Votre prestataire numérique Koesio Auxerre

NOTRE AGENCE À AUXERRE EST-ELLE EN PHASE AVEC CELLE DES SOCIÉTÉS DE L’YONNE (89) SUR LA DÉMATÉRIALISATION ?

Les premiers photocopieurs N&B, puis couleur, sont rapidement devenus indispensables, inévitables et se sont implantés dans toutes les sociétés de l’Yonne, comme partout en France. Présent à Auxerre depuis 1977, Yonne copie est devenu le concessionnaire bureautique incontournable de la région en proposant aux sociétés des marques leader, historiques, comme Nashua, Canon puis Ricoh et Kyocera. Aujourd’hui, les structures sont équipées de photocopieur et copieurs multifonction et doivent faire face à de nouveaux besoins engendrés par la transformation numérique et l’évolution de leurs systèmes d’information. Dématérialiser un document papier est une évidence. En 2020, par exemple, l’état n’acceptera plus de factures en mode papier de la part de ses fournisseurs, quel qu’en soient leur taille. Yonne Copie, groupe C’pro a adapté son offre de solutions informatiques et propose d’accompagner les organisations dans leur processus de dématérialisation et d’archivage des documents, mais aussi de classement de recherche et d’envois. Nous disposons pour cela de solutions simples et intuitives, comme Zeendoc ou , faciles à mettre en œuvre et bénéficiant d’un retour sur investissement (ROI) très intéressant. Outre la partie GED (Gestion Electronique de Documents), classique, ces solutions de gestions documentaires sont aussi capables de gérer l’envoi des bulletins de paye aux salariés électroniquement et en toute légalité ou de mettre en place un process de signature électronique des contacts.

Le doute n’est donc pas permis, l’agence Koesio, d’Auxerre évolue au rythme des besoins de ses clients et est ainsi particulièrement à même de les conseiller pour l’archivage électronique (conservation des documents) et la numérisation des documents.

COMMENT L’AGENCE YONNE COPIE D’AUXERRE PEUT-ELLE CONSEILLER EFFICACEMENT SES CLIENTS POUR LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS ?

Avoir de bons produits, même les meilleurs du marché, ne sert pas à grand-chose si on ne sait pas les présenter en s’intéressant aux besoins du client. Seuls les commerciaux ayant passé avec succès une « certification de dématérialisation constructeur », sont à même de proposer les produits de dématérialisation de documents. Cet examen de contrôle de connaissance a lieu tous les ans et est une véritable garantie du professionnalisme des équipes commerciales. Ajouté à la certification Platinum du Groupe, octroyée par l’éditeur « Sages – Zeendoc » a seulement 5 sociétés en 2019, vous pourrez en déduire avec raison, que nous mettons tout en place pour être reconnu comme un acteur indispensable et professionnel de la dématérialisation et de l’archivage numérique dans l’Yonne. Nous sommes tellement convaincus de la qualité de nos produits que nous proposons des audits documentaires, pouvant déboucher si cela est important sur la mise en place d’une période de test, en condition réelle, chez le client afin de constater le gain importé. L’agence d’Auxerre ayant déjà beaucoup travaillé à la mise en place de solutions de gestion documentaire, nous disposons par ailleurs, de références régionales actives, dans tous les domaines et pour tous types d’organisation quel que soit les outils informatiques utilisés.

Aucune société ne pourra échapper à la transformation numérique ; Koesio est là pour vous accompagner.

KOESIO VOUS AIDE DANS LA GESTION DE VOS SYSTÈMES D’IMPRESSIONS

Avec la baisse des coûts d’acquisitions des imprimantes couleur ou des copieurs multifonction pour professionnels et de leurs coûts d’exploitation, le nombre de points d’impression s’est multiplié dans les sociétés et a engendré une dérive basée sur le concept de l’imprimante personnelle ; plus de déplacement, un accès direct et personnel à la couleur et à la confidentialité ; l’imprimante personnelle est ainsi vite devenue indispensable. Pourtant si on s’intéresse aux coûts cachés des impressions des photocopieurs, même ceux de qualité professionnelle, on se rend compte assez rapidement que le coût réel d’une impression réalisée sur un point d’impression personnel (imprimante, multifonction ou laser monochrome) est très nettement supérieur à ce que l’on imaginait. La faute aux cartouches qui ne font pas le nombre d’impressions prévues, aux documents imprimés en couleur alors qu’un N&B suffirait et à la consommation excessive de papier due à l’absence de recto-verso. Le problème peut sans doute être facilement cerné si on a seulement une imprimante à contrôler, mais comment faire dans une société qui gère un grand nombre de points d’impression ?

La solution consiste inévitablement par la mise en place d’un audit des systèmes d’impression afin de redéfinir les besoins (impression mobile par exemple) et de redéployer les imprimantes ; n’hésitez pas à en parler à votre commercial de l’agence d’Auxerre. Une fois le parc redimensionné, l’utilisation d’un logiciel d’Accounting agira comme un garde-fou et sera garant de la politique mise en place.

A QUOI SERT UN LOGICIEL D’ACCOUNTING ?

