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Dans le monde en constante évolution des affaires, l’efficacité et la flexibilité sont essentielles pour le succès des entreprises. La dématérialisation des documents, GED (gestion électronique des documents) ou démat’ pour les intimes, est l’un des incontournables de cette transformation.
Il s’agit de transformer les documents traditionnels, tels que les factures, les contrats, les devis, les bons de commande et bien d’autres, en formats électroniques. Les documents physiques sont ainsi convertis en données numériques stockées de manière sécurisée dans des systèmes informatiques (par exemple au format PDF). Cette approche implique également la mise en place de processus de gestion documentaire et de flux de travail automatisés pour une utilisation optimale.
La dématérialisation répond aussi aux besoins de mobilité et de travail à distance de plus en plus courants aujourd’hui. Elle permet aux équipes de collaborer de manière plus fluide, où qu’elles soient, en accédant aux documents essentiels en ligne. Cette flexibilité rend votre entreprise plus résiliente, que ce soit face à des situations imprévues, ou dans le cadre d’une expansion géographique des opérations.
La dématérialisation des documents s’inscrit donc dans une démarche d’optimisation des processus, de conformité légale et de sécurisation des données. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les différents documents dématérialisables, les outils de dématérialisation, la gestion et la sécurité de vos documents, ainsi que vos obligations légales en la matière.
Facture électronique : loi et obligations légales
L’obligation de facture électronique arrive pour toutes les entreprises en France. L’objectif ? Simplifier la vie des entreprises, réduire les délais de paiement, et lutter contre la fraude à la TVA.
A l’heure où nous écrivons ces lignes, le gouvernement communique les échéances suivantes :
- Depuis le 1er janvier 2020 : la facturation électronique est obligatoire dans le cadre des marchés publics (via la plateforme Chorus Pro)
- A partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises pourraient devoir recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises et de taille intermédiaire pourraient devoir en émettre.
- A partir du 1er septembre 2027 : les TPE et PME seraient dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Les sociétés ont la possibilité d’échanger des factures électroniques directement entre elles via des fournisseurs certifiés pour l’émission et la réception, sans nécessiter une interface étatique. Ces factures devront répondre à la norme factur-x. En parallèle, les données de facturation et les informations additionnelles, telles que les transactions B2C, les transactions internationales et les statuts de paiement, doivent être transmises à une plateforme gouvernementale, potentiellement une version améliorée de Chorus Pro, permettant ainsi à l’administration fiscale d’effectuer ses vérifications.
Les petites entreprises pourraient utiliser Chorus Pro pour émettre et recevoir leurs factures si elles ne souhaitent pas ou ne peuvent pas s’équiper d’une solution.
A noter : vous avez peut-être entendu parler de la date butoir du 1er juillet 2024 pour l’obligation d’émission et réception de factures électronique, celle-ci a été reportée.
Dématérialisation des factures client et fournisseur
L’un des domaines où la dématérialisation pourra particulièrement vous soulager est la gestion des factures clients et fournisseurs. La transformation de ces documents essentiels en formats électroniques présente un avantage majeur pour les entreprises de toutes tailles. D’abord, elle simplifie la conformité fiscale en garantissant que les factures sont émises et archivées conformément à la législation. En France, par exemple, la réglementation fiscale exige la conservation de toutes les factures pendant plusieurs années. La dématérialisation facilite ce processus, car les factures électroniques sont automatiquement archivées dans un format sécurisé et facilement accessible. Fini les problèmes liés à la recherche fastidieuse de factures papier égarées dans les bureaux !
De plus, la dématérialisation des factures clients et fournisseurs contribue à réduire les erreurs humaines dans le processus de facturation. Les données sont saisies électroniquement, ce qui minimise les risques d’erreurs de frappe ou de calcul. Cela garantit que les factures sont précises et conformes aux contrats établis. Vos relations avec vos clients et fournisseurs s’en trouveront renforcées.
Dématérialisation des fiches de paie et bulletins de salaire
Dématérialiser vos bulletins de salaire est une avancée considérable pour votre entreprise. Cela simplifie votre gestion des ressources humaines et renforce votre conformité légale. Traditionnellement, la production et la distribution des bulletins de salaire impliquaient un processus manuel intensif, avec des risques d’erreurs et des coûts de traitement élevés. Grâce à la dématérialisation, ce processus devient plus efficace et précis. Les bulletins de salaire électroniques sont générés automatiquement, garantissant l’exactitude des informations et leur conformité avec les lois et réglementations en constante évolution.
Un avantage clé de la dématérialisation des bulletins de salaire est sa capacité à simplifier la conformité légale. En France, la législation impose des règles strictes en matière de confidentialité des données salariales et de conservation de ces documents. Les solutions de dématérialisation garantissent le stockage sécurisé et conforme aux obligations légales des bulletins de salaire. Cela évite les risques liés à la perte ou à la divulgation non autorisée de données sensibles.
De plus, vous faciliterez la communication et la transparence avec les salariés puisqu’ils pourront consulter leurs bulletins de salaire en ligne. Enfin, vous réduirez la paperasserie, pour le plus grand bonheur de vos départements RH et comptabilité.
Signature électronique : gagnez du temps pour vos contrats et accords
Vous êtes parfois frustré par la longueur des allers-retours postaux pour enfin avoir un contrat signé ?
La signature électronique est la solution ! Elle permet de conclure des contrats et des accords de manière rapide, légale et sécurisée. Elle peut prendre plusieurs formes, chacune avec des niveaux de sécurité et de validité juridique différents. Voici les différents types de signature électronique :
La signature électronique simple sert pour des documents internes ou des accords moins sensibles. Elle consiste généralement en une simple confirmation, par exemple, en cochant une case ou en cliquant sur un bouton. Bien que moins sécurisée que d’autres méthodes, elle peut être suffisante pour de nombreuses transactions courantes.
