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Sans avoir l’accord de leurs salariés, les entreprises peuvent désormais optez pour les bulletins de paie électronique.
Depuis le 1er janvier 2017 la loi précise que le salarié doit pouvoir consulter ses bulletins numérisés dans un coffre-fort numérique depuis son CPA ou Compte Personnel d’Activité.
Ce CPA est disponible ici : https://www.moncompteactivite.gouv.fr et est géré par la Caisse des Dépôts et Consignations.
Cette évolution est synonyme d’opportunités pour les RH qui veulent gagner en productivité et faire des économies !
Coffre-fort numérique, définition et fonctionnement
On se représente bien un coffre-fort réel… et bien c’est pareil mais en ligne. Cet espace de stockage sécurisé permet comme un coffre-fort classique, de classer de manière informatique tous ses documents importants. L’accès est sécurisé et limité à la personne habilitée.
Lorsque l’entreprise dépose un bulletin de paie dans le coffre-fort en ligne du salarié, ce dernier est prévenu par email. Le salarié peut alors visionner directement depuis son mobile ou son ordinateur son document. Il faudra pour ça qu’il se connecte à son espace grâce à son mot de passe. Il pourra alors imprimer ou télécharger son document.
On nous pose souvent la question de savoir ce qu’il advient d’un coffre-fort électronique après le départ d’un salarié : le salarié conserve l’accès à son espace des années après son départ de l’entreprise.
Pour le service RH, le coffre-fort numérique représente des avantages non négligeables
Une économie importante de temps et d’argent est au rendez-vous avec l’utilisation d’un coffre-fort numérique : les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée n’ont plus lieu d’être (l’impression, la mise sous pli, la distribution postale ou bureau par bureau, l’archivage papier des bulletins de paie…). Les services RH peuvent entièrement se concentrer désormais sur le cœur de leur métier.
Il existe différentes solutions de gestion, certaine vous proposent des services complémentaires au coffre-fort électronique. Par exemple la signature électronique à valeur probante de document (contrats de travail, avenants…). Le plus souvent ces solutions mette à disposition des services RH un espace de gestion de l’ensemble des documents ou toutes les informations relatives à chaque salarié sont classées afin de retrouver toutes les informations en un clic.
Enfin, et c’est une raison importante pour lesquelles de plus en plus d’entreprises optent pour le coffre-fort numérique, c’est l’économie financière. Selon un rapport dédié au Gouvernement, la dématérialisation du bulletin fait économiser 10 à 32 centimes d’euros par bulletin de paie…
Conformité oblige : pas n’importe quelle solution informatique !
Vous ne pouvez pas choisir n’importe quelle solution informatique. Elle doit vous garantir une intégrité forte, la disponibilité, la confidentialité des données et leur accessibilité. C’est ce que la loi impose à juste titre.
Des solutions de gestion d’administration du personnel et de la paie s’offrent à vous, vérifiez bien qu’elles sont aux normes en vigueur (Afnor) et qu’elles correspondent aux garanties évoquées précédemment.
Au-delà des normes Afnor ou de la loi il existe un référentiel sur le service de coffre-fort numérique. La CNIL décerne à ce titre des labels aux solutions qui mettent l’accent sur la protection du traitement des données personnelles.
Optez pour Sage Dématérialisation RH
Mettez à disposition vos fiches de paie en ligne et digitalisez l’ensemble de vos documents RH !
Sage Dématérialisation RH est un service collaboratif et sécurisé pour centraliser, structurer et gérer tous vos documents RH. Notre logiciel facilitera la dématérialisation de vos bulletins de paie et vous accompagnera dans vos démarches administratives. Choisir notre logiciel, c’est générer vos fiches de paie en ligne simplement, en quelques clics, mais c’est aussi :
- 30 % d’économie constatée
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- 100 % conforme aux législations
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- Intégration avec Sage 100 Paie & RH
Simplifiez l’envoi des fiches de paie en ligne avec un logiciel pour bulletin de salaire et bénéficiez des avantages suivants :
- Distribution automatique instantanée de vos documents RH dans chaque coffre-fort salarié.
- Traçabilité de vos actions : vos documents RH sont classés, horodatés, archivés, sécurisés et disponibles en ligne à tout moment.
- Coffre-fort électronique gratuit et accessible à vie pour le salarié depuis Smartphones et tablettes. (10 Go d’espace de stockage gratuit pour chaque collaborateur. Migration inter-entreprises optimisée).
- Archivage en toute sécurité des bulletins de paie en ligne pendant 50 ans auprès de CDC Arkhinéo
Les indispensables au développement de l’entreprise et ainsi mieux valoriser leurs performances !
Les fonctions avancées de Sage Dématérialisation RH
- Coffre-fort électronique : Pour distribuer les bulletins de salaire en quelques clics.
- Gestion documentaire : Pour classer et archiver tous les documents RH. Et les retrouver en un clin d’oeil.
- Signature électronique : Pour accélérer les procédures RH en toute sécurité et traçabilité.
- Simplification des échanges avec les salariés : Pour personnaliser l’expérience collaborateur et gagner du temps dans le traitement des requêtes.
