Success Story : Un projet de dématérialisation réussi chez Zenitude Groupe

Success Story : Un projet de dématérialisation d’envergure chez Zenitude Groupe 

Depuis 2009, le groupe Zenitude Hôtel se spécialise dans la gestion d’hôtel-appart. Leur petit plus ? Offrir plus qu’un simple hôtel ! Faire de l’hôtel un véritable lieu de vie. C’est un groupe qui ne cesse de s’agrandir avec aujourd’hui 36 établissements et 300 salariés répartis dans toute la France. 

Burocom accompagne le groupe Zenitude dans la gestion des flux documentaires depuis 2011. En 2019, Zenitude fait de nouveau confiance à Burocom pour la mise en place d’une nouvelle solution de gestion électronique de documents dans ses 36 établissements. 

Nous avons interrogé Simon Vieille, directeur informatique directeur informatique du site. Zoom sur le succès de ce projet de dématérialisation ! 

🏨 Le groupe Zenitude 
Zenitude représente 36 établissements alors qu’on en avait moins d’une dizaine en 2011. Zenitude évolue non pas d’année en année mais de mois en mois et le flux de données doit être le plus optimisé possible avec la nécessité de pouvoir évoluer rapidement et sans remettre en cause les fondations sur lesquelles il repose.
Nous rencontrions des problèmes de sécurité nous étions confrontés à des problèmes techniques sur notre ancien GED. Nous avons choisi Isi Work qui est un outil plus contemporain avec la possibilité de faire évoluer le flux de données selon nos besoins.

🙂 L’accompagnement façon Burocom
Bachir Sangaré, gestionnaire de projet est notre interface privilégiée. Il a endossé un rôle clé au niveau de la formalisation de nos besoins. Concernant la formation, nous avons été accompagnés par Kevin Baudin, spécialiste de la solution chez Burocom.  Nous avons toujours eu des échanges constructifs. Il y avait une réelle volonté de répondre à notre cahier des charges qui était en évolution constante, Burocom a fait preuve d’ouverture d’esprit sur les besoins propres à Zenitude. 

✅ Les avantages de cette solution  
Les principaux utilisateurs sont les directeurs de sites qui s’occupent de la saisie des factures, le service comptabilité qui gère les factures et le service achat qui se charge à la fois les factures et les contrats. Pour les directeurs de site la saisie est facilitée. Le service achat apprécie beaucoup la partie moteur de recherche, très efficace, ainsi que la gestion des tampons, des commentaires et des statuts de paiements.

📈 Un véritable outil de suivi
Ce système permet au service achats et aux directeurs de site d’échanger par exemple sur l’état d’avancement d’une facture. C’est d’ailleurs un outil intéressant de communication qui réduit notamment le volume d’emails. 
Nous nous appuyons sur les données saisies sur Isi Work (factures fournisseurs, factures clients). Ces données permettent de suivre les ventes, les charges de l’ensemble de nos résidences. Habituellement, c’est le comptable qui effectue les exports (suivi des données), c’est un long travail de 8 jours qui est réduit à 1 journée avec Zeendoc. 
Notre service comptable réalise des fichiers excel qui reprennent les chiffres d’affaire et les charges.
Ces fichiers sont réalisés une fois par mois pour toutes les résidences. Cette tâche représente au moins 6 jours de saisies.
Les données saisies dans Isi Work représentent les charges des résidences. En exportant les données de Isi Work et via un outil développé en interne, on peut transformer la saisie manuelle des fichiers Excel en une saisie automatisée. Les 6jours de saisies sont remplacés par moins d’une journée d’export.

“ Nous avons une vision globale et clair de l’activité à l’instant T” 
“Gain de temps, pas d’erreur de saisie. Toute l’équipe est satisfaite de la solution” 

Pour résumer 
→ 6 jours gagnés pour la saisie des chiffres d’affaires et des charges 
→ L’interface est intuitive et les outils sont plus complets (dépôt et édition) 
→ Erreurs considérablement réduites 

Et si vous résumiez ce projet en 1 phrase ?
C’est un projet de longue haleine qui porte ses fruits, qui a amené la pérennité dont nous avions besoin et qui a parfaitement répondu à la nécessité d’optimisation de nos flux documentaires. 

Avez-vous des projets de dématérialisation ?
Tous les jours, avec beaucoup de développement en interne.

Quels sont vos défis pour le futur ?
Grandir dans de bonnes conditions, faire face à cette période compliquée.

Lexique
GED : gestion électronique de documents. Il s’agit d’un procédé technique faisant intervenir des moyens électroniques pour la gestion de document. Exemples : facturation électronique, bulletin de paie électronique.

Zenitude Hôtel Résidence 
26 Rue Paul Milleret
25000 Besançon
03 81 66 30 84

➡️ Site Internet du groupe Zenitude
https://www.zenitude-hotel-residences.com/fr_FR/residence/besancon/109

➡️ La solution Isi Work
https://solutions.cpro.fr/solution/isi-work/

➡️ La gamme des solutions ISI 
https://solutions.cpro.fr/gamme-isi/