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GESTION DOCUMENTAIRE
Vous savez que la gestion des documents dans votre entreprise est chronophage et pour gagner du temps et faire des économies financières, vous cherchez des solutions adaptées à votre organisation.
Avant tout, vous devez identifier quels flux documentaires sont concernés parmi : les flux entrants tels que factures fournisseurs, commandes clients ; les flux circulants qui sont tous les documents, papiers ou numériques, qui circulent dans votre entreprise ; les flux sortants comme les factures clients, les bulletins de paie ; et enfin les flux dormants, qui correspondent aux documents archivés.
Dématérialisation et automatisation sont vos alliés pour optimiser la gestion de vos flux de documents !
« La circulation des documents et de l’information représente un véritable enjeu pour toute organisation. Votre activité engendre forcément d’importants flux documentaires : flux entrants (factures fournisseurs, commandes clients), flux circulants (papiers ou numériques), flux sortants (factures clients, bulletins de paie…) et enfin flux dormants (documents archivés).
Avec la dématérialisation et l’automatisation, vous pouvez optimiser la gestion de ces flux, gagner du temps, réaliser des économies et améliorer votre productivité »
Accélérez votre organisation avec nos solutions de gestion électroniques de documents (GED) ! Nos équipes vous apportent leur expertise et vous accompagnent tout au long de votre projet de gestion documentaire.
72
% des salariés estiment que l’utilisation d’outils dématérialisés leur permettrait de gagner du temps
15
ans d'accompagnement sur les solutions de gestion documentaire
500
audits effectués
3500
clients équipés en solutions documentaires
Le travail quotidien devient nettement plus fluide : avec la gestion électronique des documents, terminées les pertes de documents, fini le temps passé à chercher des documents grâce à une arborescence intelligente, moins d’erreurs grâce à l’automatisation !
Vous pouvez faire jusqu’à 80% d’économies sur la gestion de vos documents. Moins de papiers, moins de consommables, des collaborateurs plus efficaces…économie et productivité garanties !
Vous gagnez du temps et pouvez en consacrer davantage à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Vous optimisez votre service client : les processus de transmission des documents sont accélérés donc vous réduisez automatiquement les délais d’attente
Vos données sont protégées contre les pertes et les malveillances grâce au système d’archivage électronique !
Vous bénéficiez d’une traçabilité sans faille de vos documents, vous pouvez par exemple détecter les erreurs dans les processus métier !
Nos chefs de produit et ingénieurs avant-vente vous accompagnent dans l’audit de vos flux et la (ré)organisation de la gestion de vos documents. Ils vous conseillent et sélectionnent les logiciels les plus adaptés à vos besoins parmi notre gamme de solutions dédiées : ISI.
Avec Koesio, la gestion documentaire c’est ISI !
Vous souhaitez mettre en place une gestion de vos documents mais vous ne savez pas comment démarrer ce projet ? Koesio a créé une cellule dédiée à l’audit documentaire. Après avoir étudié et analysé vos flux et vos processus documentaires, nos experts définissent l’organisation optimale et les solutions de dématérialisation et de gestion adaptées à votre entreprise et à vos besoins. Avec Koesio, vous pouvez sereinement envisager votre transformation digitale.
Les étapes d’un audit flux et processus documentaires
Entretiens avec vos services
Elaboration de la carte de vos processus documentaires
Définition du cahier des charges de votre projet de dématérialisation et de gestion des documents
Préconisation et accompagnement à la mise en place
Composition et édition du document
Logiciels de scan avancé
Maitrisez tout le circuit de vos documents, de la numérisation à l’édition
Pour intégrer vos documents papier à votre outil de gestion électronique des documents, vous devez préalablement les numériser à l’aide de matériels adaptés tels que scanner, photocopieur multifonction, smartphone, etc.
Forts de 30 ans d’expérience en la matière, Koesio peut vous conseiller les équipements les plus adaptés à vos besoins et vous orienter vers des solutions de scan avancé afin de préintégrer vos documents et de les classer automatiquement au bon endroit !
La dématérialisation de vos documents va nécessiter la modification ou la création de documents : pour cela, nous pouvons vous proposer des solutions de composition du document qui vous feront gagner du temps. En quelques minutes, vous pouvez en effet mélanger les différentes sources de document ou modifiez directement un PDF pour obtenir une impression homogène avec toutes les finitions imaginables.
Enfin, la sortie de vos documents peut se faire de manière électronique ou imprimée. Là encore, Koesio peut vous conseiller les équipements et les logiciels correspondant le mieux à votre système de gestion électronique des documents.
Dématérialisation : la réalisation d’un audit de vos flux documentaires vous permet d’identifier des sources d’économies
Impression : vous pouvez nous confier la gestion de votre parc d’impression, l’entretien de votre matériel et la gestion de vos consommables
Informatique : après analyse de votre infrastructure informatique, nos experts peuvent vous conseiller sur l’option la plus adaptée à votre système : hébergée, hybride/mixte, ou dans vos locaux.
Téléphonie : les auditeurs Koesio vous apportent une vision globale téléphonie et liens Internet et peuvent vous accompagner dans la gestion de vos flux de communication.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact afin que l’on puisse définir ensemble une nouvelle organisation de vos processus documentaires. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.
Contactez un expert des solutions de dématérialisation et gestion électronique des documents.
Nos experts s’engagent à vous répondre sous 48H et restent à votre disposition.
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