Dématérialisation des documents
Ne remettez plus à demain le traitement des factures de vos fournisseurs.
Tout commence par la réception de votre facture fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par email.
Il s’agit d’intégrer la facture au logiciel de gestion documentaire. Pour les factures au format papier, il faut passer la facture au scanner pour la numériser. Lorsque la facture est électronique, il suffit simplement de la déposer depuis l’interface web. Vous pouvez alors la transférer depuis votre messagerie ou la déposer dans un dossier de synchronisation.
Avant toute action de modification, la facture est horodatée et archivée afin de garantir son authenticité et qu’elle ne soit pas altérée, sinon elle en perdrait toute sa valeur. Afin de pouvoir y apposer des annotations, la facture fournisseur est dupliquée sous forme de PDF/A pour conserver sa valeur juridique.
Le logiciel analyse les informations de la facture fournisseur. Une fois la reconnaissance des informations terminée, il indexe et classe la facture en fonction du fournisseur.
Une fois classée, la facture est envoyée automatiquement ou manuellement aux décisionnaires, elle pourra alors être validée ou refusée avec un retour à l’expéditeur.
En fonction des champs indexés de la facture, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider la bonne affectation des comptes de charges. Vous pourrez alors télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.
La technologie de reconnaissance de caractères embarquée dans le logiciel vous permettra de rechercher rapidement tous les documents contenant une facture fournisseur. Il ne vous restera plus qu’à filtrer en fonction des index de classement pour trouver en quelques clics LA facture que vous cherchez.
Grâce à un système unique de numérisation, de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des factures entrantes.
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" Combien de temps faut-il conserver une facture ? "
En cas de contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe. Les factures papiers ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.
13,80€ c’est le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur !
À l’heure où les entreprises ont besoin de faire des économies, le budget consacré au traitement des factures est souvent sous-estimé et les économies réalisables également.
Cependant, selon une étude réalisée par le cabinet de conseil en stratégie Arthur D. Little, ce coût peut être divisé par 2. Multipliée par le nombre de factures à traiter, la réduction annuelle potentielle est significative.
C’est donc pour répondre à ce besoin que nous vous proposons de découvrir le logiciel Fakto : de leur réception et jusqu’à leur intégration comptable, le traitement de vos factures fournisseurs est simplifié.
Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.
Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.
ISI GED Premium, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.
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