EHPAD Clos St Martin & Maison St François à Rennes : modernisation de la gestion documentaire et optimisation des coûts avec Koesio Ouest

Un directeur engagé au service de l’humain

À Rennes, les EHPAD Clos St Martin et Maison St François sont dirigés par Gilbert Frangeul, à la tête de deux établissements associatifs à but non lucratif.
Dans un secteur en tension – hausse des coûts, difficultés de recrutement, image fragilisée, exigences réglementaires – il place la qualité de service, le bien-être des résidents, la satisfaction des familles et la valorisation des équipes au cœur de sa mission.

“Moi, ce que je veux, c’est que mes résidents soient heureux. Et pour ça, il faut que les salariés le soient aussi, et que les familles soient satisfaites. C’est une chaîne.”

Optimiser, simplifier et fiabiliser

Les besoins identifiés au sein des deux EHPAD :

• Réduire les coûts d’impression et sortir d’un contrat inadapté.
• Dématérialiser les factures fournisseurs pour gagner du temps.
• Centraliser, valider et intégrer automatiquement les factures dans EIG.
• Fiabiliser les processus pour réduire les erreurs.
• Bénéficier d’un accompagnement humain, réactif et de proximité.

Les solutions mises en place par Koesio Ouest

Une nouvelle stratégie d’impression adaptée et économique

• Sortie d’un contrat historique onéreux et inadapté au volume réel.
• Installation de copieurs performants, paramétrés pour réduire les coûts :
  • recto-verso automatique,
  • suppression des pages blanches,
  • consommation optimisée.

La digitalisation des factures avec ISI Work

Koesio Ouest a déployé ISI Work, une solution de dématérialisation simple et intuitive qui permet :

• L’intégration automatique des factures reçues par email.
• La suggestion des informations fournisseurs, montants, échéances…
• La validation rapide et sécurisée.
• L’export direct dans EIG, sans ressaisie.
• Un suivi clair et en temps réel.

“L’outil de démat’, ce n’est pas juste gagner du temps. C’est éviter les erreurs, fiabiliser, et faire évoluer les compétences de nos équipes vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.”

Un partenariat pérennisé

• Référencement via la centrale d’achat SCA.
• Modèle dupliqué à d’autres EHPAD du Groupe EKUME (12 établissements).

Quels sont les bénéfices pour ces deux EHPAD ?

Gains organisationnels et humains

• Temps de traitement divisé, processus fiabilisés.
• Réduction de la masse salariale : passage d’un temps plein à 80 % en comptabilité.
• Plus de sérénité pour les équipes, davantage d’autonomie.

Satisfaction interne accrue

• Outil simple, intuitif et centralisé.
• Meilleure qualité de vie au travail pour les équipes administratives.

Une solution duplicable

“Aujourd’hui, on a une solution duplicable. Et on n’est plus seuls dans notre coin : c’est structurant pour tous.”

Une relation commerciale fondée sur l’humain

Gilbert Frangeul insiste sur la force du partenariat noué avec Grégory et Jérémy, les référents Koesio Ouest :

• Écoute
• Disponibilité
• Réactivité
• Proximité terrain

“Ce que j’apprécie vraiment chez Grégory et Jérémy, c’est leur écoute et leur côté humain. Ils sont top.”
“J’ai recommandé la solution à d’autres établissements. Je suis dans une relation de partenariat win-win dans l’intérêt de tous.”

ISI Work au service du secteur médico-social

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