposez une facture. Multiplié par le nombre de factures que vous devez déposer, le temps dédié au dépôt de vos factures publiques sur Chorus Pro devient vite astronomique.

C’est pourquoi, il est primordial de l’automatiser : directement depuis votre logiciel de facturation, vous envoyez vos factures publiques sur l’imprimante virtuelle qui va extraire les champs à remplir. Vous n’avez plus qu’à valider et vos factures se déposent sur Chorus Pro.

Dépôt automatique des factures sur Chorus Pro

Allez plus loin avec la Gestion Électronique globale de vos flux Documentaires (GED)

Flux entrants

Facture fournisseur, courrier, fax, bon de commande, etc.

Flux circulants

Dossier client, dossier salarié, etc.

Flux sortants

Bulletin de salaire, facture client, bon de livraison, etc.

Flux dormants

Archivage de documents, coffre-fort électronique

Gestion automatisée des tickets restaurants

Le calcul de la quantité de tickets restaurant à attribuer à chacun de vos collaborateurs est très chronophage. Pourtant, vous pouvez l’automatiser en ayant recours à la gestion électronique des documents (GED).

En intégrant notre solution de dématérialisation à votre logiciel de gestion RH, vous n’aurez plus qu’à cliquer sur un bouton pour obtenir le nombre de tickets restaurant à commander pour chacun de vos collaborateurs. Pour les détenteurs de tickets restaurant dématérialisés (via la carte), c’est exactement le même fonctionnement.

Automatisez votre gestion des tickets restaurant pour n’y passer plus que quelques minutes par mois.

Gestion automatique des notes de frais

Tout comme la gestion des tickets restaurant, la gestion des notes de frais est une tâche chronophage. En effet, pour chaque demande de remboursement de frais, la législation vous oblige à prouver l’existence de la dépense et donc de fournir une note de frais. Plusieurs notes de frais par collaborateur, multipliées par le nombre de vos salariés qui vous envoient des notes de frais, le temps consacré à la gestion des notes de frais peut vite devenir colossal.

Avec l’intégration de notre solution à votre logiciel de gestion RH, vos salariés prennent simplement en photo leurs notes de frais et votre service RH reçoit les notes de frais directement dans le logiciel au format électronique. Cela permet de gagner beaucoup de temps sur la gestion des notes de frais. Le suivi est simplifié puisqu’en quelques clics, les collaborateurs accèdent à leurs demandes.

Contactez un expert des solutions de dématérialisation et gestion électronique des documents

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière d’automatisation de vos processus.

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