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Solutions de dématérialisation de documents
Cela s’explique par des économies de temps, une diminution des coûts et une réduction des espaces de stockage physiques.
Ces économies sont liées à : la suppression des étapes d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement, de saisie manuelle des informations du document ; la recherche de documents plus rapide et plus simple ; la suppression des archives physiques (salles, placards, etc). On peut ajouter la possibilité d’automatiser certains processus, comme les relances de paiement ou la validation des factures, c’est ce qu’on appelle les workflows documentaires.
Au-delà des bénéfices pour les entreprises, il s’agit de se conformer au cadre légal. En effet, la législation encourage, de plus en plus, la dématérialisation des documents, voire même l’oblige. C’est le cas pour la facturation des entités publiques via Chorus Pro, ou encore l’obligation pour les entreprises d’accepter la facture électronique envoyée par un fournisseur.
Dématérialiser les flux documentaires ne se fait pas du jour au lendemain. Passer des documents papier à leur version électronique requiert une gestion de projet rigoureuse mais simple à mettre en place.
> L’accélération de vos processus conduit à une accélération de vos encaissements. C’est un fait : la trésorerie est un point crucial pour toutes les entreprises ! La dématérialisation vous permet donc de l’optimiser en réduisant vos délais de paiement !
> L’élimination des documents papier induit d’office la suppression des coûts liés tels que les consommables d’impression et l’affranchissement. La dématérialisation de l’archivage et du stockage des documents conduit à la suppression des archives physiques (salles, placards, etc) et donc des frais associés.
> Les tâches chronophages lors de l’envoi de documents papier – impression, mise sous pli, affranchissement – sont supprimées puisque les documents sont électroniques.
> La saisie manuelle lors de la réception d’un courrier (ex : facture, bon de commande) devient automatique.
> La recherche dans les documents se fait en quelques clics, puisque vos documents sont stockés et/ou archivés numériquement.
L’envoi de factures client est une tâche sans valeur ajoutée pour vos collaborateurs, c’est pourquoi dématérialiser vos factures client vous aidera à optimiser votre processus de facturation et notamment diminuer vos délais de paiement. Comment ?
C’est très simple et sans changer vos habitudes : vous imprimez vos factures depuis votre outil de facturation directement sur l’imprimante virtuelle. Que vous ayez une facture ou un lot, en 1 clic, vous envoyez l’ensemble de vos factures à vos clients.
La facture client électronique a de nombreux avantages :
> Réduction des délais de paiement, et donc optimisation de votre trésorerie
> Gain de temps pour vos équipes : plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir, etc.
> Amélioration de votre image auprès de vos clients et de vos collaborateurs, actuels et futurs.
Lorsque vous recevez la facture d’un fournisseur, au format papier ou électronique, vous l’intégrez à votre logiciel de gestion documentaire. Cela vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur et améliore le traitement des factures en l’automatisant. En interne et avec les fournisseurs, l’information est plus facilement et rapidement partagée et échangée.
En quelques clics, chaque maillon de la chaîne (réception/accueil, comptabilité, décideur) peut accéder au statut (à payer, payé, en litige) de la facture en temps réel, et agir, en fonction de son rôle et de ses droits, sur le paiement.
D’ordinaire longue et fastidieuse, l’analyse de vos factures fournisseur est simplifiée avec la gestion dématérialisée de vos factures fournisseur. À l’aide d’une extraction réalisée en quelques clics directement depuis votre outil de gestion, vous managez tous vos frais liés à vos fournisseurs. Cela vous est d’une aide précieuse lors de la négociation de vos conditions d’achats !
Flux entrants
Flux circulants
Flux sortants
Flux dormants
Le bulletin de salaire dématérialisé a la même valeur légale que le bulletin de paie papier, et s’il n’est pas encore imposé par l’État, le bulletin de paie électronique peut être choisi comme solution par défaut pour les entreprises. En effet, dématérialiser le bulletin de salaire accélère sa transmission aux salariés.
Une fois vos bulletins de paie établis dans votre logiciel de paie, vous choisissez entre 2 options : l’envoi papier au domicile du collaborateur via un centre éditique ou l’envoi dématérialisé sur un portail web dédié et sécurisé. Dans ce cas, le collaborateur reçoit un lien web sécurisé instantanément, et consulte l’ensemble de ses bulletins de paie, où et quand il le souhaite et en toute sécurité.
Votre service RH passe beaucoup moins de temps à gérer la transmission du bulletin et vous supprimez les coûts liés au papier sur le bulletin dématérialisé.
Enfin, vous améliorez votre marque employeur, en utilisant des outils que vos futurs collaborateurs ont déjà intégrés dans leur quotidien.
La signature électronique peut être utilisée pour tous les documents pour lesquels vous avez besoin de la signature d’un client, d’un collaborateur, d’un partenaire, etc.
Pour cela, le ou les signataires reçoivent un email contenant le lien d’accès au document à signer. Lors de la signature il reçoit un code par SMS afin de prouver son identité. Une fois signé, le document possède la même valeur juridique qu’un document signé de façon manuscrite, grâce à la certification eIDAS qui protège vos accords.
La signature électronique vous économise un déplacement physique vers le ou les signataires, ce qui est très chronophage habituellement, ou bien vous évite un envoi postal et l’attente du retour qui peut être longue.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.
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