Aux informations 
À mon espace client
Une bonne gestion documentaire implique une bonne maîtrise de ses flux documentaires, au nombre de 4 :
- Les flux entrants comme les factures fournisseurs, le courrier en général,
- Les flux circulants qui sont tous les documents, papiers ou numériques, qui circulent dans votre entreprise,
- Les flux sortants comme les factures clients, les bulletins de paie,
- Les flux dormants, qui correspondent aux documents archivés.
Les flux entrants et sortants
Comme vous l’aurez compris, les flux entrants concernent les documents – physiques ou numériques – qui entrent dans l’entreprise et les flux sortants, ceux qui sortent de l’entreprise. On peut citer des documents comme les factures fournisseurs, les factures clients, les commandes clients, les bulletins de paie, les fax, les bons de livraison, les réclamations, les contrats, etc.
La réception de ces documents nécessite un premier traitement pour les trier et les transférer au(x) service(s) concerné(s). Une fois dans l’entreprise, ces documents intègrent les flux circulants.
Les flux circulants
Les flux circulants sont les flux internes à l’entreprise. Tous les documents qui sont utilisés dans l’entreprise sont dans cette catégorie.
Ils peuvent avoir une source externe (flux entrant) ou interne s’ils ont été créés au sein de l’entreprise.
Ces documents, en fonction de leur origine, prennent différents chemins :
- La facture fournisseur ira au service comptabilité, puis devra être validée pour déclencher le paiement du fournisseur ;
- La facture client est éditée par le service comptabilité suite à la signature d’un contrat créé par le service commercial ;
- La commande d’un client ira au service commercial qui créera un bon de commande puis passera par le technique et enfin le service livraison qui éditera un bon de livraison ;
- La réclamation sera dirigée vers le service clients qui, en relation avec le service commercial ou technique, fera une retour au client ;
- La candidature spontanée sera déposée au service RH qui la traitera et fera un retour au candidat,
- Etc.
Il y a autant de circuits possibles que de types de documents.
Ainsi, chaque document est traité différemment selon sa nature. Le traitement d’un document comporte une étape de début – sa réception dans l’entreprise ou sa création – et une étape de fin, qui peut être :
- La destruction / suppression du document
- La sortie de l’entreprise (envoi du document)
- L’archivage du document, dans ce cas il devient intègre les flux documentaires dits dormants.
Les flux dormants
Enfin, les flux dits dormants concernent les documents qui ne sont plus traités mais qui doivent être conservés. Dans ce cas ils sont archivés et restent consultables.
La durée de conservation varie selon différents facteurs :
- La législation en vigueur : certains documents doivent être obligatoirement conservés sur une durée minimale, c’est le cas notamment des factures clients que l’entreprise doit conserver 10 ans au regard du droit commercial ;
- Le choix du responsable des archives (physiques ou numériques) : s’il n’y a pas d’obligation légale, le responsable décide de la durée de conservation des documents, qui peut être très courte ou très longue ;
- La capacité physique ou numérique du stockage, évidemment il est plus facile d’ajouter de la capacité de stockage à des archives numériques que physiques.
Pourquoi dématérialiser et automatiser la gestion de vos flux de documents ?
La gestion manuelle des flux documentaires est encore très (trop) présente en entreprise. Pourtant automatiser cette gestion des documents est simple avec la dématérialisation et permet d’économiser beaucoup de temps sur des tâches chronophages et sans valeur ajoutée telles que la distribution du courrier, la mise sous pli et l’affranchissement, la validation d’un document, la recherche d’un document, etc.
Reprenons les 4 flux documentaires et voyons l’impact de l’automatisation.
Vos documents physiques sont scannés et intègrent votre logiciel de gestion électronique documentaire (GED). Pour les documents déjà numériques, l’intégration est alors instantanée. Le logiciel capture les informations automatiquement afin d’en déduire quel traitement suivre, puis le document entame le circuit qui lui est réservé. En bout de circuit, le document peut être envoyé en externe, soit au format numérique via un email ou bien un lien sécurisé qui permet de télécharger le document, soit au format papier en externalisant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi à un centre éditique. Enfin, le document peut être archivé numériquement.
L’automatisation va permettre de rechercher facilement où est le document et quel est l’avancement de son traitement, à tout moment et quelque soit son étape.
Prenons l'exemple de la facture fournisseur :
Traitement manuel
La personne en charge du courrier reçoit la facture papier, identifie le document et en déduit qu’il doit être transféré au service comptabilité. La facture se retrouve dans la bannette du service, et en fonction de la fréquence de consultation de la bannette, la facture peut mettre plusieurs jours à rejoindre son destinataire. Une fois que la facture est réceptionnée, la personne chargée de la comptabilité contacte le responsable de la commande afin qu’il vérifie que la facture corresponde au devis. S’il donne son accord, la facture est mise en paiement puis archivée.
Il peut arriver que quelqu’un demande où en est le paiement de la facture comme le fournisseur ou le responsable de la commande par exemple. Dans ce cas, le service comptabilité doit chercher la facture pour vérifier, ce qui peut être long.
Traitement automatique avec la GED
La personne en charge du courrier reçoit la facture papier, la scanne et l’envoie vers le logiciel de GED. Ce dernier capture le document, intègre les données comptables et envoie une alerte au service comptabilité. Ce dernier identifie le responsable de la commande. Ensuite le logiciel envoie automatiquement la facture à valider au responsable, qui peut comparer la facture avec le devis qui est stocké dans la GED. Une fois validée, le service comptabilité reçoit une alerte et peut alors envoyer la facture en paiement directement dans son logiciel de facturation, puis elle est archivée.
En cas de demande concernant la facture, il suffit au service comptabilité de faire une recherche dans le logiciel et instantanément il a accès à la facture et son état.
Automatisez votre gestion documentaire !
La gestion électronique des documents n’est pas réservée aux grandes entreprises ! Quelque soit la taille de votre entreprise, contactez-nous pour être accompagnés par nos experts en gestion documentaire.
