Votre prestataire numérique Koesio Sens

UNE ENTREPRISE DE GED POUR LA DÉMATÉRIALISATION DE VOS DOCUMENTS

La gestion documentaire, ou GED (Gestion électronique de documents ; il s’agit bien de la même chose), découle directement de la dématérialisation des documents. Prenons un exemple : une facture reçue d’un fournisseur en format électronique doit être classée afin de pouvoir être retrouvée facilement et être rapprochée de la commande passée. La GED vous permet ainsi de stocker les documents, et de les retrouver grâce à une indexation (classement par mots clefs) généralement automatique. Si les documents sont envoyés sur un serveur distant, dans le cloud, on parle de mode Saas. L’avantage est de ne pas avoir à se soucier en interne de la partie matériel et des sauvegardes. De plus, les documents sont accessibles de n’importe quel point pourvu qu’il y ait un réseau Wifi. On parle alors de mobilité et de travail collaboratif.

L’archivage numérique est simplement un espace de stockage, où les datas et les documents sont stockés, sans indexation et sans facilité de recherche particulière.

Plus généralement, la GED est une brique de la gestion de contenu d’entreprise (DMS en anglais : Document Management System), qui vise à organiser et gérer les systèmes d’information des sociétés.

L’enjeu est de réelle importance, puisque la loi de modernisation de l’économie (LME), encourage la transition numérique et la rend même obligatoire pour les envois de factures au secteur public. La gestion de l’information est ainsi au cœur de votre système informatique.

COMMENT L’AGENCE DE SENS PEUT-ELLE VOUS AIDE ET ACCOMPAGNER VOTRE SOCIÉTÉ ?

L’agence historique de Yonne copie à Sens s’est développée sur l’installation d’un parc important d’imprimantes et de copieurs multifonctions. Les clients qui avaient accès à la fonction « scanner » des machines ont rapidement été confrontés, à la gestion des documents, au stockage des documents électroniques puis à leur recherche. C’est donc tout naturellement que nous leur avons proposé des solutions intuitives et performantes de gestion de flux et des logiciels de GED, comme Zeendoc ou .

Zeendoc, solution française de gestion documentaire, a jouté aux fonctions classiques d’archivage numérique des possibilités d’envoi de factures clients par courrier (éditique) ou par voie électronique, ainsi des possibilités de signatures électroniques et de gestion des fiches de paye.

La GED évolue ainsi avec les besoins en logiciel de gestion de nos clients et les nouvelles lois.

Le service commercial de Sens, est à même de vous conseiller et de vous accompagner dans votre transition numérique en vous proposant des audits de découverte gratuits et des démonstrations au sein de vos locaux ; notre société dispose des plus hauts niveaux de reconnaissance, comme la certification Platinum chez Zeendoc, délivrée à seulement 5 structures en France.

Les commerciaux experts en solutions de l’agence de Sens, sont tous formés aux nouvelles technologies et ont de nombreuses installations à leur actif. Une liste de références est d’ailleurs disponible sur simple demande ; vous y retrouverez certainement des sociétés de votre domaine d’activité qui sauront mieux que nous vous expliquer comment nous les avons aidé à résoudre une problématique et augmenter leurs profits.

PEUT-ON SE PASSER DE SYSTÈMES D’IMPRESSION ?

L’idée est souvent avancée, que grâce à la numérisation des documents et la génération de documents électroniques par les logiciels métiers, l’impression n’a plus sa place dans nos sociétés.

Le mythe du zéro papier est tenace, et pourtant, force est de constater que les volumes imprimés ne changent pas au global. En fait, le phénomène est plus subtil et repose sur le déplacement du point d’impression. Quand une société envoie une facture électronique à un client, celui-ci l’imprime dans la majorité des cas sur un photocopieur ou une imprimante ; il y a donc toujours une impression mais pas au même endroit.

Une organisation ne peut donc pas se passer d’un point d’impression, imprimante ou multifonction, mais doit plutôt penser à mieux maitriser ses coûts en optimisant son parc.

COMMENT RÉDUIRE SES COÛTS D’IMPRESSION ?

L’idée de base est d’avoir le bon matériel au bon endroit et pour cela un audit des systèmes d’impression est fortement conseillé. Il faut s’intéresser aux types de documents imprimés (format, couleur ou N&B, quantité…) mais aussi aux contraintes (réseau Ethernet, réseau Wifi, cloud print…) et attentes des utilisateurs (impression recto verso automatique, chargeur automatique de documents…). L’utilisation d’une imprimante personnelle (même une imprimante multifonction jet d’encre) au sein d’une société n’a plus de sens réel, à part quelques rares exceptions (direction, confidentialité…).Un service comptable doit par exemple pouvoir imprimer les fiches de paye et les contrats en mode sécurisé avec un code d’accès, sur une imprimante ou un laser multifonction. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données), nous oblige à travailler différemment en protégeant les fonctions des appareils par des codes d’accès donnant des droits. Le type de logiciel utilisé peut gérer les accès et les scans en ajoutant des quotas pour ceux qui le souhaitent. GestPage est un bon exemple de ce que nous proposons. L’installation de ce logiciel permet de comprendre les impressions : « qui fait quoi ? », et donc d’agir sur la volumétrie. On peut par exemple supprimer ou limiter l’accès à la couleur pour un service ou un collaborateur. Les économies générées sont importantes et les obligations du RGPD respectées.

