Votre prestataire numérique Koesio Orléans

Koesio est une société multi sites présente par l’intermédiaire de 19 agences en régions Centre-Val-de-Loire, Île-de-France, Hauts-de-France, Grand Est et Bourgogne. Si les parties commerciales et techniques sont décentralisées, le suivi administratif est largement centralisé au siège du Loiret. Notre métier de base étant la vente et l’entretien des systèmes d’impression (photocopieurs, multifonctions…), l’exploitation des contrats est rapidement devenue problématique, ainsi que la gestion des factures et la gestion des courriers reçus dans les agences. C’est en cherchant une solution intuitive de rationalisation de la gestion et de la dématérialisation des documents que nous nous sommes intéressés à Zeendoc, logiciel de dématérialisation en mode Saas, que nous avons ensuite décidé de commercialiser.

Quel que soit l’agence concernée, les documents sont numérisés sur un copieur multifonction, indexés et archivés sur des serveurs distants, tous situés en France. L’information de la base documentaire peut alors être consultée en fonction des droits, d’une agence ou du siège. Il n’y a pas de perte de temps et l’intégrité du document est assurée, ce qui revient à travailler sur un original.

Les factures fournisseurs sont scannées et après une indexation automatique, l’écriture comptable est passée automatiquement via une passerelle entre Zeendoc et notre logiciel comptable. Le gain de temps est très important et les erreurs de saisie éliminées. Zeendoc est ainsi capable de communiquer avec une solution de gestion ; ce n’est pas une solution de Gestion de la Relation Client.

CETTE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION A-T-ELLE AUSSI D’AUTRES FONCTIONS ?

Nous utilisons cette solution d’archivage numérique à Saran, pour mettre tous les documents commerciaux et techniques à la disposition des forces commerciales. A la place d’envoyer une plaquette de présentation ou une documentation produit à un client, les commerciaux envoient un lien, via un mail. Ils sont avertis du téléchargement effectué par le client ou peuvent constater que celui-ci ne l’a pas fait et effectuer une relance. Des dossiers lourds, peuvent ainsi être envoyés, indépendamment des limites imposées par le fournisseur d’accès. La productivité su service commerciale s’en trouve directement impactée, grâce aux process d’automatisation. Cette solution de gestion de contenu s’apparente aussi aux systèmes ou solutions de stockage, la durée de conservation des documents étant garantie pendant la durée de l’abonnement ou plus pour la gestion des bulletins de paye.

QU’EN PENSENT NOS CLIENTS ?

Apres avoir testé et apprécié cette solution de gestion documentaire, nous avons décidé depuis 5 ans de la proposer à nos clients et prospects. Le succès a été immédiatement au rendez-vous, et les commerciaux de Saran, sont devenus des experts en gestion documentaire et en gestion de flux. Dématérialiser, automatiser, archiver sont des concepts qui s’intègrent facilement dans la gestion d’entreprise et la gestion du temps. Compte tenu de nos résultats, Koesio Centre-Est est aujourd’hui certifié Platinum par l’éditeur de la solution, distinction accordée à seulement 5 sociétés en France. Nous serions heureux de vous recevoir à notre siège lors d’une démonstration ou d’un petit déjeuner thématique pour vous montrer la simplicité, la convivialité et la pertinence de l’offre ISI WORK. Vous pourriez bien être surpris de son côté collaboratif, de ses possibilités d’utilisation en mobilité et de sa parfaite compatibilité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Bien évidemment, nos experts en solutions digitales se déplacent sur site, et sont en capacité de réaliser un audit documentaire sur un large périmètre, incluant aussi bien votre système informatique que les contraintes liées à la sécurité ou à vos conditions de travail.

N’hésitez pas à nous contacter !

DÉCOUVREZ COMMENT NOS CLIENTS ONT RATIONALISÉ LEUR PARC ET RÉALISÉ DE SÉRIEUSES ÉCONOMIES

Une activité économique repose souvent sur la contractualisation des offres, matérialisée par la signature du responsable et l’apport du cachet commercial. Il est de plus en plus possible de travailler sur la base de documents numériques et de signatures électroniques, mais toutes les sociétés ne sont pas équipées et lire un document important sur un support papier est, pour beaucoup de dirigeants, plus agréable et plus parlant que de visualiser un support électronique.

L’imprimante multifonction et le photocopieur ont donc toujours leur place dans nos structures, pourvu qu’ils soient de qualité professionnelle. La qualité d’un parc de systèmes d’impression n’étant pas liée à la quantité des machines installées, il faut plutôt regarder l’adéquation des postes d’impression avec les besoins des utilisateurs. Un audit est généralement nécessaire pour répondre à des questions simples portant sur les habitudes d’impression (recto verso automatique, format A4 ou A3, chargeur automatique de documents…) et la qualification du réseau (réseau Ethernet, réseau Wifi, Cloud Print …), afin d’orienter le choix vers une imprimante, un laser multifonction, Noir et Blanc ou couleur de marque HP, Kyocera, Canon, Ricoh ou Lexmark.

C’est cette rationalisation du parc qui est source d’économie, la location et l’entretien des systèmes ne représentant que la face visible des coûts globaux d’impression. Acheter une imprimante à Saran dans le Loiret (45), des copieurs multifonctions, photocopieurs, une imprimante jet d’encre ou un copieur couleur devient alors très simple.

NOS COMMERCIAUX DU LOIRET VOUS APPORTENT DES RÉPONSES PERTINENTES SUR LES LOGICIELS D’ACCOUNTING

La rationalisation de l’installation des systèmes d’impression étant réalisée, il faut maintenant utiliser les machines au mieux de leur capacité technique et écrire des règles pour imprimer, scanner ou faxer à bon escient.

