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On le sait, la période fiscale c’est très souvent désagréable pour nos clients… La campagne fiscale est une période très dense, voire même un peu trop…
Dans cet article nous allons aborder ce qu’est l’exercice fiscal, les contraintes que les entreprises rencontrent, les nouveaux défis aux quelles elles font face, ce qu’apporte la digitalisation dans la gestion de cette période et enfin des solutions concrète pour aborder sereinement cette période fiscale.
Pour aborder plus sereinement la période fiscale, le challenge est d’optimiser son temps. Anticipez et mettez-vous en conformité en amont !
Qu'est ce qu'un exercice fiscal d'une entreprise ?
L’année fiscale (dit aussi exercice fiscal ou exercice comptable), correspond aux 12 mois sur lesquels une entreprise enregistre une image fidèle de son patrimoine. Cette période de 12 mois peut être différente d’un pays à l’autre. En France comme au Canada ou en Belgique l’exercice fiscal généralement coïncide avec l’exercice civil (débute le 1er janvier et s’achève le 31 décembre). Ce n’est pas le cas en Grande Bretagne par exemple où l’exercice comptable commence le 6 avril. Dans notre pays, la clôture est synonyme de production de divers états comptables et fiscaux : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ils sont remis aux organismes de la comptabilité publique. En effet, toutes les sociétés ont l’obligation de déposer leurs comptes une fois par an auprès du Greffe du Tribunal de Commerce dont elles dépendent.
Définition de l’exercice fiscal d’une entreprise
Il est possible de modifier la durée de l’année fiscale sur décision des associés / actionnaires lors d’une AG extraordinaire. Il faut que la décision soit prise en compte avant la date de clôture de l’exercice en cours. Puis, le Centre de formalités des entreprises devra étudier votre demande.
Si vous créez votre société en mi juin par exemple, il est possible de prolonger ou raccourcir la 1ere année fiscale en choisissant de la faire finir le 31 décembre de l’année en cours ou l’année d’après. Sachez que la durée maximale d’une année fiscale ne peut dépasser 23 / 24 mois.
Il est important d’étudier son secteur d’activité, la saisonnalité de ses ventes, l’équilibrage et amortissement des frais de création sur une période définie, afin de mieux choisir la périodicité de son année fiscale.
Des entreprises contraintes de repenser leur gestion de la période fiscale :
Les directions financières ressentent le besoin de plus de souplesse et d’adaptabilité dans l’exploitation de leurs solutions dédiées à la fiscalité.
Les derniers mois ont confirmé la pertinence des solutions de gestion accessibles en ligne. En effet, accéder à son applicatif en mobilité et travailler à plusieurs sur une même déclaration en temps réel sont devenus de nouveaux impératifs.
Les fonctionnalités de personnalisation de tableaux de bord dynamiques, les notifications d’échéances et la mise à jour simplifiée des productions fiscales se sont imposées pour plus de productivité.
Les normes et les exceptions du gouvernement en fonction des secteurs n’arrêtent pas d’évoluer… La généralisation de la facture électronique entre entreprises très bientôt aura des impacts sur les déclaratifs (au moins sur les déclaration de TVA intragroupe)…
En parallèle, l’information fiscale doit être partagée avec l’Etat et les banques, les actionnaires, les assureurs et autres tiers. Il faut produire des rapports fiables, en conformité et ce, dans un délai toujours plus restreint.
Pour les collaborateurs qui doivent se mettre à l’œuvre il faut absolument que ces reportings puissent être créés dans un environnement applicatif familier (Word ou Excel par exemple). La productivité en dépend.
Les informations à concaténer, analyser, contrôler et le nombre de documents à produire est conséquent. Le calendrier déclaratif est chargé et complexe. Le traitement manuel des déclarations à effectuer et des taxes à payer est désormais obsolète. Les entreprises ont la nécessité de rationaliser leur gestion fiscale et ainsi abaisser leurs délais de déclaration et de paiement. Si les entreprises n’acquièrent pas rapidement de nouveaux réflexes, cela pourrait impacter leur état des comptes et leur crédibilité par rapport à l’administration voire subir des sanctions financières…
D’autant plus que les scandales fiscaux peuvent entacher la réputation des entreprises à l’ère de l’ultra médiatisation. La transparence et l’exemplarité sont de mises : les données fiscales doivent être précises et fiables.
Période fiscale et nouveaux challenges !
Très bientôt, les contrôles fiscaux seront réalisés grâce à l’intelligence artificielle et au data mining. Entreprises, préparez-vous !
8 directeurs financiers sur 10 envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance, pour simplifier, automatiser et sécuriser les process.
La COVID-19 et son contexte sanitaire a changé la donne également.
La démocratisation du télétravail a mis en avant les difficultés de gérer l’activité, de la réalisation des déclarations au traitement des données jusqu’à la transmission des documents. Ces process demeurent dépendants de l’intervention de l’Homme.
Les outils utilisés sont trop nombreux, et ne communiquent pas assez bien entre eux, pas assez de formation à la coordination entre collaborateurs dans ce cadre du travail à distance. Deux problématiques rencontrées ces 24 derniers mois…
De la collecte de l’information, à l’intégration des données, en passant par l’enregistrement des règles fiscales jusqu’à l’analyse, il y a un défaut d’efficacité des processus décisionnels que nous constatons. Tous cela est effectué manuellement sur différents supports… Cela est un frein pour obtenir une vision d’ensemble de l’activité et des simulations de prévisionnels.
73 % des directeurs financiers des grands groupes estiment que l’optimisation des outils est le principal axe de travail pour renforcer le processus prévisionnel.
L’optimisation de la gestion fiscale passe par la digitalisation !
Une solution Cloud, ouverte avec des API et des services web, favorise l’interopérabilité entre les différentes solutions qui composent le système d’information comptable et financier de l’entreprise. Cela répond aux besoins de reporting, de communication, de prévision, de simulation, d’optimisation, etc., indispensables aux directions financières, comptables et fiscales. La gestion et le pilotage de l’activité déclarative de l’entreprise est facilités.
Une fiscalité fiabilisée dans le respect des échéances
Grâce au contrôle automatique des données saisies, aux mises à jour réglementaires automatisées ou encore à la prise en compte des contraintes sectorielles propres à l’entreprise, les solutions Cloud simplifient le travail collaboratif ainsi que le process déclaratif.
Une plateforme centralisée 100% web facilite le partage d’informations et donne une réelle vision d’ensemble. Les risques d’erreur sont limités. Ces plateformes donnent accès à des calendriers précis et à des tableaux de bord personnalisables.
Un travail collaboratif facilité
Les outils Cloud offrent un accès à distance et se distinguent par une interface pensée avant tout pour les besoins de l’utilisateur : chaque parcours est adapté à son profil (comptable, fiscaliste ou trésorier-payeur).. Cela permet de mieux encadrer les autorisations de chaque partie prenante du traitement de la période fiscale.
Les données fiscales : des données à sécuriser
Les solutions digitales permettent de sécuriser les accès, de crypter la data ou encore de répondre aux obligations d’archivage des documents fiscaux.
Grâce à une connexion EDI avec l’administration fiscale, les outils digitaux garantissent une transmission des données comptables et fiscales sécurisée et conforme aux exigences réglementaires. Idem pour la conservation des documents ou la traçabilité des opérations (déclaration, télépaiement…). Pour la gestion de la TVA, vous assurez une transmission des données comptables sécurisée et conforme.
Une solution à jour et conforme
Une solution Cloud c’est l’assurance de mises à jour réglementaires facilitées. Inutile de faire des mises à jour techniques ou applicatives. Dégagez du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.
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