Un logiciel d’acccounting n’est pas un logiciel de gestion commerciale ; il est généralement installé sur un serveur d’impression et n’est pas interfacé avec vos logiciels de gestion ou de comptabilité. Il reçoit les flux d’impression et applique les règles qui ont été définies : recto verso obligatoire par exemple, impression en N&B et non en couleur, gestion du format de sortie de la quantité maximum par typologie de machine… Au-delà de ces règles, un logiciel d’accounting, de type Gespage ou Papercut permet de gérer des droits en autorisant des utilisateurs à effectuer ou non certaines opérations. Il permet aussi de bloquer un flux d’impression et de le libérer avec un code de sécurité tapé sur le système d’impression par l’utilisateur. On rentre ainsi dans les exigences du RGPD et dans la mise en conformité des systèmes d’impression. A cet égard, Gespage est sans doute le système le plus intéressant, puisque son mode de commercialisation est basé sur le nombre de points d’impression à couvrir indépendamment du nombre d’utilisateurs qui est illimité. Il est alors facile et peu onéreux de mettre en place une politique d’impression axée sur la bonne utilisation des machines et sur la protection des données pour tous les utilisateurs. Plus qu’un outil de gestion et de contrôle, c’est véritablement une solution complète. Le coût de la mise en conformité au RGPD est potentiellement compensé par l’économie résultant des impressions raisonnées.

Pour les organisations, qui n’utilisent pas de serveur d’impression, il est possible de créer un système relativement équivalent en utilisant un logiciel spécifique qui utilise le disque dur d’un multifonction réseau comme serveur et qui permet aussi de gérer les codes d’accès pour libérer les impressions.

Quel que soit la taille de votre société ou le nombre de points d’impression, l’agence Koesio d’Auxerre, a la solution pour vous garantir les meilleurs coûts et la plus grande sécurité.

COMPTE TENU DE LA FIABILITÉ DES MACHINES, LE CONCEPT DU SAV A-T-IL ÉVOLUÉ ?

Si, il est évident de constater la fiabilité toujours plus important des systèmes d’impression quelle que soit la marque Canon, Ricoh, Kyocera ou autre, il n’en reste pas moins vrai que l’évolution technologique des machines, a changé la nature des pannes, les rendant plus « pointues », parce que moins mécaniques. Parallèlement, les exigences des clients se sont renforcées avec l’installation de copieurs multifonction qui gèrent à la fois, les impressions, les scans et les fax. Un matériel bureautique qui ne fonctionne plus peut ainsi poser des problèmes de fonctionnalité bien supérieurs à la valeur intrinsèque du bien.

Le service client, en charge de la maintenance des équipements, a ainsi dû s’adapter en donnant au préventif une place plus importante. Le principal aujourd’hui est d’éviter la panne plutôt que de gérer une urgence. L’agence d’Auxerre propose à ses clients des machines multifonction sélectionnées dans les grandes gammes (Kyocera, Canon, Ricoh et Lexmark) pour leur fiabilité reconnue et la disponibilité des pièces détachées. Celles-ci sont d’ailleurs stockées en permanences sur notre site d’Auxerre dans l’Yonne. Au-delà de ces principes assez basiques, les techniciens de maintenance Koesio Auxerre, proposent systématiquement lors de la mise en service, l’installation chez le client d’un logiciel de remontées d’informations (KFS), capable d’établir, via votre réseau informatique, une communication intelligente entre le point d’impression et notre hotline technique. Suivant les marques et les modèles , Ricoh, Canon, Kyocera…, il est même possible de prendre la main à distance sur votre machine afin de procéder à des opérations de maintenance préventive, de correction ou de contournement des dysfonctionnements de votre système informatique à Auxerre. Le but est de vous redonner la main le plus rapidement possible pour reprendre la production.

ET DEMAIN, COMMENT LE SERVICE CLIENT D’AUXERRE VA T’IL APPRÉHENDER LES NOUVELLES TECHNOLOGIES ?

Apres le préventif et le curatif, bienvenue au prédictif ! Dans un avenir sans doute assez proche, les remontées continuelles d’informations à tous les niveaux (IOT : internet des objets connectés) permettront à « ISO paramètre » d’imaginer la survenance possible d’un dysfonctionnement. Au-delà de la simple durée de vie de la pièce (préventif), ce sont les conditions et les contraintes d’utilisations qui seront analysées et comparées aux systèmes d’impression équivalents. Les paramètres étant les mêmes, une panne visualisée sur une machine à un moment T de sa vie, aura en effet toutes les chances de se reproduire sur une autre machine travaillant de la même façon. Il sera alors demandé au service clients d’Auxerre, d’intervenir en amont, pour effectuer une maintenance de photocopieur, sur une machine qui marche parfaitement ! Nous ne sommes pas dans la science-fiction, mais dans le réel et nos forces techniques se préparent actuellement à accueillir ces nouvelles technologies à travers les informations des constructeurs et les formations des dépanneurs. Tout va se mettre en place progressivement, au fur et à mesure de la volonté des marques et des avancées technologiques. Quoi qu’il en soit, seule une société pérenne, dynamique et représentative pourra mettre en place ce type de service. Pour rappel, Yonne Copie, fait partie d’un groupe national de 1500 salariés, présent sur tout le territoire via 11 entités et 90 agences.