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uniFLOW est une plateforme logicielle conçue pour exploiter tout le potentiel des périphériques multifonction et optimiser votre retour sur investissement.
Uniflow
Les avantages
En contrôlant les processus d’impression et de numérisation des périphériques multifonction, uniFLOW permet aux responsables informatiques d’administrer un système à partir d’un seul ensemble de comptes utilisateur et d’une base de données. L’utilisateur bénéficie d’une interaction transparente avec le périphérique multifonction. Il peut ainsi accéder à l’ensemble des fonctionnalités sans avoir à changer d’interface ou s’identifier dès qu’il change de fonction. Ceci rend le système très convivial et contribue à des gains de productivité de l’entreprise.
La fonctionnalité principale d’uniFLOW peut être étendue avec différents modules supplémentaires. Chaque module apporte au système de nouvelles fonctionnalités intéressantes. Il est ainsi possible d’étendre les avantages d’uniFLOW à d’autres niveaux de votre entreprise.
De la mise en place de la fonction d’impression sécurisée, aux possibilités d’acquisition directe des documents dans Microsoft SharePoint, uniFLOW est un véritable outil de gestion traitant tous les aspects de la bureautique.
Toutes les opérations d’impression et de copie, ainsi que les frais correspondants, peuvent faire l’objet d’un suivi et être enregistrés. Le système de rapports intégré permet à l’administrateur ou au service financier d’évaluer et de contrôler les coûts de chaque imprimante ou utilisateur de votre entreprise. Ces informations peuvent être utilisées dans le cadre d’un audit d’impression pour décider des orientations futures des achats d’imprimantes ou pour identifier les économies potentielles.
Les travaux confidentiels peuvent être traités de façon centrale sur un serveur d’impression et ne sont imprimés que si l’utilisateur s’identifie sur un périphérique. L’utilisateur peut aller sur n’importe quel appareil à n’importe quel endroit en sachant que ses travaux seront imprimés en toute sécurité.
Les imprimantes laser proches des utilisateurs sont aussi pratiques que coûteuses à exploiter. uniFLOW peut être configuré pour permettre aux utilisateurs d’imprimer de petits travaux sur les imprimantes laser, et redirigera les documents volumineux vers un périphérique multifonction Canon moins cher ou une file d’impression sécurisée
uniFLOW permet de bloquer l’accès non autorisé aux périphériques. Lorsque l’accès est accordé, toutes les fonctions utilisées sur le périphérique sont enregistrées en vue de produire des rapports. Il est possible de contrôler l’accès aux différentes fonctions du périphérique en fonction du rôle de l’utilisateur
La manipulation des documents papier et des informations qu’ils contiennent constitue un élément essentiel des tâches quotidiennes des utilisateurs. uniFLOW permet de numériser des documents directement vers l’e-mail personnel, le dossier réseau personnel des utilisateurs ou des systèmes de gestion documentaire sous la forme de fichiers d’image hautement compressés. Il est possible d’extraire les informations contenues dans les documents numérisés, de façon à renseigner automatiquement les index ou pour les convertir au format voulu, tel que Microsoft Word, afin que l’utilisateur puisse l’éditer sur son ordinateur.
Les fonctionnalités fournies par un système de gestion bureautique ne sont bonnes que si les utilisateurs sont satisfaits par leurs utilisations. Les imprimantes locales peuvent être réservées aux petits travaux, tandis que les travaux plus importants peuvent être routés dans une file d’impression sécurisée ou transmis directement sur périphérique multifonction, de façon à réduire les coûts d’impression. Du point de vue des utilisateurs, il s’agit toujours d’appuyer sur le bouton « Imprimer ». Les utilisateurs peuvent envoyer les travaux directement vers la file d’impression sécurisée ou être routés depuis une imprimante locale. Les utilisateurs travaillant en dehors du réseau de l’entreprise peuvent placer leurs ocuments dans la file d’impression sécurisée via Internet et les imprimer quand ils le souhaitent.
uniFLOW est le chaînon manquant entre la sécurité des périphériques et des documents, ce qui permet un contrôle complet de l’environnement du périphérique multifonction.
1 Le document est imprimé sur l’imprimante laser 2 uniFLOW analyse le travail d’impression 3 Si ce travail comporte plus de 5 pages, l’utilisateur doit diriger son travail vers la file d’impression sécurisée 4 Ce travail est alors conservé sur un serveur 5 L’utilisateur s’authentifie sur l’imprimante et sa liste de travaux s’affiche. L’utilisateur peut modifier les paramètres d’impression, si nécessaire, avant l’impression 6 Le coût de traitement et les économies éventuelles sont consignés dans la base de données
1 L’utilisateur demande l’impression depuis sa chambre d’hôtel et la dirige vers la passerelle Internet d’uniFLOW 2 uniFLOW prend le travail sécurisé sur la passerelle Internet 3 L’utilisateur s’authentifie sur l’imprimante et sa liste de travaux s’affiche. L’utilisateur peut modifier les paramètres d’impression, si nécessaire, avant l’impression.
1 L’utilisateur s’identifie sur le périphérique multifonction et peut numériser son document 2 uniFLOW extrait les catégories d’indexation à partir du système de gestion documentaire 3 uniFLOW applique l’OCR au document pour renseigner les champs d’indexationr 4 L’utilisateur confirme les index sur l’écran 5 uniFLOW compresse le document 6 Le document numérisé est transmis à l’utilisateur par mail sous forme de fichier MS Word ou au système de gestion documentaire sous forme de fichier PDF ultra compressé
Les informations fournies par uniFLOW permettent au responsable informatique de définir les stratégies d’impression de l’entreprise. Il est alors, non seulement possible d’empêcher l’impression de documents volumineux sur de petites imprimantes laser, mais aussi de forcer les options d’impression selon des critères précis. Par exemple, le responsable peut exiger que l’impression des e-mails s’effectue en noir et blanc ou de proposer à l’utilisateur d’imprimer en recto verso au-delà d’une certaine taille.
Il existe différentes raisons pour lesquelles le responsable informatique pourrait gérer l’accès aux fonctionnalités d’un même périphérique différemment en fonction des utilisateurs. Étant donné l’étroite intégration entre uniFLOW et les périphériques multifonctions Canon, le responsable informatique peut définir des politiques d’accès à chaque périphérique. Par exemple, les personnes n’appartenant pas à l’entreprise peuvent avoir un accès limité aux copies en noir et blanc, tandis que le personnel dispose des fonctions de copie, de numérisation et de télécopie. D’autre part, le personnel peut avoir accès uniquement aux copies couleur sur le périphérique multifonction situé près du bureau du directeur, tandis que les responsables peuvent copier en couleur quel que soit le périphérique.
L’accès au périphérique étant contrôlé par une carte de proximité, une carte à puce, une carte magnétique, un code confidentiel ou un nom d’utilisateur et un mot de passe. uniFLOW peut s’intégrer au répertoire personnel des utilisateurs de l’entreprise ou « apprendre » les relations entre les numéros des cartes et les comptes utilisateurs, ce qui simplifie la tâche du service informatique
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