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La dématérialisation est entrée dans les habitudes de beaucoup d’entreprises : elle fait gagner du temps, évite les erreurs et facilite les classements et recherches. Nous avions évoqué la dématérialisation des factures et des bulletins de paie dans nos précédents articles, voyons maintenant comment dématérialiser les contrats.
Pourquoi dématérialiser les contrats ?
Contrats de travail, contrats commerciaux, contrats d’assurance… : la gestion des contrats est toujours complexe, quelle que soit votre activité. Elle nécessite de nombreuses manipulations, des envois, réceptions, contrôles et validations, qui prennent du temps et ralentissent au final votre activité. Pourtant, depuis 2000, la loi accorde aux contrats électroniques la même valeur juridique qu’à leur équivalent papier. La dématérialisation des contrats est donc une étape qui peut s’inscrire dans le processus de transformation numérique de votre entreprise.
En dématérialisant vos contrats vous bénéficiez de plusieurs avantages :
- Vous gagnez du temps en manipulation de documents : les échanges ne sont plus dépendants du courrier, et le workflow de signature électronique permet de suivre l’avancement et de relancer au bon moment.
- Vous assurez la valeur juridique de vos documents, et vous l’augmentez même en conservant les éléments de preuve de la signature auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations
- Vous sécurisez vos documents en les archivant dans des datacenters sécurisés
- Vous montrez une image innovante à vos partenaires commerciaux et à vos futurs collaborateurs.
Au final, on estime à 50% les économies réalisées sur la gestion d’un « e-contrat », comparée à un contrat papier.
Comment mettre en place la dématérialisation des contrats ?
Les systèmes de dématérialisation sont simples : ils vous permettent de mettre en ligne vos contrats et de gérer ensuite le processus d’approbation et de signature électronique. Le point important est l’authentification des signataires : pour cela, il suffit de connaître l’e-mail et le numéro de personnes qui doivent approuver le document par leur signature.
Une fois votre contrat prêt, vous l’envoyez à la plateforme de dématérialisation et vous pouvez indiquer un délai maximum pour la signataire. La plateforme se charge des relances.
Chaque signataire reçoit par e-mail les codes pour accéder au document et le consulter. Il peut signer soit en indiquant son nom, soit par signature manuscrite avec sa souris. Pour valider la signature, il reçoit un code par sms, à saisir au moment de la signature. C’est ce code qui authentifie le signataire et vaut pour signature légale. Il peut également télécharger le contrat pour en garder un exemplaire.
L’émetteur du contrat est informé de la signature du contrat, qui est automatiquement archivé dans les datacenters du prestataire. Au cas où le signataire souhaite apporter une modification avant de signer le contrat, il peut l’indiquer en commentaire sur la plateforme, et l’émetteur en est alors informé.
Une évolution qui demande une réflexion organisationnelle
Si la gestion des contrat dématérialisés est aujourd’hui parfaitement maîtrisée par les prestataires, elle demande une nouvelle organisation pour définir le processus de correction, approbation et signature et le communiquer ensuite clairement aux clients et aux salariés, selon le type de contrat concerné.
Faites-vous accompagner de spécialistes qui sauront vous conseiller et mettre un place le meilleur système, assurant productivité et sécurité pour votre gestion des contrats.
On parle beaucoup d’améliorer la relation client actuellement : est-ce que la dématérialisation de vos contrats ne serait pas l’occasion de faire un pas de plus dans la satisfaction client et employé ?
