Automatisation des processus documentaires (Workflows)
1 min 30, c'est le temps moyen estimé de dépôt pour un lot de plusieurs factures sur le portail Chorus Pro avec le connecteur Ededoc contre 8 à 15 min pour le dépôt d’une seule facture sur le portail Chorus Pro en mode manuel
Pour lancer le processus, il vous suffit simplement de faire un glisser-déposer des factures à envoyer, dans l’imprimante virtuelle. Ensuite, le logiciel va détecter qu’il s’agit d’une facture à déposer sur Chorus Pro. Vous pouvez transmettre autant de factures que vous le voulez en simultané, pour 1 ou plusieurs destinataires.
Une fois les factures analysées, une fenêtre apparaît sur le logiciel avec tous les champs détectés dans la facture. Vous n’avez alors plus qu’à valider l’envoi de la facture.
Lorsque la facture a été validée, le logiciel soumet la facture au portail Chorus Pro en automatique. Tous les champs à remplir dans Chorus Pro sont détectés par l’imprimante virtuelle.
Comme dans le portail Chorus Pro, vous avez accès aux statuts d’avancement de votre facture directement dans votre imprimante virtuelle. Pratique si vous utilisez aussi l’outil pour vos autres factures clients puisque vous trouvez toutes les informations de suivi dans le même tableau de bord. Les 13 statuts que remonte Chorus Pro sont : brouillon, supprimée, déposée, mise à disposition du destinataire, service fait, suspendue, à recycler, rejetée, complétée, mandatée, mise à disposition du comptable, comptabilisée, mise en paiement.
Les PME ont besoin de gagner en réactivité, mais sans investir lourdement. ISI PME simplifie la mise en place d’un circuit de validation électronique pour vos factures, intègre les données dans votre outil comptable et constitue un archivage probant de vos documents.
ISI EDEDOC est votre plateforme de dématérialisation de l’ensemble de vos documents (factures clients, bulletins de paie, signature électronique …). Elle gère non seulement le document, mais aussi les notions de double, et d’archivage électronique de vos documents.
Les factures à destination des entités publiques doivent obligatoirement être déposées sur le portail Chorus Pro pour en recevoir le paiement. Mais le dépôt manuel s’avère très chronophage et l’automatisation devient vite une excellente alternative.
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" Le dépôt sur Chorus Pro est-il obligatoire pour toutes les entreprises "
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont concernées par le dépôt des factures sur Chorus Pro, quelle que soit la taille. Pour rappel, seules les factures destinées aux administrations publiques et aux collectivités publiques sont concernées, les échanges entre entreprises privées ne passent pas par Chorus Pro.
La loi n’impose pas aux entreprises d’envoyer leurs factures sous le format électronique mais impose aux entreprises à les accepter sous ce format.
La facture papier et la facture électronique ont la même valeur. Dans les 2 cas, vous devez garantir : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.
Comment garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture numérique ?
> Conservation au format PDF
> Empreinte numérique, signature électronique ou cachet serveur
> Horodatage
> Mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.
Et concernant l’archivage ?
> Les factures papiers ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.
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