Aux informations 
À mon espace client
Choisir mon agence
En me connectant, j’ai accès :
OPLOISSINGEN VOOR DE DIGITALISERING VAN PROCESSEN EN DOCUMENTSTROMEN
In alle ondernemingen vindt men documentprocessen: sommige komen overal terug, zoals het beheer van werknemers of van klanten, andere zijn dan weer specifiek, zoals het beheer van het productie-, leverings-, dienstverleningsproces, etc.
Deze processen digitaliseren zorgt voor een echte verbetering in de prestaties van ondernemingen. Een documentmanagementsysteem en dus de digitalisering van processen versnelt de uitwisselingen en herleidt de verwerkingstermijnen.
Ondernemingen verzamelen tegenwoordig een aanzienlijke hoeveelheid gegevens en dankzij DMS kan u dit volume opvangen en uw globaal documentbeheer optimaliseren.
Documentmanagementsysteme
Elektronische archivering
Elektronisch beheer van klantendossiers
Elektronisch beheer van werknemersdocmenten (elektronische kluis)
Delen van documenten
Toevoeging: scannen van fysieke documenten, toevoegen van elektronische documenten.
Klassering: integratie van volledige tekstdocumenten om de opzoekingen te vereenvoudigen.
Verwerking: bepalen van de documentstroom om de uitvoering van de bijhorende taken te vereenvoudigen.
Archivering: vergrendeling, bewaring en vernietiging van documenten.
Overdracht: verzending van het document in elektronisch formaat of uitbesteding van de papieren verzending via een uitgiftecentrum.
Delen: verspreiding van het document met rechtenbeheer en bijhorende beveiliging
Opzoeking: implementatie van snelle en doeltreffende opzoekingen: via meerdere criteria en meerdere toestellen.
Bewaring: bewaring van bestanden, e-mails, databanken. Mogelijkheid tot versiebeheer.
Binnen uw onderneming kan u met een documentmanagementsysteem (DMS) tal van processen automatiseren. Aan het begin van elk proces wordt het document in de DMS-oplossing geïntegreerd, het document wordt met andere woorden toegevoegd, hetzij vanaf de papieren versie, in dat geval wordt het gescand, hetzij vanaf de elektronische versie (vb: e-mail).
Eens toegevoegd in de DMS-oplossing, wordt het document automatisch geklasseerd volgens de instellingen die u vooraf heeft opgegeven. Vervolgens wordt het document verwerkt: naargelang de klassering, komt het document in een aangepast proces. Dit is het proces dat thans in uw onderneming wordt toegepast en een of meer taken kan omvatten: goedkeuring(en), verzending van een melding, herinnering, etc. Wanneer een document niet meer actief is wordt het tot slot automatisch gearchiveerd door de DMS-oplossing.
U kunt het document op elk moment volgen, raadplegen met de krachtige zoekfunctie en indien nodig verzenden via een link waarvoor u de toegangsrechten instelt, als e-mailbijlage of door de papieren verzending uit te besteden.
Met elektronische archivering kunt u uw documenten opslaan in een gedematerialiseerd en veilig formaat. In tegenstelling tot een traditionele oplossing voor documentbeheer worden bij elektronische archivering documenten opgeslagen die nooit meer worden gewijzigd.
Het archiveringsproces verloopt dus volledig digitaal:
> Het document dat niet meer actief is wordt naar het elektronisch archiveringssysteem verstuurd.
> U kan met de opzoekingstool heel eenvoudig en snel opzoeken, niet alleen in de documentnaam maar ook in de inhoud.
> Het elektronisch gearchiveerd document kan desgewenst worden geraadpleegd en gedownload.
> Tot slot kan het document worden verspreid en gedeeld via een link.
Wettelijk gezien mag u uitsluitend digitale documenten bewaren.
Inkomende stromen
Circulerende stromen
Uitgaande stromen
Slapende stromen
In het kader van uw relatie met uw klanten worden tal van documenten uitgewisseld en vele taken vervuld.
In eerste instantie maakt u een offerte op, vervolgens een contract of een bestelbon, die u door uw klant laat ondertekenen. Daarbij vraagt u hem ook om verschillende documenten (identiteitsbewijzen, KBO-uittreksel, bankattest, afschrijvingsmandaat, etc) om de prestatieaanvraag te vervolledigen. De gecreëerde documenten worden vervolgens samen met de door de klant verstuurde documenten toegevoegd aan het digitaal dossier van uw klant.
Vervolgens worden, tijdens de duur van de klantenrelatie, de gecreëerde documenten, zoals de facturen, tegoeden of andere bestelbonnen, automatisch toegevoegd aan het klantendossier, waar alle documenten centraal op dezelfde plaats komen te staan. Zo kan u deze eenvoudig opzoeken wanneer u of uw klant ze nodig heeft.
Het klantendossier wordt gedeeld door de commerciële dienst en de dienst facturatie en deze kan sneller verwerkt worden dankzij de digitalisering ervan. Uw beheer verloopt meer gestructureerd en vervaldata zullen minder snel worden vergeten, zodat kosten worden vermeden.
Documenten met betrekking tot uw medewerkers zijn veelvuldig in aantal, maar zijn vooral erg gevoelig. Vertrouwelijkheid is immers van primordiaal belang en toch moet u deze documenten met hen delen. Dankzij de elektronische kluis kan u de veiligheid van deze overdrachten waarborgen.
De elektronische kluis is een opslagruimte die in alle veiligheid kan worden geraadpleegd met een eenvoudige internetverbinding. In de digitale kluis plaatst u documenten bestemd voor uw medewerkers, zoals hun loonfiches, contracten en andere individuele documenten die op hen betrekking hebben. U kan deze automatisch in de kluis laten plaatsen via de virtuele printer waarnaar u uw loonfiches verstuurt.
Uw huidige en voormalige medewerkers krijgen toegang tot een volledig overzicht van hun loonfiches en andere HR-documenten, rechtstreeks via het online portaal van de digitale kluis, en dit gedurende hun volledige professionele loopbaan, zoals wettelijk vereist.
Onze experts doen er alles aan om binnen 24 uur contact met je op te nemen en staan tot je beschikking op 0800 34 040.
Abonneer
je op onze nieuwsbrief
Koesio, een Digital Services Company (DSC), is de nummer één partner voor KMO's en lokale overheden voor hun digitale projecten.
Gestion & data
Infrastructure technique
Services managés
Supporte et centre de services
Financement
🚀 Opgesteld in seKret door het webbureau Marque Digitale
Laissez nous vos coordonnées ainsi que votre demande afin que nous puissions vous faire rappeler en moins de 24h ouvrées par le bon interlocuteur
