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Solutions de composition et de traitement du document
Avant tout, il faut scanner les documents papier à l’aide de matériel de scan. Ensuite, la solution de scan avancée lit les informations pour pouvoir effectuer les actions adaptées au type de document. La capture de ces informations, permet de convertir le document en document modifiable pour pouvoir l’éditer.
Beaucoup de documents électroniques transitent au sein de votre entreprise, et nombre d’entre eux doivent être modifiés par vos collaborateurs.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
La reconnaissance optique de caractères ou OCR est une solution très puissante qui permet de convertir les informations d’un document électronique en caractères exploitables. Vous pouvez alors modifier le contenu du document, sans avoir à le recopier. Les informations capturées peuvent aussi être utilisées pour classer le document.
Lecture de codes barres
La présence d’un code barre sur un document permet d’en récupérer les informations relatives, stockées dans votre logiciel ERP, sans passer par une capture de toutes les informations du document physique. Le code barre facilite l’identification et le classement du document concerné.
Génération de PDF/A
Si vous en avez besoin, nos solutions de composition de documents peuvent générer des documents au format PDF/A à partir de vos documents papier, une fois scannés, ou bien de vos documents déjà électroniques. Le format PDF/A est idéal pour les documents numériques qui doivent être archivés ou conservés à long terme.
Connecteur Cloud
Le connecteur cloud est un outil qui est intégré à vos périphériques de scans tels que scanners, photocopieurs multifonctions ou smartphones, et qui permet, lorsque vous scannez un document, de faire le lien avec d’autres solutions comme votre logiciel de GED, votre ERP, votre CRM, votre espace de stockage, etc.
Conversion en documents modifiables
Après avoir scanné vos documents papier, utilisez une solution de capture de documents pour transformer vos documents papier en documents modifiables aux formats Word, Excel ou Powerpoint. Vous pouvez alors, en quelques clics seulement, travailler sur vos documents sans avoir à les recopier manuellement.
Copie Conforme
Pour pouvoir reconnaître la copie électronique d’un document , la loi impose de prouver son authenticité. Pour cela, nos solutions de capture de documents déposent un horodatage et une signature numérique sur vos documents électroniques qui permettent d’en garantir l’intégrité, l’origine et la sécurité, et les placent dans un coffre à valeur probatoire.
Afin d’intégrer vos documents papier à votre gestion électronique globale des documents, vous devez les scanner intelligemment.
Pour cela, utilisez des solutions de lecture automatique des documents (LAD), telles que la reconnaissance automatique de documents (RAD) qui permet de classifier vos documents en fonction de leur nature, et la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui permet de capturer les informations du document pour pouvoir les travailler.
Comme toute entreprise vous avez de nombreux documents à créer tels que devis, propositions commerciales, factures, contrats, etc.
Créez ou modifiez facilement vos documents PDF depuis un seul outil, générez un document en rassemblant plusieurs sources de documents de divers formats tels que PDF, Word, Excel, Powerpoint, etc. Partagez et signez ces mêmes documents dans le même outil de traitement des documents électroniques.
Afin de numériser intelligemment vos documents papier, vous devez scanner les documents papier à l’aide d’un matériel adapté (scanner, photocopieur multifonctions, smartphone, etc.), les analyser pour les traiter, puis capturer leurs informations pour les travailler. Pour cela, on utilise des solutions de lecture automatique des documents (LAD), que sont la RAD et l’OCR.
Les solutions de reconnaissance automatique de documents, ou RAD, permettent d’identifier le type de document scanné (ex : facture, commande) grâce des éléments d’identification tels que des caractères (ex : référence, n° siret, etc.), des logos, des codes-barres, etc.
Cette identification va automatiquement indexer et classer le document dans le bon dossier, au sein d’une arborescence Windows ou dans un logiciel GED ou ERP.
Les solutions de reconnaissance optique des caractères, dites OCR, ROC ou encore d’océrisation, permettent de traiter les documents dématérialisés. Une fois scannés, vos documents vont être analysés par la solution OCR qui va capturer les informations du document. Vous pourrez alors travailler sur le document généré, que ce soit au format PDF, Word, Powerpoint ou Excel.
Le scan intelligent des documents génère automatiquement des fichiers au format PDF et les nomme selon une règle unique. Cela vous évite de les nommer un à un, au risque de faire des erreurs de frappe.
Vous souhaitez travailler sur des documents au format PDF, mais vous n’avez ni les logiciels de PAO, ni les compétences requises pour ce type de logiciels ?
Nos solutions de composition de documents PDF sont très puissantes et très faciles à utiliser:
> Créez un document au format PDF à partir de vos documents Word, Excel ou Powerpoint
> Convertissez vos documents Word, Excel ou Powerpoint au format PDF
> Modifiez vos documents au format PDF en quelques clics, que ce soit du texte, des images, des liens, etc.
> Rassemblez plusieurs documents quelque soit leur format en un seul document PDF.
Quelque soit la nature de votre document, vous pouvez rapidement le modifier en utilisant l’une de nos solutions.
En plus de créer, convertir et modifier vos documents, vous pouvez également apporter une signature électronique sur vos fichiers PDF.
Solutions adaptées à tous les périphériques d'impression
Expertise sur les projets de gestion documentaire
Gamme de solutions complète
Le workflow est un système qui permet d’automatiser des flux de données et d’informations. Fini les contrats qui repartent en tacite reconduction ou bien les CDD qui se transforment en CDI involontairement. Le workflow intègre différents facteurs paramétrables tels que des intervenants, des actions, des délais, des rappels, des documents, etc.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de composition, d’édition et de traitement de documents.
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