Votre prestataire numérique Koesio Trappes

NOTRE PRÉSENCE HISTORIQUE SUR LA VILLE NOUVELLE NOUS POSITIONNE-T-ELLE COMME UN LEADER DES SOLUTIONS D’IMPRESSION OU COMME UNE SOCIÉTÉ À LA POINTE DE LA TECHNOLOGIE ?

En rachetant fin 2015, Faxy Bureautique, installé dans la ville nouvelle à Montigny le Bretonneux dans les Yvelines (78) depuis 1989, Koesio Centre-Est a enrichi son parc clients, tout en leurs facilitant l’accès à la gestion documentaire et à l’archivage électronique. Les solutions d’impression sont devenues avec le temps une partie du cycle de vie du document, qui est souvent numérisé, classé électroniquement et sauvegardé. Les sociétés de Saint Quentin en Yvelines (SQY), souvent à la pointe de la technologie dans des secteurs aussi variés que la santé, l’automobile ou l’immobilier ont intégré depuis longtemps cette logique dans leur façon de travailler. Un document, numérisé ou créé électroniquement doit s’intégrer dans un système de GED (Gestion électronique de documents). Nos interlocuteurs traditionnels, responsables des services généraux ont laissé leur place aux DSI qui considèrent les systèmes d’impression comme des périphériques informatiques à intégrer dans un système global d’information. Notre société a suivi cette évolution, et intervient aujourd’hui en tant qu’expert de la gestion documentaire, capable de réaliser des audits et de proposer un redéploiement efficient des points d’impression (copieurs et imprimantes) et de numérisation dans les Yvelines (78), tout en l’incluant dans une GED intuitive et sécurisée. Nous sommes ainsi passés du statut de leader en systèmes d’impression, à celui d’expert incontournable en gestion documentaire et en archivage de documents.

COMMENT LA GESTION DOCUMENTAIRE OU GESTION ÉLECTRONIQUE, PEUT-ELLE AIDER LES ENTREPRISES À SE DÉVELOPPER ?

Le développement d’une société passe inévitablement par la conquête de nouveaux marchés, dont certains dépendent du domaine public. En 2020, toutes les sociétés quel que soit leur taille auront l’obligation de transmettre les factures, à destination du secteur public, sous forme électronique. Les systèmes de gestion documentaire que nous proposons, gèrent automatiquement l’envoi des factures, à partir de votre logiciel de gestion comptable, en mode postal (via un partenaire d’éditique), via une adresse mail en adressant le lien de la facture au client ou en les déposants sur la plateforme chorus pro, pour celles destinées aux administrations. L’opération se fait en quelques clics indépendamment du nombre de factures à envoyer. Le gain de temps est considérable. Un système de gestion documentaire, comme Zeendoc, logiciel de GED est aussi capable d’indexer automatiquement les factures entrantes (fournisseurs) et de passer, via une passerelle les écritures comptables correspondantes. Un classeur RH permet de stocker tous les documents d’un salarié (CV, diplômes, contrats, arrêts de travail, formations …) et peut assurer l’envoi des bulletins de paie dans le coffre-fort numérique du compte personnel d’activité (CPA) du salarié. La conservation des documents est assurée ; il suffit de les dématérialiser !

Tous les documents déposés dans nos GED, peuvent facilement être retrouvés, grâce à l’indexation personnalisée et intuitive ou par l’intermédiaire d’une recherche « plain texte » (full text). Le travail collaboratif est facilité par les possibilités d’envoi et de partage ainsi que la mobilité grâce à la compatibilité sur les tablettes ou les smartphones.

Désormais basée à Trappes, dans les Yvelines, l’agence organise régulièrement des petits déjeuners thématiques afin de vous présenter nos solutions. Quelque soient vos besoins de Gestion documentaire, de GED ou d’archivage électronique, à Trappes (Yvelines – 78), n’hésitez pas à nous contacter.

EN QUOI L’AGENCE DE KOESIO TRAPPES EST-ELLE PERFORMANTE ET EFFICACE ?

Koesio est une société nationale, dont le siège historique est à Valence depuis 1991. L’importance des contrats passés avec ses clients la place en tête chez les fournisseurs, particulièrement chez Kyocera et Canon, mais aussi HP et ISI WORK, pour la diffusion des matériels d’impression.

Le groupe a bâti sa croissance, en s’appuyant sur des structures régionales fortes et significatives d’environ 200 personnes et sur la mutualisation des achats et des solutions de financements.

Les commerciaux Koesio Centre-Est de Saint Quentin en Yvelines, vous proposeront, après un audit de vos systèmes d’impression, les machines les plus adaptées, photocopieur, imprimante multifonction en toute indépendance des marques. Notre objectif n’est pas de vous imposer un produit, un copieur ou une vitesse d’impression, en vous expliquant qu’il vous convient parfaitement (nous ne sommes pas mono marque), mais de trouver le juste équilibre entre vos besoins, les caractéristiques des produits et la solution de financement adaptée. Une offre peut ainsi être composée à partir de machines provenant de plusieurs constructeurs différents, une imprimante Canon pour l’impression couleur et un copieur multifonction Kyocera par exemple pour le Noir et Blanc; Nous nous engageons à entretenir contractuellement les multifonctions installés et sommes capable de prendre la main à distance (selon le modèle mis en service et le contrat souscrit) ou de dépêcher un technicien expert sur site. Bien évidemment, les techniciens sont basés à Trappes, dans les Yvelines, et leur véhicule étant géo localisé, les temps d’intervention sont réduits.

