Automatisation du dépôt des factures publiques sur Chorus Pro (agro-alimentaire)

Interview de personne souhaitant rester anonyme

Gestionnaire ERP

Anonyme

Cette société spécialisée dans la distribution de produits frais auprès de professionnels de l’alimentaire, nous a accordé son précieux témoignage, mais a souhaité conserver son anonymat pour des raisons de confidentialité.

Contexte

Cette société travaille beaucoup avec des collèges et lycées de la région Rhône-Alpes. Les factures qui leur sont adressées devant passer par Chorus Pro, la personne qui s’occupe de la facturation devait le faire manuellement. Le volume devenait trop important pour rester sur la solution manuelle et la personne en charge de l’ERP a cherché un outil pour automatiser ce dépôt.

Solution apportée

Après avoir contacté C’PRO, on s’est rapidement mis d’accord pour mettre en place la solution. En interne, j’ai géré ce projet seul, l’équipe C’PRO m’a présenté la solution et au niveau devis et budget j’ai traité avec le commercial. On travaille avec le logiciel Alta Gestion qui gère tout ce qui est saisie de commande, bons de livraison et facturation. On a pu continuer à travailler avec ce logiciel pour la facturation car les techniciens C’PRO ont réalisé un développement qui nous a permis de le conserver. Nous n’avons donc pas eu de coûts supplémentaires liés à ce changement, ce qui était très intéressant.

Résultats obtenus

Réellement on n’a pas perdu de temps car nous ne déposions quasiment pas de factures sur Chorus Pro avant. Mais par contre nous ne perdons pas plus de temps par rapport à ce nouveau mode de dépôt. C’est une tâche en plus de déposer sur Chorus Pro et pour le coup en 30 minutes par mois toutes les factures sont déposées. Si on parle de la dématérialisation en général c’est un vrai gain de temps et d’argent.

Depuis le 1er Janvier 2019, vous devez déposer les factures de vos clients publics sur la plateforme Chorus Pro. Avant cette date, quel était votre mode de fonctionnement ?

Auparavant les factures étaient éditées et envoyées manuellement à tous nos clients publics ou privés, nous facturons beaucoup de collèges et lycées de la région Rhône Alpes. Nous avons toujours eu 1 personne par société du groupe qui s’occupe de la facturation. Depuis novembre l’une de nos filiales déposait manuellement des factures sur Chorus Pro.

« Le dépôt sur Chorus pouvait facilement prendre une demi journée, on s’est vite rendu compte que ce serait ingérable »

A quel moment avez-vous pris conscience que vos processus de facturation allaient évoluer pour vos clients publics ?

On a eu la visite des commerciaux C’PRO qui nous ont informés de ce changement imminent. Nous avons également reçu un email de la part de l’administration nous indiquant qu’à partir de 2019 nous allions devoir déposer les factures sur Chorus Pro, ce qui nous a fait réagir. Nous en avons parlé en interne et la décision a finalement été prise lorsque l’une de nos filiales, qui facture de nombreuses entités publiques, a testé le dépôt manuel sur Chorus Pro. Au vu du nombre de factures et de temps nécessaire pour le dépôt de chacune, on s’est vite rendu compte que ce serait ingérable.
La personne impactée m’a contacté en novembre pour me faire part de son expérience sur le portail Chorus Pro, elle passait 10 minutes à déposer chaque facture et elle en avait parfois une cinquantaine à déposer manuellement par mois. Cela pouvait facilement prendre une après-midi de travail, on a donc rapidement souhaité passer à une solution pour faciliter le dépôt. Sachant que nous travaillons en flux tendu on ne peut pas se permettre de bloquer quelqu’un une journée entière sur un dépôt de factures.

« Ça n’a pas vraiment changé les habitudes de travail des personnes qui s’occupent de la facturation »

Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Je suis en charge de l’ERP, lorsque j’ai eu la demande d’une des sociétés du groupe j’ai contacté C’PRO. On s’est rapidement mis d’accord pour mettre en place la solution. En interne, j’ai géré ce projet seul, l’équipe C’PRO m’a présenté la solution et au niveau devis et budget j’ai traité avec le commercial.

On travaille avec le logiciel Alta Gestion qui gère tout ce qui est saisie de commande, bons de livraison et facturation. On a pu continuer à travailler avec ce logiciel pour la facturation car les techniciens C’PRO ont réalisé un développement qui nous a permis de le conserver. Nous n’avons donc pas eu de coûts supplémentaires liés à ce changement, ce qui était très intéressant.

Ça n’a pas vraiment changé les habitudes de travail des personnes qui s’occupent de la facturation, si ce n’est de rajouter une étape supplémentaire. Au lieu d’éditer les factures via une imprimante et de les envoyer par courrier, elles passent désormais par un module qui génère des factures numériquement.

« En 2 semaines on a réussi à faire en sorte que tout fonctionne »

Comment s’est passée la réalisation du projet avec C’PRO ?

Très bien, tout a été fait à distance avec des techniciens pour qu’ils comprennent comment fonctionne notre logiciel de gestion. Le technicien m’a expliqué les besoins qu’il avait et les informations qui devaient apparaître sur la facture, j’ai fait le nécessaire de mon côté pour mettre cela en place. Ça a été assez rapide pour toutes les sociétés du groupe, on a commencé à travailler ensemble début janvier et une première société était déjà équipée le 10 janvier. En 2 semaines on a réussi à faire en sorte que tout fonctionne. C’était plaisant de travailler avec C’PRO, les techniciens ont été réactifs et ont fait en sorte que ça fonctionne sans développement supplémentaire.

Quels changements constatez-vous depuis que vous utilisez le connecteur EDEDOC ?

« Quand on travaille en flux tendu, comme nous, c’est vraiment une solution que je recommande »

Pour le reste de vos factures vous restez sur une solution classique de facturation ?

Vu le fonctionnement d’EDEDOC et comme la mise en place s’est très bien passée, on a décidé pour 2019 de développer la facturation entièrement numérique.

Est-ce que vous conseilleriez cette solution à ceux qui hésitent encore ?

Oui, dès qu’il y a plus d’une dizaine de factures la solution devient intéressante, c’est très simple d’utilisation et très rapide. Quand on travaille en flux tendu comme nous le faisons, c’est vraiment une solution que je recommande.