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Solutions de workflows et automatisation des processus documentaires
Le workflow est la base de l’automatisation des processus documentaires. Concrètement, lorsque vos documents papier ou numériques intègrent la solution de GED, leur traitement est automatisé, tel que le rangement dans votre arborescence de dossiers (classement automatique), la distribution au bon destinataire, l’envoi au bon client, la prise en compte d’une commande et le déclenchement de sa préparation, etc.
La gestion documentaire des entreprises doit être automatisée pour pouvoir absorber le flux toujours plus important de documents transitant dans les entreprises.
La première étape après la réception du courrier consiste à l’intégrer à la solution de GED. Pour des documents papier, il faut ajouter l’étape de numérisation. Ensuite a lieu l’étape de reconnaissance automatique du document, qui va permettre de le catégoriser et de le distribuer à la ou les bonnes personnes.
Lorsque du courrier doit être envoyé, il vous suffit d’effectuer un simple glisser-déposer dans l’imprimante virtuelle de la solution. Ensuite vous avez le choix entre 3 options : un lien URL vers le document est envoyé, le document est envoyé directement en pièce jointe d’un email, ou l’envoi papier du document est externalisé.
La saisie des informations comptables d’une facture fournisseur est une tâche fastidieuse qui peut être automatisée très facilement et vous faire gagner beaucoup de temps.
Vous connectez notre solution à votre logiciel comptable et celui-ci fait le reste. Les informations de classement sont lues automatiquement, une imputation comptable est proposée selon vos critères, un contrôle de l’équilibrage crédit/débit est effectué avant l’importation et les écritures sont générées et importées dans votre logiciel comptable.
Vous avez accès à tout moment au suivi de vos factures fournisseurs, et à son état : validée, en litige, payée, en attente de validation, archivée.
Mis en place depuis plusieurs mois, le portail Chorus Pro est désormais bien connu des entreprises qui facturent des entités publiques. Et c’est normal, puisque pour être payées, ces entreprises sont obligées de déposer leurs factures sur le portail Chorus Pro.
Oui mais voilà, il ne s’agit pas juste d’envoyer une facture à un client, le portail Chorus Pro requiert beaucoup d’informations à saisir lorsque vous déposez une facture. Multiplié par le nombre de factures que vous devez déposer, le temps dédié au dépôt de vos factures publiques sur Chorus Pro devient vite astronomique.
C’est pourquoi, il est primordial de l’automatiser : directement depuis votre logiciel de facturation, vous envoyez vos factures publiques sur l’imprimante virtuelle qui va extraire les champs à remplir. Vous n’avez plus qu’à valider et vos factures se déposent sur Chorus Pro.
Flux entrants
Flux circulants
Flux sortants
Flux dormants
Le calcul de la quantité de tickets restaurant à attribuer à chacun de vos collaborateurs est très chronophage. Pourtant, vous pouvez l’automatiser en ayant recours à la gestion électronique des documents (GED).
En intégrant notre solution de dématérialisation à votre logiciel de gestion RH, vous n’aurez plus qu’à cliquer sur un bouton pour obtenir le nombre de tickets restaurant à commander pour chacun de vos collaborateurs. Pour les détenteurs de tickets restaurant dématérialisés (via la carte), c’est exactement le même fonctionnement.
Automatisez votre gestion des tickets restaurant pour n’y passer plus que quelques minutes par mois.
Tout comme la gestion des tickets restaurant, la gestion des notes de frais est une tâche chronophage. En effet, pour chaque demande de remboursement de frais, la législation vous oblige à prouver l’existence de la dépense et donc de fournir une note de frais. Plusieurs notes de frais par collaborateur, multipliées par le nombre de vos salariés qui vous envoient des notes de frais, le temps consacré à la gestion des notes de frais peut vite devenir colossal.
Avec l’intégration de notre solution à votre logiciel de gestion RH, vos salariés prennent simplement en photo leurs notes de frais et votre service RH reçoit les notes de frais directement dans le logiciel au format électronique. Cela permet de gagner beaucoup de temps sur la gestion des notes de frais. Le suivi est simplifié puisqu’en quelques clics, les collaborateurs accèdent à leurs demandes.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière d’automatisation de vos processus.
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