A L’HEURE DU BUREAU ZÉRO PAPIER EST-IL OPPORTUN DE S’ÉQUIPER DE SYSTÈMES D’IMPRESSION ?

Si les documents sont généralement numérisés, par l’intermédiaire d’un copieur multifonctions, et envoyés par mail, l’impression est souvent nécessaire chez le destinataire. Un plan d’accès pour se rendre chez un fournisseur, un bulletin de salaire reçu dans le coffre-fort électronique de son compte personnel d’activité, ou un devis sont généralement imprimés pour être exploités. Le point d’impression a donc bien toute sa place dans la société, mais il doit impérativement apporter d’autres fonctions. Le scanner est ainsi devenu indispensable ; il doit être capable de numériser un grand nombre de documents, en noir ou en couleur afin d’alimenter la GED. Les multifonctions de dernière génération permettent ainsi de numériser un document, mais aussi de l’envoyer dans un dossier spécifique, tout en nommant automatiquement le fichier créé en fonction de la lecture d’une zone spécifiée (LAD & RAD). L’agence de Trappes est équipée de ces systèmes performants et se tient à votre disposition pour organiser des démonstrations.

Un autre point important à prendre en considération est le coût du service d’entretien. Une maintenance de qualité a forcément un prix, mais celui-ci doit être adapté à votre consommation et au nombre de systèmes d’impression présents. Koesio Centre-Est est à même de vous proposer différents contrats de maintenance et d’englober si vous le souhaitez, dans un coût unique, la location et l’entretien du matériel, en intégrant les cartouches d’encre, couleur et noires. Cette notion de loyer tout compris est particulièrement appréciée par les responsables de société.

Les matériels d’impression et les solutions d’impression (Kyocera, Canon et HP ) sont visibles sur RDV à notre agence de Trappes (Yvelines – 78).

L’ORGANISATION D’UN SERVICE APRÈS-VENTE EFFICACE PEUT CHANGER VOTRE VISION DE NOTRE MÉTIER

Vendredi 16H – bientôt le weekend, mais juste avant de partir, une dernière tâche à effectuer : il faut imprimer les résultats de la semaine et les transmettre à la direction. Petit coup d’œil par la fenêtre, le temps de remarquer un véhicule de la société Esus, garé sur le trottoir. « Mon voisin n’a pas de chance, son multifonction est en panne et il va devoir attendre l’éventuelle réparation avant de partir ». Un petit coup frappé à la porte de mon bureau me ramène à la réalité. « Bonjour Monsieur, je suis le technicien Koesio Centre-Est, je voulais vous prévenir que votre multifonction est opérationnel. »

« Pourquoi, je ne comprends pas, je ne vous ai pas appelé et j’ai imprimé des documents sans problème en début d’après-midi ; vous devez faire erreur. »

Et bien non, nos multifonctions sont équipés de systèmes de remontées d’information qui analysent en permanence les machines et nous préviennent des dysfonctionnements. Une pièce arrivait à la limite de ses possibilités et notre service hot line a reçu une alerte : « Yvelines copieur ».  La plateforme de réception des appels a consulté par géolocalisation, la position des techniciens pour trouver celui qui était le plus proche. Un appel sur son smartphone et l’envoi de l’intervention sur sa tablette avec l’historique des interventions déjà effectuées ainsi que la nature de l’intervention de vos systèmes à réaliser ont incité notre technicien à vous rendre visite alors que la machine fonctionnait. Il a ensuite changé la pièce pour éviter la panne avant de rendre compte de son intervention.

Votre rapport sera bien imprimé à temps et la catastrophe évitée.

OBJETS CONNECTÉS : LES MULTIFONCTIONS ET LES IMPRIMANTES SONT-ILS CONCERNÉS ?

L’internet des objets connectés a trouvé naturellement sa place dans nos produits qui commencent réellement à devenir « intelligents ».

Après le curatif (télémaintenance), puis le préventif (maintenance préventive programmée) les constructeurs et les services de maintenance, travaillent actuellement sur le prédictif afin d’anticiper les dysfonctionnements des machines installées. Un grand nombre de capteurs (50 sur certains produits) enregistrent en permanence tout ce qui se passe dans les systèmes d’impressions. Les vibrations, les températures intérieures et extérieures, les réapprovisionnement en papier, et encre sont par exemple analysés sur un parc qui peut être mondial et ensuite rapprochés des pannes constatées. Les mêmes causes produisant les mêmes effets, il devient possible d’imaginer que certaines situations d’utilisation, associées à une typologie de machine ayant réalisées « x » impressions conduisent inéluctablement à une forte probabilité d’avoir une panne tel jour à telle heure. La programmation en amont d’une intervention sur site pour changer une pièce précise de la machine évitera en théorie la panne. Cette nouvelle façon de travailler comprend toujours à la base un contrat d’entretien (ou contrat de maintenance) document de liaison indispensable entre nos techniciens de maintenance et vos périphériques informatiques. Tous les constructeurs ne sont pas aussi avancés dans le domaine, mais des sociétés comme HP ou Canon sont particulièrement en avance sur le sujet et proposent déjà des produits conçus dans ce sens. Nous diffusons ces systèmes d’impression et le support technique, de l’agence de Trappes (Yvelines 78) est particulièrement formé pour leur mise en service, sur la majorité de nos copieurs installés dans les Yvelines.