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Automatisation des processus documentaires (Workflows)

Gestion dématérialisée du courrier entrant et sortant

Automatiser la gestion du courrier entrant dans une entreprise accélère sa transmission en interne. Les collaborateurs peuvent ainsi facilement traiter un document et mettre en place des circuits de validation pour réduire les délais de traitement. La dématérialisation des courriers sortants est une source d’économies financières et de temps puisque tout le processus est dématérialisé.

Courriers, bons de commande, devis, factures, contrats ... dématérialisez TOUS les documents que vous recevez et envoyez au sein de votre entreprise.

Les étapes de la gestion du courrier entrant et sortant

Réception et numérisation du courrier entrant

Lorsque le collaborateur qui en a la responsabilité, réceptionne le courrier de votre entreprise, il doit désormais le scanner. Il est possible de scanner l’ensemble de votre courrier ou uniquement une partie, c’est vous qui décidez de cela lors du paramétrage et de la formation de votre personnel.

Reconnaissance automatique du document

Automatiquement, le logiciel de numérisation capture les informations et sait à qui transférer le courrier dans l’entreprise. Pour qu’une règle soit bien appréhendée par le logiciel, il faut scanner 3 documents similaires et indiquer à chaque fois l’action à effectuer. Pour les documents suivants, l’action se fait automatiquement.

Distribution du document

Une fois numérisé et ses informations capturées, le document est automatiquement envoyé au bon interlocuteur dans l’entreprise. Le courrier entre ainsi dans un circuit de validation, basique ou complexe. Cela permet de gérer les échéances relatives au document en recevant des alertes. Pour les administrations publiques, cette fonction est très utile pour ne pas être piégé par la règle du silence vaut accord (voir paragraphe plus bas “Silence vaut accord”).

Suivi de l'état des courriers sur une interface

Afin de suivre le traitement du courrier, vous accédez à un tableau de bord dans lequel se trouvent des informations sur le statut de chaque document : en cours de traitement, à distribuer, à traiter, refusé.

Envoi de courriers dématérialisés

Dématérialisez aussi vos courriers sortants à l’aide d’une imprimante virtuelle. Lorsque votre document est terminé, vous l’envoyez par un simple glisser-déposer dans l’outil. Ensuite, 3 options s’offrent à vous : l’envoi du document en pièce jointe d’un email, l’envoi d’un lien vers un portail web pour accéder au document via un email, l’envoi au format papier via un centre éditique. Dans tous les cas, une fois le document déposé dans l’imprimante et l’envoi validé, vous n’avez plus rien à faire. Vous pouvez tout de même suivre l’envoi et accéder aux documents envoyés sur le portail externe dédié.

Les bénéfices de la gestion de courrier pour vous, vos collaborateurs et vos clients

1

Classez et distribuez votre courrier en toute simplicité

2

N'imprimez plus et n'affranchissez plus

3

Suivez et recherchez facilement vos courriers

" Le silence vaut-il accord ? "

L’application du principe « silence vaut acceptation » (SVA) garantit à chaque chef d’entreprise, chaque citoyen que sa demande adressée à l’administration sera traitée rapidement : si l’administration ne répond pas dans les délais, c’est qu’elle donne son accord. Dématérialiser la gestion du courrier entrant permet de programmer des rappels automatiques, ce qui peut éviter des accords par principe de SVA.

dématerialisation de vos documents

Quels documents et quels traitements ?

La gestion du courrier entrant comprend les documents de type :

> courrier divers,

> commandes clients,

> factures fournisseurs,

> courrier électronique (emails),

> contrats …

La gestion du courrier sortant comprend les documents de type :

> factures clients,

> bon de livraison,

> commandes fournisseur,

> bulletins de paie,

> contrats …

Quelle réponse ISI pour le traitement du courrier entrant et sortant ?

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.

Contactez un expert sur le traitement du courrier entrant et sortant

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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