QUELLES SONT LES OFFRES D’IMPRIMANTES PROPOSÉES À SENS PAR NOTRE AGENCE ?

L’offre machines est essentiellement portée sur les marques Kyocera, Canon, Ricoh et Lexmark, après une sélection des appareils les plus fiables, ayant une qualité professionnelle. Nous n’avons pas vocation à diffuser l’intégralité des produits d’un constructeur.

Les logiciels de gestion de parc sont là encore nombreux, mais nous avons choisi de retenir 2 produits, qui ont fait leur preuve et que nous maitrisons parfaitement : Gespage et Papercut.

L’équipe commerciale de Sens, est parfaitement formée sur l’ensemble des machines et des logiciels de l’environnement « print » et se tient à votre disposition pour réaliser un audit de votre parc d’impression et vous proposer des solutions originales au tarif compétitif.

Notre approche régionale, globale et indépendante des systèmes d’information a déjà séduit un grand nombre de sociétés ; pourquoi pas la vôtre ?

COMMENT LE SERVICE CLIENT DE MAINTENANCE D’IMPRIMANTES À SENS (89) EST ORGANISÉ ?

Afin d’assurer une continuité de service, les appels clients sont centralisés sur une Plateforme d’accueil Téléphonique (PAT) basée au siège du Groupe, à Saran (45). 11 personnes sont à votre disposition pour prendre en compte votre appel, et le cas échéant vous orienter vers notre hotline, capable de prendre la main à distance sur vos systèmes d’impression. Si la panne ne peut pas être résolue, un technicien expert en maintenance du matériel est envoyé sur site et intervient généralement dans la demi-journée qui suit votre appel.

Il existe toutefois, des solutions automatiques, où la machine concernée (imprimante professionnelle ou imprimante de bureau) envoie sans l’assistance d’un collaborateur, une alerte de dysfonctionnement à nos services. Le gain de temps est énorme, puisque certains clients voient un technicien arriver alors que le matériel bureautique n’est pas bloqué. Avec l’arrivée prochaine de la maintenance prédictive, nous serons en capacité de prévoir les pannes, en tenant compte de vos habitudes d’impression et des dysfonctionnements constatés sur les sociétés ayant le même profil d’utilisation. En clair la machine ne sera plus jamais en panne, et la maintenance préventive un vieux souvenir!

En attendant, il vous reste aussi la possibilité de déclencher une intervention à partir de notre site internet.

La qualité de la maintenance des équipements n’a donc que peu de rapport chez

Koesio en région Centre-Est

Nos process nous permettent de vous assurer la même qualité de service et les mêmes délais, à Sens ou à Paris.

COMMENT LES SOLUTIONS DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS INSTALLÉES SONT-ELLES MAINTENUES ?

Certaines solutions installées, notamment celles concernant la sauvegarde, sont liées à un contrat de monitoring qui nous permet de contrôler en direct sur une console dédiée, le bon fonctionnement de l’Appliance. Le moindre écart, par rapport à ce qui avait été prévu génère une alerte immédiatement prise en compte par notre service de maintenance informatique composé de techniciens experts.

Les autre solutions, de type acccounting (Gespage, Papercut par ex.) sont aussi attachées à un contrat de maintenance, géré par des techniciens spécialisés et certifiés. Ce sont ces techniciens qui ont généralement installés la solution dans votre société qui se déplacent sur site.

Enfin, les solutions en mode SaaS, comme ISI WORK bénéficient d’une grande fiabilité due à la gestion des documents sur un serveur distant et redondant, toujours maintenu à jour. Les problématiques sont plus liées à des questions d’utilisation pour les nouveaux collaborateurs et à la gestion par l’administrateur des droits. Là encore, une force technique, de techniciens de maintenance informatique, spécialisée et certifiée Platinum (seulement 5 sociétés le sont en France) est à votre disposition. La majorité des problèmes rencontrés sont résolus en direct par téléphone ou grâce à la prise en mains à distance. Une solution installée à Sens (89) ou n’importe où en France, est donc traitée de la même façon avec le même souci de qualité et de remise en place rapide de la production. L’agence commerciale de Sens a énormément se succès à son actif et ne demande qu’à en parler avec vous.