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Fluidifier la gestion des notes de frais professionnels dans votre entreprise, vous y avez déjà pensé ? Cela ne représente que des avantages croyez-nous !
Toute la chaîne de traitement de ces frais professionnels doit être optimisée. La rédaction des notes de frais nécessite ainsi organisation, rigueur et respect des règles en vigueur : c’est une tâche chronophage et représente un casse-tête pour les entreprises !
Voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion des notes de frais et comment la simplifier.
C’est quoi une note de frais ?
C’est la note de frais est un document numérique ou papier permettant au salarié de se faire rembourser par son employeurs ses frais dépensés dans l’intérêt de son entreprise. En bref : toutes les dépenses avancées par le salarié personnellement à la place de son employeur.
Tous les mois les dépenses professionnelles des collaborateurs sont recensées pour obtenir le remboursement de ces frais, qui survient généralement en fin de mois.
Ce remboursement est une obligation pour l’entreprise. Les frais professionnels ne peuvent pas être à la charge du salarié.
Quelles informations sont nécessaires à l’établissement d’une note de frais ?
La note de frais doivent intégrer les informations suivantes pour éviter un redressement en cas de contrôle :
- Un numéro de note de frais (comme il y a des numéros pour les factures).
- L’adresse de la société
- La date ou la période de l’opération.
- L’identité du salarié (nom, prénom, matricule, adresse email, téléphone professionnel, service).
- Le justificatif de la note de frais : une facture, un ticket de caisse, un titre de transport, … En scannant ces documents papiers, cela aura la même valeur de preuve. Sans ces justificatifs, les remboursements sont impossibles.
- Le montant HT, TTC et de la TVA de la dépense.
- La nature et le motif de l’opération.
Quels sont les différents types de notes de frais ?
- Frais de déplacement :
Remboursable uniquement si le salarié est à plus de 50km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun. Ses billets de train, d’avion…, ses frais de location de véhicule, ou de carburant, de péage sont alors pris en charge.
Dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques.
Ces frais kilométriques doivent se justifier avec le motif du déplacement, le lieu de départ et d’arrivé, le kilométrage total effectué ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Comment savoir le nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule ? Regardez sur votre carte grise la case P.6 !
- Frais d’hébergement :
Remboursable uniquement si le salarié est à plus de 50km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun.
La facture doit indiquer le nombre de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée et un solde nul.
- Frais de télétravail :
Il est désormais possible pour un salarié de proposer au remboursement certains frais liés au télétravail comme le forfait internet, le forfait mobile et même une partie du loyer.
- Frais de repas :
Que ce soit un fast food ou un restaurant étoilé, il faut que la note de frais associée à des frais de bouche soit détaillée. Mentionnez sur la note : le nom et la fonction de chaque convive, ainsi que le nom de leur entreprise.
Quel est le processus de rédaction des notes de frais ?
Le salarié avance les frais. Le salarié rédige sa notre de frais avec les détails décrits ci-dessus.
Le salarié donne à son entreprise sa note de frais avec les justificatifs associés à chaque dépense. Différents supports pour remettre sa notre de frais : le papier, l’Excel puis impression, un logiciel de gestion de notes de frais (Sage Note de Frais fait très bien ça).
En cas de perte d’un justificatif, il subsiste une solution à utiliser avec beaucoup de parcimonie : la déclaration sur l’honneur accompagnée d’un relevé bancaire où apparait la dépense.
Puis, le manager valide la note de frais. Le comptable contrôle les preuves. La direction (comptable, financière, ou le gérant pour de plus petites structures) effectue le remboursement.
Le remboursement peut se faire de trois manières :
- Sur la base du montant réel des dépenses (le salarié paye une somme, l’entreprise lui rembourse le même montant)
- Sur un mode forfaitaire. Les salariés dans ce dernier cas, sont remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier. Ex : un montant forfaitaire mensuel des frais kilométriques… Cela permet de ne pas justifier chaque dépense par un reçu, cependant les montants réellement engagés pouvant varier, cela peut être imprécis.
- Une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire brut : les journalistes et les VRP sont quasiment les seuls à être concernés par cette méthode de remboursement.
Enfin, les notes de frais sont classées et archivées, comme cela est fait pour des factures.