Les solutions d’Accounting que nous proposons répondent parfaitement à cette demande.Un logiciel comme Gespage, installé sur un serveur d’impression, est capable de libérer un document sur n’importe quelle machine du réseau, une fois le code d’impression sécurisé tapé sur le multifonction sélectionné. En fonction des droits donnés à l’utilisateur, celui-ci est autorisé ou non, à imprimer en couleur. Les quantités demandées d’impression peuvent aussi être imitées, ainsi que l’accès aux fonctions scan ou fax des machines. Il est aussi facile de savoir précisément qui a imprimé et dans quelle quantité. La solution Gespage permet travailler sur des réseaux hétérogènes constitués par exemple d’un multifonction Canon, d’une solution d’impression Ricoh , d’une imprimante couleur ou d’un copieur d’une autre marque. Utiliser Gespage permet de choisir son imprimante en toute indépendance.

Nos commerciaux à Saran dans le Loiret sont parfaitement formés à l’utilisation de ce type de logiciel et sont en capacité de réaliser un devis d’installation et de retour sur investissement (ROI) pour les solutions d’Accounting associées à un audit du parc. Il est à ce titre important de réaliser la charge importante généré par l’achat de cartouches d’encre, hors contrats, pour l’impression couleur .

LES SOCIÉTÉS ÉQUIPÉES D’UNE OU DEUX MACHINES ONT-ELLES ACCÈS À DES SOLUTIONS ADAPTÉES ?

Une structure équipée de quelques points d‘impression n’a généralement pas l’utilité d’un serveur d’impression, ce qui exclut l’installation d’un logiciel d’Accounting. En revanche, il est souvent pertinent d’utiliser les solutions propriétaires des marques installées, pour mettre en place une solution plus simple qui s’appuie sur le disque dur d’un multifonction, faisant office de serveur d’impression. La libération de l’impression via un code d’accès et le comptage des travaux effectués, par utilisateur est alors possible.

PANNES, OBSOLESCENCE, L’UTILISATEUR EST-IL VICTIME D’UN SYSTÈME QUI L’ORIENTE VERS LE SERVICE TECHNIQUE ?

Si nous avons tous constaté que les machines modernes  Canon, Ricoh, Kyocera ou tout autre marque, sont très fiables, certains utilisateurs restent nostalgiques de l’ancien temps et regrettent les machines à laver qui duraient 20 ans et les duplicateurs qui accompagnaient les sociétés tout au long de leur vie. Il suffit pourtant de constater que ces machines étaient essentiellement mécaniques ou électromécaniques alors que les produits d’aujourd’hui sont à base d’électronique et de systèmes de communication embarqués. Ils sont conçus pour suivre une évolution technologique exponentielle, et n’ont donc pas forcement vocation à durer plus longtemps que l’arrivée d’une nouvelle technologie qui les rendra inutilisables. Cette réalité a par ailleurs, un impact direct sur leurs prix qui évoluent à l’inverse de leurs performances.

Les machines actuelles sont en grande majorité très fiables, mais surtout, elles sont devenues indispensables dans le système d’information d’une société . On peut facilement imaginer que la valeur économique du contrat qui va être imprimé est bien supérieure à l’imprimante multifonction qui va servir à l’imprimer. Dès lors, l’entretien des équipements et la télémaintenance à Saran deviennent une préoccupation majeure, où la rapidité d’intervention du service technique est primordiale. Le métier de technicien bureautique évolue ainsi progressivement vers celui de technicien de maintenance informatique, orienté vers le conseil informatique et la maintenance réseaux.

DÉCOUVREZ POURQUOI LA MAINTENANCE CURATIVE LAISSE SA PLACE À LA MAINTENANCE PRÉVENTIVE, BIENTÔT EFFACÉE PAR LA MAINTENANCE PRÉDICTIVE

La maintenance curative est certes toujours d’actualité, mais l’idéal étant d’éviter la panne, le préventif est devenu primordial. Les solutions d’impression de dernière génération, sont équipées de systèmes (KFS) qui envoient directement à notre service hot line de Saran , des alertes basées sur la durée de vie des pièces et des consommables. La maintenance du matériel est ainsi facilitée, puisque l’intervention est programmée avant le dysfonctionnement. Mieux encore, il est possible sur certains matériels bureautiques équipés de dizaine de capteurs, d’étudier en permanence un produit et d’anticiper une panne qui a été constatée sur une machine identique travaillant dans les mêmes conditions. C’est tout l’intérêt du prédictif qui commence à faire son apparition chez des constructeurs comme HP. Le point d’impression est alors géré comme un périphérique inclus dans un parc informatique. .

ET POUR LA GED (GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS), LE SAV EST-IL NÉCESSAIRE ?

Si les imprimantes professionnelles ou de bureau doivent systématiquement être entretenues via un contrat de service, il en est de même pour les solutions de gestion documentaire ou d’archivage qui représentent le patrimoine numérique des sociétés. Celles-ci évoluent, en taille, en besoin ainsi qu’en architecture réseau et en infrastructure informatique, et la fonctionnalité de la solution doit être maintenue en permanence. L’impossibilité pour un utilisateur d’accéder à une information capitale est source de problèmes et de conflits auprès des services informatiques.

Nos techniciens sont formés pour monitorer vos équipements et intervenir à distance, en accord avec l’administrateur réseau de votre système informatique. Les dysfonctionnements constatés sont le plus souvent réglés par la hot line, sans exclure toutefois un déplacement sur site, en cas de nécessité. Les solutions sous contrats de service sont gérées en priorité alors que les interventions hors contrat font l’objet d’un devis préalable qui augmente de facto les délais d’intervention.