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Logiciel de gestion & GED

Gestion, traitement et archivage des documents

Les logiciels documentaires pour créer vos archives numériques

Les logiciels documentaires permettent de centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble de vos documents pour créer des archives numériques fiables. Ils offrent des fonctionnalités avancées de classement, indexation et recherche, tout en facilitant l’accès et le partage des informations au sein de votre organisation.

En numérisant vos documents et en les intégrant à un système de gestion documentaire, vous gagnez en productivité, réduisez les coûts liés au papier et assurez la conformité réglementaire de vos archives.

Achat / fournisseurs

Structurez et automatisez la gestion de vos achats et relations fournisseurs pour fiabiliser vos flux, maîtriser vos engagements et gagner en efficacité au quotidien.

Commerce / clients

Optimisez la gestion de votre activité commerciale en fluidifiant les échanges avec vos clients, de la facturation au suivi, pour améliorer votre performance et votre réactivité.

Ressources humaines / collaborateurs

Simplifiez la gestion administrative de vos collaborateurs en digitalisant vos processus RH, tout en garantissant conformité, sécurité des données et accès simplifié à l’information.

Une gestion documentaire bien organisée apporte de la performance à votre entreprise

Gain de temps et productivité

Accès rapide aux documents
Réduction des recherches et des tâches manuelles
Fluidification des processus internes

Sécurité et conformité

Protection des données sensibles
Respect des obligations légales et réglementaires
Traçabilité et contrôle des accès

Collaboration et partage facilités

Travail collaboratif centralisé
Versioning et mises à jour maîtrisées
Meilleure circulation de l’information

Amélioration de la qualité de service

Fiabilité des informations transmises
Réponses plus rapides et cohérentes
Expérience client et partenaire renforcée

Comprendre les enjeux entre l’archivage électronique et l’archivage à valeur probante

Comprendre cette distinction est essentiel pour mettre en place une gestion documentaire conforme, sécurisée et adaptée aux obligations réglementaires de votre entreprise.

L’archivage électronique

L’archivage électronique permet de stocker, classer et retrouver facilement vos documents numériques dans un environnement sécurisé. Il répond à des enjeux d’organisation, d’accessibilité et de gestion quotidienne de l’information, mais ne garantit pas à lui seul la valeur légale des documents conservés.

L‘archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante va plus loin en intégrant des mécanismes avancés de sécurisation, d’horodatage et de traçabilité. Il assure l’intégrité et l’authenticité des documents dans le temps, leur permettant d’être opposables juridiquement en cas de contrôle ou de litige. Cette distinction est essentielle pour mettre en place une gestion documentaire conforme aux exigences réglementaires.

Le circuit de traitement du document au cœur de la gestion documentaire

Le circuit de traitement des documents est au cœur de toute gestion documentaire performante.

Il organise le parcours d’un document depuis sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction. Il commence par la création ou la réception, suivie de la classification et de l’indexation pour faciliter l’accès futur. Vient ensuite le traitement, incluant analyse, validation ou action, avant l’archivage ou la destruction, selon la nature du document.

Un circuit bien structuré garantit fiabilité, traçabilité et efficacité dans le flux d’informations, contribuant ainsi à la performance et à la conformité de l’organisation.

Pour bénéficier d’un projet documentaires sur-mesure, commencez par un audit

Vous souhaitez mettre en place une gestion de vos documents mais vous ne savez pas comment démarrer ?

Koesio a créé une cellule dédiée à l’audit documentaire. Après avoir étudié et analysé vos flux et vos processus documentaires, nos experts définissent l’organisation optimale et les solutions de dématérialisation et de gestion adaptées à votre entreprise et à vos besoins.

Les étapes d’un audit flux et processus documentaires :

Entretiens avec vos services
Elaboration de la carte de vos processus documentaires
Définition du cahier des charges de votre projet de dématérialisation et de gestion des documents
Préconisation et accompagnement à la mise en place

Des outils avancés pour une dématérialisation efficace

La dématérialisation des documents repose sur l’utilisation de logiciels de scan et d’OCR (reconnaissance optique de caractères) avancés pour transformer vos documents papier en fichiers numériques exploitables. Ces outils permettent non seulement de numériser rapidement vos documents, mais aussi de rendre leur contenu consultable et indexable, facilitant les recherches et la gestion documentaire.

En intégrant ces technologies à votre GED, vous réduisez les erreurs de saisie et garantissez un accès rapide à l’information pour vos collaborateurs.

Des solutions pour tous vos envois

ISI EDEDOC

SUMMEO

Kiosk

Therefore

Intégrez formulaires et données à vos documents

L’intégration de formulaires numériques et de données structurées dans le traitement des documents permet d’automatiser la collecte et le traitement des informations essentielles. Grâce à cette approche, les informations saisies sont directement reliées aux documents concernés, facilitant la gestion documentaire, la validation des flux et l’archivage.

L’utilisation de la GED et de logiciels documentaires intelligents améliore ainsi la productivité, réduit les risques d’erreur et garantit une exploitation efficace des données au sein de l’organisation.

Et si on se rencontrait ?

Découvrez l’agence la plus proche de chez vous

Besoin d’un conseil, d’une solution ?

Nos experts GED, répartis dans 190 agences en France, Belgique et Luxembourg sont là pour vous conseiller et répondre à vos questions sous 24h.

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Gestion, traitement et archivage des documents

Les logiciels documentaires pour créer vos archives numériques

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Comprendre les enjeux entre l’archivage électronique et l’archivage à valeur probante

Le circuit de traitement du document au cœur de la gestion documentaire

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