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Environnement utilisateur
Au-delà d’un effet de mode, le travail collaboratif soutient le besoin de plus en plus fort d’accélération dans les échanges entre vos collaborateurs.
L’objectif est de mettre en œuvre des moyens adaptés à :
> La création, la modification et le partage de fichiers
> Les échanges écrits avec une messagerie instantanée
> Les échanges audio et vidéo
> Le travail sur des projets d’équipes
> Les réunions à distance
L’incontournable des outils de collaboration ! La messagerie électronique est le socle de base de toute organisation, communiquez par email en interne ou en externe. Mettez en place un carnet d’adresse unifié et le partage d’agenda pour accélérer les échanges.
Au cœur de la révolution du travail collaboratif, la messagerie instantanée dynamise les échanges entre les différentes parties prenantes de vos projets. Exit les emails, vous profitez d’un outil qui vous informe en temps réel de la disponibilité de vos interlocuteurs et fluidifie la communication.
Dès lors que vos collaborateurs travaillent sur un ordinateur, ils créent et modifient des documents textes, tableurs ou encore de présentations. Ils ont besoin des outils pour collaborer et travailler en simultané et compatibles avec les formats standards de l’informatique, tels que .docx (word), .xlsx (excel), .pptx (powerpoint), .pdf, etc.
Le partage de l’information a toujours été au cœur de toute entreprise, mais avec la numérisation de cette information, son partage s’est accéléré. Le stockage de vos données est un point névralgique de votre organisation, vos collaborateurs doivent pouvoir y accéder facilement et rapidement.
La communication est la base du travail collaboratif, et avec l’augmentation du travail à distance, la visioconférence est devenue indispensable. Attribuez des licences à vos collaborateurs et ils auront simplement besoin d’un terminal (ordinateur, tablette, mobile) avec une connexion internet et une caméra – souvent intégrée par défaut à ces appareils – pour accéder à notre solution de visioconférence.
Travail collaboratif
Quand on parle d’outils collaboratifs, on parle de : logiciels bureautiques, messagerie instantanée, messagerie, visioconférence, drive, etc.
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Il ne s’agit pas seulement de la version cloud de Word, Excel et Powerpoint. C’est un écosystème “à la demande”, riche et cohérent avec toutes les fonctionnalités pour votre organisation et vos collaborateurs.
Au cœur des problématiques de productivité personnelle et collective, les logiciels bureautiques évoluent et cohabitent désormais avec d’autres outils incontournables.
Logiciels bureautiques, oui, mais pas que ..
Messagerie, sauvegarde, gestion, communication, partage… L’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur des services fiables, agiles et à coûts maîtrisés pour une gestion saine et sereine face à nos enjeux contemporains :
> Mobilité : des personnes, des supports, des postes connectés ou non.
> Social : fonctionnement en réseaux sociaux, partage d’information et communication.
> Collaboratif : partage de fichiers simplifié, coédition, travail en groupe, accès aux données.
> Sécurité : protection des données, fiabilité et performance des accès aux ressources.
> Économie : gestion simplifiée et maîtrise des coûts, adaptable…
> Gestion : des outils fiables et toujours à jour.
Au-delà des logiciels bureautiques, les collaborateurs connectés doivent disposer d’une messagerie, d’un agenda, d’un carnet d’adresses. Ces outils doivent pouvoir être compatibles, partagés et complétés par ces services collaboratifs.
La messagerie électronique de Microsoft, Exchange, est une messagerie collaborative professionnelle en mode cloud, ou hébergée en mode privatisé.
> Messagerie en ligne : Exchange Online
Vos données de messagerie sont stockées dans les datacenters français de Microsoft, et vous y accédez de façon sécurisée à tout moment, depuis n’importe quel terminal, quelle que soit votre localisation.
Cette messagerie professionnelle est intégrée dans de nombreux plans Office 365, ce qui vous permet de très facilement accéder aux outils collaboratifs de Microsoft.
Koesio vous accompagne pour souscrire au plan adapté à votre besoin et à votre budget.
