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Logiciels de gestion & GED > Gestion des documents

Logiciel GED : stockage et partage des dossiers

La gestion Électronique des Documents (GED) est une solution essentielle pour organiser, stocker et partager efficacement les dossiers et documents de l’entreprise.

Centralisez, automatisez et sécurisez vos flux documentaires.

En centralisant l’ensemble des fichiers dans un environnement numérique sécurisé, vous stucturez vos flux documentaires, automatisez les traitements et assurez un stockage sécurisé des documents.

Les enjeux du stockage et du partage des documents dans une entreprise

Accessibilité

La GED permet de centraliser  le stockage des documents en les regroupant dans des espaces uniques et structurés. Elle facilite l’accès rapide à l’information pour les collaborateurs, tout en évitant la dispersion des fichiers sur différents supports ou outils.
 

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Sécurité

La gestion électronique des documents garantit la protection des données grâce à des accès sécurisés et des droits utilisateurs personnalisés. Les documents sont ainsi protégés contre les accès non autorisés et les risques de perte ou de fuite d’information.

 

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Collaboration

La GED favorise le travail collaboratif en permettant le partage des documents entre les équipes. Chaque collaborateur accède à la bonne version du document, ce qui améliore la coordination et la qualité des échanges, tout en évitant les erreurs.

 

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Traçabilité

Grâce à la traçabilité documentaire, la GED permet de suivre l’ensemble des actions réalisées sur un document. Les modifications, consultations et partages sont historisés pour garantir transparence et contrôle.
 

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Productivité

En structurant le stockage et la recherche des documents, la GED réduit le temps passé à chercher l’information. Elle simplifie les processus, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle et la productivité des équipes.
 

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Conformité

La gestion documentaire aide les entreprises à respecter les obligations légales et réglementaires. L’archivage électronique sécurisé et la conservation maîtrisée des documents assurent la conformité sur le long terme.
 

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Les 3 bénéfices à stocker / partager dans un logiciel de GED

La gestion électronique des documents (GED) implique de structurer les flux documentaires et de repenser les circuits de traitement des documents selon les usages de l’entreprise.

Performance et productivité

La GED agit comme un accélérateur de performance en automatisant les processus de création, traitement, validation et diffusion des documents. Les échanges sont plus fluides, les délais de traitement réduits et les collaborateurs gagnent un temps précieux, tout en garantissant un haut niveau de sécurité dans la circulation des documents.

1

Recherche et accessibilité rapide

Grâce à des fonctionnalités avancées de recherche documentaire, la GED permet d’accéder rapidement à n’importe quel document, sans dépendre d’archives papier ou de classements hétérogènes sur les postes de travail. L’information est centralisée, indexée et toujours disponible, améliorant l’efficacité et la réactivité des équipes.

2

Sécurité et conformité

Les documents stockés dans un logiciel GED sont sécurisés grâce à des droits d’accès contrôlés, des sauvegardes régulières et un hébergement conforme aux normes européennes. La GED protège les données sensibles, limite les risques de perte ou d’accès non autorisé et facilite la conformité réglementaire.

3

Quelles solutions logicielles pour la Gestion électronique des documents (GED) ?

Therefore™ est une solution de gestion électronique des documents (GED) développée par Canon, conçue pour automatiser, centraliser et sécuriser les flux documentaires de l’entreprise. Elle permet de simplifier le traitement des documents, d’améliorer la traçabilité des échanges et d’optimiser les processus métiers au quotidien.
Avec ISI Finance, bénéficiez d’une suite d’outils 100% automatisée pour faciliter votre gestion comptable : rapprochement bancaire, traitement des factures, scan des notes de frais et prévisionnels de trésorerie.
Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.
ISI GED Premium, une solution de dématérialisation et de gestion électronique du document simple et intuitive, convenant à tous types de structures et activités, et offrant de multiples options. Classement, recherche, consultation et partage des documents autour d’une solution mobile et d’archivage légal.
La réforme de la facture électronique Koesio - Accompagnement numérique des entreprises et collectivités

Koesio vous accompagne pour vos projets d’équipements de logiciel GED

Nos experts vous conseillent dans le choix des outils, l’intégration à votre environnement existant et l’accompagnement des utilisateurs, pour garantir une gestion documentaire performante, sécurisée et évolutive.

Comment la GED peut vous aider dans votre mise en conformité RGPD ?

La Gestion Électronique des Documents accompagne les entreprises dans leur mise en conformité RGPD en structurant et en automatisant la gestion des données personnelles. Elle permet de définir des règles de conservation, de déclencher des actions automatiques sur les documents arrivés à échéance (suppression, archivage, anonymisation) et de mettre en place des alertes et relances pour garantir le respect des durées légales. Hébergées dans des datacenters situés en France, vos données bénéficient d’un haut niveau de sécurité et d’un cadre conforme à la réglementation européenne.

Et si on se rencontrait ?

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