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Plusieurs études ont montré que la gestion d’une note de frais coûte en moyenne 50 euros, si l’on prend en compte le temps passé aux différentes étapes du traitement. De plus, une note de frais sur cinq contient des erreurs.
Codifiée depuis la loi du 22 mars 2017, la dématérialisation des notes de frais a passé une nouvelle étape le 1er juillet 2019, puisque la conservation des justificatifs papier n’est plus obligatoire. La dématérialisation peut donc rendre ce processus beaucoup plus rapide, ludique et efficace. Si vous n’avez pas encore envisagé de moderniser la gestion des notes de frais, voici comment cela fonctionne et ce que cela peut apporter à votre entreprise.
Dématérialiser ses notes de frais, comment ça marche ?
Finis les tableaux Excel et les recopies fastidieuses de ses notes de transport et de restaurant ! Avec les nouvelles solutions pour gérer les notes de frais, il suffit de prendre en photo la pièce comptable (facture, ticket de caisse, …) pour générer une ligne de dépense. Le logiciel de gestion des notes de frais analyse le document pour en extraire les informations nécessaires : date, montant, TVA, catégorie de frais, nom du fournisseur…
Une fois la note de frais complétée, elle remonte au manager qui l’approuve ou non, comme dans un processus classique de validation digitalisée. Ce processus permet également de ne pas avoir à ressaisir ces écritures, si le système est connecté à votre logiciel comptable.
Les avantages pour l’entreprise
La gestion des notes de frais est souvent vécue comme un pensum et une perte de temps. Passer au mode dématérialisé offre de nombreux avantages pour l’entreprise :
- Meilleure visibilité : en passant au processus digitalisé, le gain de temps et la simplicité incitent fortement le salarié à ne pas procrastiner Il peut enregistrer ses frais à tout moment et notamment en déplacement. Vous ne subissez plus les notes de frais en retard qui viennent grever votre trésorerie et vous pouvez analyser et anticiper plus facilement les dépenses.
- Productivité : selon un sondage OpinionWay mené en 2017, les salariés passent 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais, et plus d’un sur cinq (21%) y passant même plus de 30 minutes. Côté comptabilité, les étapes de contrôle et d’approbation prennent aussi du temps.
- Rentabilité : Tricher sur sa note de frais coute 700 euros / an et par salarié aux entreprises. Un coût loin d’être négligeable pour une PME.
A ceci s’ajoutent les avantages de la dématérialisation en général :
- Economies, grâce à la suppression de l’impression des documents et de l’archivage des pièces (si toutefois le format électronique respecte les normes éditées par la loi)
- Productivité, grâce au processus d’approbation qui se fait d’un simple clic. Il est également plus rapide de retrouver une pièce archivée électroniquement.
- Fiabilité, en évitant de ressaisir de informations.
Comment vendre le projet aux salariés ?
Toujours selon l’étude OpinionWay, les salariés sont favorables à 83% à la dématérialisation de leurs notes de frais, car ils en tirent aussi des avantages. L’aspect contrôlé de cette nouvelle procédure peut en gêner certains, mais au final, le temps gagné emporte rapidement l’adhésion des collaborateurs.
Ce temps gagné est aussi un avantage qui impacte directement leurs finances : si les notes de frais remontent automatiquement et sont approuvés plus vite, le paiement sera également plus rapide.
Comment choisir la bonne solution ?
Nous l’avons vu, la dématérialisation des notes de frais doit respecter certaines règles pour être légale. Vous devez donc choisir un partenaire de confiance qui possède l’infrastructure adéquate et saura appliquer la législation, en proposant un archivage à valeur probante.
Veillez également à ce que l’outil proposé soit couplé avec une application mobile, pour suivre vos salariés sur le terrain.
Si vous voulez également bénéficier de l’informatisation de ce processus pour faire appliquer vos règles en matière de dépenses, regardez ce que le logiciel propose pour déclencher des alertes sur des dépassements par exemple. Des statistiques et analyses sur les types de frais vous permettront aussi de surveiller ce poste de dépenses important.
Enfin, si vous voulez bénéficier de toute la chaîne de valeur du traitement des notes de frais, choisissez une solution qui pourra être intégrée facilement avec votre comptabilité.
Si vous êtes intéressé par ce sujet, faites appel à nous, nous avons des nouveautés à vous présenter dans le domaine de la dématérialisation.
