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Si le nomadisme des collaborateurs est une réalité, les modes de travail évoluent sans cesse. Comme nous l’avions abordé précédemment, le travail nomade, ou mobilité des travailleurs, est en plein essor. Autre exemple, l’apparition du Flex-office ou la tendance du « sans bureau fixe » qui fait également ses preuves.
C’est un constat, les collaborateurs sont de plus en plus dispersés, de moins en moins sédentaires, qu’ils soient sur des zones géographiques différentes ou ponctuellement à l’extérieur de l’entreprise. Ils ont pourtant besoin de collaborer, échanger sur des projets, sans la barrière de la distance géographique. Ce qui prime, c’est la réactivité, la facilité d’échange. Le fait de travailler comme s’ils étaient physiquement au bureau entourés de leurs équipes devient un besoin essentiel.
Face à ces changements, les mentalités évoluent. Ainsi, ce sont 50 % des actifs français qui déclarent ne pas être réfractaires à travailler sans bureau attribué, s’ils peuvent avoir accès à un espace de travail avec tous les outils dont ils ont besoin (source enquête Sociovision 2019).
Concrètement, le Flex-office c’est quoi ? Le Flex office, ou travail sans bureau fixe, est une nouvelle forme d’attribution des postes de travail pour les salariés. Ainsi les collaborateurs n’ont pas d’espace de travail attitré comme c’est le cas dans de nombreuses entreprises, le principe étant de partager les espaces communs et laisser libre cours aux échanges, au partage et à l’optimisation des espaces de travail.
Cette tendance vise principalement à optimiser la surface immobilière des entreprises, dynamiser la performance individuelle et décloisonner les différents services.
Pour faire le parallèle avec le nomadisme des collaborateurs ou le travail mobile, les contraintes technologiques sont semblables, et les outils nécessaires à une mise en place réussie sont proches. Puisque la proximité physique des collaborateurs n’est plus une constante, et que leur espace de travail n’est pas figé, des outils de travail collaboratifs sont possiblement la clé pour s’adapter à ces évolutions. Pour y faire face, des enjeux sont à prendre en considération, une mise en place réussie nécessite des équipements et outils réactifs, sécurisés et adaptés.
Bien souvent les réunions demandent une organisation logistique, notamment pour des rendez-vous regroupant des personnes sur des sites différents. Entre les temps de trajet, les réservations d’hébergement et le choix du lieu sur lequel elles se dérouleront, elles nécessitent un certain budget, et requièrent plus de temps qu’il ne faudrait sur les plannings déjà surchargés des participants.
Participer à des réunions sans avoir à se déplacer simplifie la vie des collaborateurs et réduit nettement les coûts qu’elles engendrent. C’est en prenant en considération ce contexte que la visioconférence a fait ses preuves, et cette solution est désormais de plus en plus utilisée par les entreprises. Que ce soit pour un point de 30 minutes ou une réunion de 3 heures, la prise en main de l’outil est simple, rapide, à portée de tous.
Les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à opter pour ce moyen de communiquer à multiples vertus. Non seulement la productivité des collaborateurs est améliorée mais en un simple clic ils entrent en réunion. Les messages sont diffusés facilement, les contraintes géographiques étant gommées et l’empreinte écologique diminuée.
Échanger de vive voix en réunion engendre souvent une répartition des tâches et un accès à de multiples fichiers, dossiers. Pour que chacun y accède simplement, depuis son PC, sa tablette ou même son téléphone, le tout à distance, quels outils utiliser ?
Si le volume d’information numérique double tous les deux ans et que le nombre de fichiers sur un PC augmente de plus de 45 % par an, la question du stockage et du partage de l’information est cruciale.
Travailler sous forme d’équipe projet dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur nécessite des échanges et l’accès à l’information à jour en temps réel. Pour faire face à ce besoin essentiel, des solutions de partage et de synchronisation de fichiers en ligne sont les plus adaptées, le travail collaboratif s’en retrouve optimisé.
Faciliter le partage de dossiers lève les freins des déplacements. En effet, des solutions permettent très simplement de partager des dossiers et fichiers en attribuant des droits spécifiques aux utilisateurs avec qui les partages sont effectués.
Ainsi, depuis n’importe où, les collaborateurs, clients, fournisseurs et utilisateurs accèdent aux fichiers dans la bonne version et peuvent travailler ensemble, en même temps, sur le même document. Les versions antérieures des fichiers synchronisés ou supprimés étant sauvegardées automatiquement, les utilisateurs sont assurés de travailler en sécurité et disposent d’informations précises sur les versions antérieures de leurs documents. L’envoi de fichiers par liens de téléchargement public pour transfert à des tiers facilite les échanges tout en allégeant les boites mails trop souvent surchargées.
L’accès à ces dossiers et fichiers est garanti puisque une simple application installée sur un smartphone, une tablette ou un PC le permet. L’information est donc accessible partout, tout le temps. Les utilisateurs n’ont pas à se soucier de la synchronisation des fichiers, même lourds puisqu’elle se fait automatiquement, et ce de façon bidirectionnelle. La synchronisation multi-PC assure la dernière version du fichier à jour, toujours disponible sur l’ensemble des postes et terminaux.
Le défi de travailler à distance, depuis n’importe où à partir de ses périphériques habituels n’a jamais été aussi simple à relever.
C’est un fait, accéder et partager l’information aussi facilement depuis une application via des périphériques accessibles à tous, multiplie les risques. La perte et le vol exposent les équipements à plus de menaces d’intrusion. Des précautions élémentaires sont à prendre, la sécurisation de ces applications et du SI sont au cœur de la réussite de la mise en place de ces pratiques.
Les applications de travail collaboratif prennent en compte ces contraintes avec plusieurs aspects. D’une part avec le chiffrement, le contrôle de contenu, d’autre part avec la traçabilité et la visibilité sur le stockage.
La sécurisation des postes sécurise d’avantage l’accès aux données. Sans impact pour les utilisateurs, une solution réalise le chiffrement de l’ensemble des fichiers et dossiers présents sur le poste de travail. Accéder à ce contenu n’est rendu possible qu’avec une identification de l’utilisateur ; mot de passe ou carte sécurisée, une identification incorrecte rendant impossible l’accès au contenu du PC.
Bien souvent les applications sont installées sur les téléphones des collaborateurs. Pour aller plus loin, des solutions de sécurisation des terminaux mobiles permettent de distinguer deux environnements et éliminent les risques d’intrusion et d’accès aux données professionnelles. Ces solutions dissocient les environnements professionnels et personnels, les données de l’entreprise sont sécurisées et détruites à distance si nécessaire. Les données sont accessibles à distance mais maîtrisées en cas de perte ou de vol du smartphone.
Les nouvelles tendances des modes de travail posent question et nécessitent des aménagements. Avec les périphériques utilisés tous les jours par les collaborateurs, la frontière entre les environnements personnels et professionnels sont de plus en plus difficiles à déterminer.
Un accompagnement de qualité sur la mise en place de ces nouvelles méthodes au sein des entreprises est bien souvent la clé de la réussite. En effet, une vision d’ensemble des périphériques combinée à une étude précise des besoins utilisateurs lève bien des freins aux usages mobiles.