> Messagerie hébergée : Exchange Hosted
La messagerie Exchange Hosted est une messagerie collaborative hébergée au sein de nos datacenters et accessible en mode cloud. Tout comme Exchange Online, vous accédez à vos données de façon sécurisée à tout moment, depuis n’importe quel terminal et quelle que soit votre localisation.
Vous avez la possibilité de créer un ou plusieurs carnets d’adresse contenant les adresses internes ou externes communes à la société. Exchange vous permet de gérer facilement le planning de vos salles de réunion ainsi que la disponibilité de matériels informatiques communs à l’ensemble de l’entreprise.
Cette messagerie est hébergée et donc maintenue et supervisée par nos équipes techniques, ce qui vous permet de bénéficier d’une assistance complète.
Quel que soit votre choix, nous associons toujours une protection contre les spams et les malwares.
Aujourd’hui, une messagerie électronique ne suffit plus comme seul outil de communication écrit. En effet, avoir une conversation écrite par email se révèle moins efficace qu’une Messagerie Instantanée (MI) qui permet un échange rapide à l’instar d’une conversation par sms. Surtout elle est plus adaptée à des échanges de phrases courtes. Par ailleurs, le chat permet d’échanger de façon plus dynamique en créant de véritables conversations. Contrairement aux emails, on peut échanger en live dans un seul fil de discussion, sans avoir besoin de naviguer entre plusieurs emails.
La messagerie instantanée est souvent associée à une solution de softphone, qui propose également des appels audio, vidéo, du partage d’écran, etc.
Vous travaillez à plusieurs sur un même projet ou vous avez besoin de partager des documents au sein de votre équipe, service ou entreprise ? Avec nos solutions de stockage en ligne, chaque utilisateur possède un compte individuel sur lequel il a un poids de stockage que vous définissez (de quelques Mo à quelques Go) et peut y stocker ses données dans son propre drive, accessible uniquement par lui-même, via une connexion internet ou via l’application, en toute mobilité. L’utilisateur peut partager ses fichiers via un lien ou par SMS. Il peut partager les fichiers avec d’autres utilisateurs qui ont compte et qui pourront modifier et ajouter des fichiers, définir une date d’expiration du lien et définir un mot de passe. Vous pouvez aussi créer et modifier des fichiers directement dans le drive, les commenter et les annoter, accéder à l’historique des versions et en restaurer si nécessaire. De plus, il est possible de modifier des fichiers en simultané par plusieurs utilisateurs connectés. Les documents de l’entreprise peuvent être partagés, avec un outil de recherche intégrée pour retrouver des documents facilement.
Les organisations demandent de plus en plus d’agilité dans les projets transverses à leurs collaborateurs, ce qui les amène à échanger plus souvent dans des cycles de décision rapides. C’est justement l’atout des solutions de visioconférence, qui sont désormais très simple d’utilisation et favorisent une collaboration aussi productive que le face à face. Echange de fichiers, partage d’écran, annotations, pilotage intelligent de la webcam, tout est fait pour donner la même dynamique que le temps réel.
Accessible depuis une connexion internet de qualité, via un navigateur web ou une application, la visioconférence est à la disposition de vos collaborateurs à tout moment, où qu’ils soient. Chaque collaborateur possède sa licence de visioconférence et donc son URL de visio personnelle. Ce qui signifie qu’ils peuvent partager leur lien aux personnes avec qui ils souhaitent communiquer en visio. Précisons que vos interlocuteurs n’ont pas nécessairement besoin d’avoir une licence pour participer à la visioconférence, il leur suffit de cliquer sur le lien, par contre s’ils ont une licence également, ils peuvent vous joindre directement avec votre numéro personnel, pas besoin du lien.
Vous pouvez aussi créer des salles virtuelles, dans lesquelles vos collaborateurs et interlocuteurs sans licence peuvent se connecter.
Pour aller plus loin, équipez vos salles de réunions – physiques – de matériel de visioconférence de qualité HD. Vous pouvez ainsi combiner vos réunions physiques avec plusieurs personnes dans une même salle et des personnes à distance.
Vous avez pour projet d’intégrer plus d’outils collaboratifs au sein de votre organisation ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble les solutions adaptées à vos besoins en matière de travail collaboratif.
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