La signature électronique avancée est plus robuste. Elle nécessite une identification plus approfondie, comme un mot de passe, un code PIN ou une validation à deux facteurs (2FA). Elle est plus sécurisée, et est couramment utilisée pour des contrats et des accords qui exigent plus de protection.
Enfin, la signature électronique qualifiée, est la plus rigoureuse en termes de sécurité. Elle repose sur un certificat électronique délivré par un prestataire de services de confiance (par exemple : Universign, VIALINK ou Yousign). De nombreux pays la reconnaissent, dont la France, comme ayant une validité juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite.
Le recommandé électronique : une alternative efficace à l’envoi postal
Le recommandé électronique peut devenir votre alternative de choix à l’envoi postal traditionnel. Il offre une solution plus efficace pour l’envoi de documents importants tout en garantissant la conformité légale et la preuve de livraison. Les envois postaux, impliquent des délais, des frais et des incertitudes. Le recommandé électronique quant à lui permet un envoi et une réception rapides, sécurisés et traçables.
L’un des avantages majeurs du recommandé électronique est sa rapidité. Vous envoyez vos documents en quelques clics, sans délais liés à l’impression, à la préparation d’enveloppes ou à la livraison physique. Cela s’avère particulièrement précieux dans des situations nécessitant une réponse ou une action immédiate.
Également, le recommandé électronique offre une traçabilité inégalée. Vous pouvez suivre en temps réel le statut de votre envoi, savoir quand il a été ouvert et consulté, et obtenir une preuve de livraison électronique. Contrairement aux lettres recommandées envoyées par la poste, il n’y a pas de risque de perte ou de retard dans la livraison.
Enfin, la conformité légale est un autre atout important du recommandé électronique. La France le reconnait comme un moyen de preuve valable pour les transactions commerciales et juridiques. Vos envois électroniques sont conservés de manière sécurisée. Vous avez donc la garantie que les documents que vous envoyez sont stockés conformément aux réglementations légales.
Choisir vos outils et logiciels de dématérialisation : critères et comparaison
Pour choisir un outil de dématérialisation pour votre entreprise, il y a plusieurs critères à prendre en compte pour prendre une bonne décision. Voici quelques facteurs clés à considérer lors de la sélection des logiciels ou services de dématérialisation :
Adéquation aux besoins de votre entreprise
L’un des premiers critères à considérer est de savoir si les outils de dématérialisation correspondent aux besoins de votre entreprise. Identifiez les processus que vous souhaitez dématérialiser, tels que la gestion des factures, des contrats ou des bulletins de salaire, et assurez-vous que les outils choisis sont capables de les prendre en charge.
Facilité d’utilisation
La convivialité est cruciale pour garantir que votre équipe puisse adopter rapidement les nouveaux outils. Optez pour des solutions intuitives qui ne nécessitent pas une courbe d’apprentissage abrupte.
Sécurité des données
La sécurité des données est essentielle, en particulier pour les documents sensibles. Assurez vous que les outils de dématérialisation proposent des mesures de sécurité robustes. Par exemple, le cryptage, l’authentification, et la gestion des autorisations d’accès sont des incontournables.
Conformité légale
Vérifiez que les outils de dématérialisation respectent les exigences légales en vigueur, afin de garantir que les documents dématérialisés sont juridiquement valables.
Intégration avec les systèmes existants
Si votre entreprise utilise déjà d’autres logiciels ou systèmes, assurez-vous que les outils de dématérialisation peuvent s’intégrer harmonieusement avec ces systèmes. Vos flux de travail seront rationnalisés.
Coûts
Comparez les coûts, y compris les frais d’acquisition, les frais d’abonnement et les coûts de mise en œuvre. Vérifiez que les avantages de la dématérialisation surpassent les investissements nécessaires.
Assistance technique et service client
Un bon support technique est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes éventuels. Recherchez des fournisseurs de services de dématérialisation réputés qui offrent un excellent service client.
La sécurité des documents dématérialisés : excellez dans la protection des données
Maintenant que vous avez bien à l’esprit les avantages de la dématérialisation, attardons nous sur les défis qu’elle peut poser. En effet, la protection des documents dématérialisés est une priorité absolue pour toute entreprise. Pour éviter tout accroc, il est essentiel de mettre en œuvre des mesures de sécurité solides :
Le chiffrement
Cela consiste à coder les informations de manière à ce qu’elles ne puissent pas être lues par des tiers non autorisés. Les données dématérialisées, quelles qu’elles soient, doivent être protégées en transit et au repos. Le chiffrement garantit que même en cas de vol ou de violation de sécurité, les données demeurent inaccessibles sans les clés de déchiffrement appropriées.
L’authentification des utilisateurs
Seuls certains de vos collaborateurs doivent avoir accès à certains documents, ce qui peut se faire par le biais d’identifiants uniques, mots de passe forts ou d’autres méthodes comme la biométrie.
Le contrôle des accès
En attribuant des niveaux d’autorisation appropriés, vous vous assurez que seuls les employés ou les partenaires de confiance ont accès aux informations nécessaires pour leur travail. Cela réduit les risques liés à la divulgation accidentelle ou intentionnelle de données confidentielles.
La dématérialisation des documents : conclusion
Vous l’avez compris, ne prenez pas à la légère votre démarche de dématérialisation des documents. Elle vous permettra de réduire vos coûts et gagner en efficacité, mais aussi de vous conformer à vos obligations légales. Nos conseillers sont disponibles pour vous accompagner dans l’étude de vos besoins et le choix de la meilleure solution, alors n’hésitez pas à prendre rendez-vous !