Tout ce processus est désormais facilité avec des solutions comme Sage Note de Frais ou le fameux « Espace Employés » du même éditeur.
Que dit l’administration fiscale ? Quelles sont les dérives de la note de frais ?
Concernant les dépenses professionnelles c’est tolérance 0 ! Il est primordial de garder ses comptes en ordre et d’avoir des justificatifs pour toutes les dépenses, qu’elles soient engagées ou remboursées.
Les notes de frais sont souvent considérées comme des compléments de salaire par les collaborateurs. Elles peuvent faire l’objet d’abus. Tout salarié qui aurait manqué à son obligation de loyauté en majorant ses notes de frais risque un licenciement pour faute grave.
L’URSSAF tente de limiter les dérives avec notamment, l’obligation de présenter certaines preuves de dépense. Lors d’un contrôle fiscal, il n’est pas rare que l’administration se concentre sur cette partie des charges de l’entreprise.
Pourquoi ? Et bien le 1er motif de redressement fiscal est initié à cause de notes de frais injustifiée, mal justifiée. Il s’agit alors d’un avantage en nature et pas d’une note de frais.
En effet, arrondir ses frais kilométriques ou ses factures de téléphone, se faire rembourser ses dépenses personnelles, ajouter sa restauration… la falsification des notes de frais est plutôt répandue en Europe. Cependant, elle pourrait coûter jusqu’à 13 709 euros par an aux PME européennes d’au moins 250 salariés selon l’étude européenne de SAP Concur. En moyenne, ce « petit extra » s’élèverait à 115 euros…
Au-delà de représenter un risque financier pour l’entreprise, la mauvaise gestion des notes de frais est chronophage pour les employés, les managers, la direction et du service comptabilité. Tâche fastidieuse et chronophage, l’élaboration d’une note de frais par un salarié lui prend au moins une heure par mois…
Quelle fiscalité pour les notes de frais ?
Les remboursements de notes de frais n’est pas soumis aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu. Le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise pour les frais qui ne sont pas des frais de déplacement ni des indemnités kilométriques.
Attention : Il existe des plafonds d’exonération de charges sociales pour que les entreprises n’exagèrent pas. C’est souvent trop tard que le service comptabilité s’aperçoit que le plafond n’est pas respecté.
Comment optimiser le traitement des notes de frais ?
HRS et la fondation GBTA ont interrogé 533 entreprises sur leur gestion des notes de frais. Voici les chiffres clés de cette étude :
Le temps de traitement d’une note de frais est estimé à 20 minutes
19% des notes de frais comportent des erreurs
Une erreur sur une note de frais entraîne 18 min de retraitement et coûte 48€ supplémentaires
81% des reçus seraient encore au format papier
Le coût de traitement moyen d’une note de frais (sur une nuit d’hôtel) s’élèverait à 53 €
Que revêt le coût de traitement des notes de frais ?
La gestion d’une note de frais passe par plusieurs étapes, et chacune demande du temps et donc coûte de l’argent à l’entreprise…
- Cela commence par la collecte des dépenses et des justificatifs,
- Puis la saisie de la demande par le collaborateur, la validation par le manager, le contrôle par le comptable,
- La saisie en comptabilité, le virement pour rembourser le salarié,
- Le calcul des indemnités kilométriques,
- Le décompte des titres restaurant…
Davantage de digitalisation pour la note de frais ?
Pour gagner un temps considérable, remplacez Excel par une solution de gestion en ligne et mobile avec un système automatisé et intelligent. Pourquoi ?
- Faites gagner un temps précieux à vos équipes avec une saisie autonome et intelligente.
- Soyez dans la tendance du 0 papier.
- Limitez les risques d’erreurs et de fraudes.
- Dites stop à la perte de justificatifs de paiement.
- Les validateurs et contrôleurs de la notre de frais ont une vision précise et en temps réel de la trésorerie.
- Ne stockez plus vos justificatifs papier grâce à l’archivage sécurisé des notes de frais.
- Automatisez la comptabilisation des notes de frais et optimisez votre flux comptable.
- Accélérez les délais de remboursement des frais validés.
- Refacturez les frais plus rapidement à vos clients (frais facturables).
- Facilitez votre reporting avec l’analyse des frais par salarié, par service, par catégorie.
