Le Stade Rochelais choisit Sage pour sa transformation numérique

Chaque saison, le Stade Rochelais fait vivre bien plus qu’une équipe de Top 14 : des centaines de jeunes formés dans toutes les catégories, une section basket, une activité de merchandising très développée. Autrement dit : une organisation répartie sur plusieurs sociétés, dont l’activité administrative suit le rythme du terrain.

Le chiffre le dit mieux que tout : 15 000 pièces comptables traités par an. Et jusqu’à près de 20 000 les saisons où l’équipe va en phases finales. Le volume de factures dépend des résultats sportifs.

Depuis 2021, Koesio Data Solutions accompagne le Stade Rochelais dans sa transformation numérique. Le club a dématérialisé le traitement de ses factures fournisseurs avec la solution Sage Automatisation Comptable.

Le choix de la solution Sage pour la transformation numérique de la fonction finance

L’équipe finance du Stade Rochelais pilote la gestion financière du club avec Sage 100 : gestion commerciale, comptabilité, moyens de paiement. Le socle Sage était déjà en place lorsque Koesio Data Solutions a repris le suivi du compte en 2021, avec un objectif de centralisation et de sécurisation des données.

Le club avait une contrainte supplémentaire : son outil comptable devait rester compatible avec Salesforce, utilisé par le service commercial.

Le traitement des factures fournisseurs, lui, reposait encore sur le papier. Le club cherchait une solution capable de :

• supprimer le papier du circuit de traitement ;
• fluidifier les validations entre intervenants, y compris à distance ;
• centraliser l’archivage des pièces ;
• automatiser la déclaration de TVA, en distinguant les différents taux présents sur une même facture ;
• anticiper l’obligation de facturation électronique.

Un déploiement généralisé en moins d’un mois

Le plan de départ était prudent : commencer par une société, mesurer, puis étendre progressivement aux autres entités. Au vu des bénéfices constatés, le club a décidé de généraliser à l’ensemble du périmètre en moins d’un mois.

Depuis la mise en place de Sage Automatisation Comptable., les factures s’intègrent plus rapidement en comptabilité, la recherche dans l’historique est simplifiée et la validation collective accélérée. Les objectifs de centralisation, de fluidité et de sécurité sont atteints.

L’équipe finance y gagne aussi sur un autre plan : depuis que le papier a quitté le circuit, elle décrit un métier plus valorisant.

Le choix de l’intégrateur Koesio Data Solutions pour la solution Sage

Pour ce projet, le club s’appuie sur Koesio Data Solutions, revendeur Sage à Cognac.

Partenaire Sage et Salesforce, l’intégrateur couvre les deux univers que le club devait faire cohabiter.

Ce que le Stade Rochelais retient de ce partenariat : un intégrateur qui prend le temps de comprendre ses enjeux, à commencer par les variations du volume de pièces liées à son parcours sportif.

Cette proximité vaut aujourd’hui pour la réforme de la facture électronique, que le club aborde avec Sage Automatisation Comptable et la plateforme agréée Sage. Le club a anticipé, sans attendre les dates butoirs qui lui étaient applicables.