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Solutions de dématérialisation des processus et des flux documentaires
Dans toutes les entreprises, on retrouve des processus documentaires, certains sont communs à toutes, comme la gestion des salariés ou des clients, d’autres sont spécifiques comme la gestion du processus de production, de livraison, de prestations de service, etc.
Dématérialiser ces processus est un réel levier de performance pour les entreprises. La gestion électronique des documents et donc la dématérialisation des processus, accélère les échanges et réduit les délais de traitement.
Les entreprises collectent aujourd’hui une quantité considérable de données, et pour absorber ce volume, la GED permet d’optimiser votre gestion globale du document.
Capture : scan des documents physiques, capture des documents électroniques.
Classement : intégration des documents plein texte pour faciliter les recherches.
Traitement : création de circuit du document pour faciliter la réalisation des tâches attenantes.
Archivage : inaltérabilité, sauvegarde, et destruction des documents.
Transmission : envoi du document au format électronique ou externalisation de l’envoi papier via un centre éditique.
Partage : diffusion du document avec une gestion des droits et sécurité associée.
Recherche : mise en place de recherches rapides et performantes : multi-critères et multi-devices.
Sauvegarde : sauvegarde des fichiers, des emails, et des bases de données. Capacité à identifier les versionning des documents.
Au sein de votre entreprise, la gestion électronique des documents (GED) automatise de nombreux processus. Au début de chaque processus, le document intègre la solution de GED, il s’agit de la capture du document, qui peut être, soit papier, dans ce cas il est scanné, soit électronique (ex : par email).
Une fois intégré à la solution de GED, le document est automatiquement classé selon les paramètres que vous avez définis au préalable. Ensuite, le document passe l’étape du traitement : selon son classement, le document entre dans un processus adapté. Il s’agit des processus actuellement en place dans vos entreprises, qui peuvent contenir une ou plusieurs tâches : circuit de validation, envoi d’une alerte, relance, etc. Enfin, lorsqu’un document n’est plus actif, la solution de GED l’archive automatiquement.
Vous pouvez, à tout moment, suivre le document, le consulter à l’aide de l’outil de recherche puissant et, si besoin, le transmettre, à l’aide d’un lien pour lequel vous paramétrez les droits d’accès, en pièce jointe d’un email ou en externalisant l’envoi papier.
L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés.
Le processus d’archivage est donc entièrement dématérialisé :
> Le document qui n’est plus actif est envoyé dans le système d’archivage électronique.
> Vous pouvez le rechercher très facilement et rapidement par l’outil de recherche dans le contenu et pas seulement dans le nom du document.
> Le document archivé électroniquement peut être consulté et téléchargé au besoin.
> Enfin, le document peut être diffusé par un lien de partage.
Côté législation, vous pouvez conserver uniquement des documents numériques.
Flux entrants
Flux circulants
Flux sortants
Flux dormants
Dans le cadre de votre relation avec vos clients, de nombreux documents sont échangés et beaucoup de tâches sont à effectuer.
Dans un premier temps, vous créez un devis, puis un contrat ou un bon de commande, que vous faites signer à votre client. Conjointement, vous lui demandez beaucoup de documents (pièces d’identité, Kbis, RIB, mandat de prélèvement, etc) afin de compléter la demande de prestation. Les documents créés sont alors intégrés au dossier numérique de votre client, ainsi que les documents envoyés par le client.
Ensuite, et tout au long de la relation client, les documents créés, tels que les factures, les avoirs ou autres bons de commande, sont ajoutés, automatiquement, au dossier client, qui centralisent tous les documents au même endroit. Cela facilite leur recherche, lorsque vous ou votre client en avez besoin.
Le dossier client est partagé par le service commercial et le service facturation, et sa dématérialisation permet de réduire vos délais de traitement. Votre gestion est plus structurée et les oublis d’échéances qui peuvent coûter cher sont diminués.
Les documents relatifs à vos collaborateurs sont nombreux mais surtout sensibles En effet, la confidentialité est primordiale et pourtant, vous devez partager ces documents avec eux. Le coffre-fort électronique permet de garantir la sécurité de ces transmissions.
Le coffre-fort électronique est un espace de stockage accessible en toute sécurité avec une simple connexion internet. Dans le coffre-fort numérique vous déposez les documents à destination de vos collaborateurs, tels que leurs bulletins de paie, contrats et autres documents individuels les concernant. Le dépôt peut être automatisé depuis l’imprimante virtuelle sur laquelle vous envoyez vos bulletins de paie.
Vos collaborateurs, actuels et anciens, peuvent accéder à tout l’historique de leurs bulletins de salaire, et autres documents RH, directement sur le portail web du coffre-fort numérique, et ce, durant toute leur vie professionnelle, comme l’exige la loi.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos processus.
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