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Dématérialisation des documents

Dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures permet d’automatiser les tâches chronophages liées aux traitements de celles-ci (capture, intégration, classement, workflow et saisie comptable). Cette dématérialisation automatique vous permet de recentrer votre temps sur d’autres tâches qui sont à plus forte valeur ajoutée et rassembler l’ensemble de vos informations dans une base documentaire unique.

La loi Finance 2020 impose de nouvelles règles pour encadrer la dématérialisation des factures fournisseur. Venez découvrir notre site dédié aux enjeux et nouvelle réglementations de la facturation électronique

Les étapes de la dématérialisation de vos factures fournisseurs

Vérifier les mentions obligatoires

L’entreprise qui émet ou reçoit des factures doit pouvoir assurer l’authenticité de ses factures. Vous devez la réceptionner dans un des nouveaux formats imposés dans le cadre de la nouvelle réglementation (facturX)

S’assurer de la véracité de la facture fournisseur

La gestion de la trésorerie est une des clés dans la bonne marche de l’entreprise, aussi il est essentiel de ne payer que ce que l’on doit. Mauvais montant, erreur sur un prix ou une quantité, sont des événements qui peuvent affecter vos factures et vous faire perdre de la trésorerie. La liaison au bon de commande initiale qui se fait par recoupement manuel et est source d’erreurs potentielles.

Le régler dans les conditions définies

Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours nets à compter de la date d’émission de la facture. Par ailleurs, un certain nombre de produits alimentaires et de boissons sont soumis à des délais de paiement spécifiques.

Indiquer le statut d'avancement de la facture au fournisseur

Le PPF assurera le suivi des factures, leur validation et leur paiement, simplifiant ainsi la gestion des transactions entre les entreprises. Les éléments de suivi devront être gérés par le client qui a reçu la facture pour informer son fournisseur des étapes de traitement. Il vous faudra communiquer au PPF l’avancement du traitement de la facture.

Archiver pour justificatif

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.

Recherche plein texte des factures

La technologie de reconnaissance de caractères embarquée dans le logiciel vous permettra de rechercher rapidement tous les documents contenant une facture fournisseur. Il ne vous restera plus qu’à filtrer en fonction des index de classement pour trouver en quelques clics LA facture que vous cherchez.

Les bénéfices de la dématérialisation de vos factures fournisseurs

1

Simplifiez le suivi et la gestion avec vos fournisseurs

2

Gagnez en productivité

3

Validation et export comptable facilités

" Pour vous accompagner, Koesio vous permet de visualiser en ligne et gratuitement votre processus de gestion des factures fournisseurs. "

13,80€ c’est le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur !

Les nouveaux enjeux de la dématérialisation de vos factures fournisseur

La loi Finance 2020 précise les contours de la facturation électronique qui débutera à compter du 1er septembre 2026. 2 conditions majeures sont à prendre en compte pour traiter vos factures fournisseurs :

 

  • Obligation de réceptionner la facture au travers du PPF (Portail Public de Facturation).manuellement ou avec une solution tierce automatisée de type OD (opérateur de dématérialisation) ou PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

 

  • Information du statut de traitement de la facture fournisseur au PPF. Comme pour Chorus pro, différents statuts permettront à l’Etat et au fournisseur d’être informé de l’avancement du traitement de sa facture.

Quelle réponse ISI pour la dématérialisation de la facture fournisseur ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

ISI GED Premium, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.

Contactez un expert sur la dématérialisation de la facture fournisseur

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.



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