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Écrit par Arthur Villemain, Ingénieur commercial et expert BI & Data – Koesio Data Solutions
Durée de lecture estimée : 4 minutes
Mots clés : indicateurs habitat social, Power BI, tableaux de bord, vacance, taux de recouvrement, états des lieux, Microsoft Fabric
Vacance de logement qui s’étire, impayés qui s’accumulent, interventions de maintenance qui se multiplient sans visibilité sur les coûts réels, reportings qui mobilisent vos équipes des jours entiers… et pourtant, toutes les réponses sont déjà là, quelque part dans votre ERP. Le problème, ce n’est pas le manque de données, c’est qu’elles restent enfouies, dispersées, impossibles à croiser sans y passer des heures. Chez Koesio Data Solutions, nous transformons cette matière brute en tableaux de bord fiables et automatisés grâce à Power BI, l’outil de visualisation de Microsoft, pour que chaque décision repose sur des données cohérentes.
Dans cet article, découvrez trois indicateurs que tout bailleur social gagne à redéfinir, et comment Power BI permet de les fiabiliser.
La promesse de votre ERP face à la réalité du terrain
Votre système d’information contient des milliers de données sur votre parc, vos locataires, vos flux financiers, vos états des lieux. En théorie, vous disposez de tout ce qu’il faut pour piloter votre activité avec précision.
En pratique ? Les équipes extraient des fichiers Excel chaque mois. Les chiffres divergent d’un service à l’autre, et le CODIR attend toujours les tableaux de bord que personne n’a eu le temps de fiabiliser.
Ce décalage, nous le rencontrons chez chaque bailleur social que nous accompagnons. Il n’est pas une question de volonté, c’est une question d’architecture de la donnée.
Ce qu'une plateforme Data complète met en lumière : trois indicateurs clés pour les bailleurs sociaux
La vacance : bien plus qu'un comptage de logements
La vacance semble simple à mesurer. Elle ne l’est pas. Un logement « vacant » dans votre ERP peut être sous préavis, en travaux, ou réellement disponible sans candidat. Sans distinguer ces situations, vous pilotez à l’aveugle.
Sur un projet, nos équipes ont dû reconstruire entièrement la logique de calcul des statuts de vacance depuis les tables natives de l’ERP. En effet, une anomalie rendait les dates de modification inexactes, bloquant silencieusement toutes les mises à jour.
Ce type de problème est invisible depuis Excel.
Ce que nous mettons en place :
1
Distinction vacance commerciale / technique / financière
2
Ancienneté de la vacance par logement, agence, nature de financement
Délai de relocation de la résiliation au nouveau contrat signé
3
Le taux de recouvrement : la définition métier compte autant que le calcul
Peu d’organismes ont formalisé par écrit ce que recouvre leur taux de recouvrement. Sur un projet concret, nous avons co-construit avec les équipes métier la définition suivante :
Taux de recouvrement = Montant perçu du mois M / Montant appelé du mois M-1
En apparence évidente, cette formule a nécessité plusieurs ateliers pour être stabilisée : le « montant perçu » dans l’ERP recouvre des écritures très différentes (encaissements directs, virements APL, reversements de CAF…). La maîtriser dans un modèle permanent, c’est garantir que tout le monde calcule la même chose, en temps réel, sans ressaisie.
Les états des lieux : un gisement d'indicateurs sous-exploités
L’EDL sortant est rarement piloté comme un indicateur de performance. Pourtant, il permet de répondre à des questions stratégiques : quel est le coût moyen de remise en état par agence ? Le délai entre l’EDL sortant et l’entrée du locataire suivant est-il maîtrisé ou subi ?
Nos équipes ont modélisé ces indicateurs, avec notamment le montant consommé vs. facturé par EDL, le délai de remise en état en jours calendaires, et le taux de récupération des charges liées aux dégradations.
Réussir un projet BI chez un bailleur social : partir des enjeux métier
Ce qui différencie un projet BI réussi d’un projet avec des livrables non exploités, c’est le point de départ.
Nos livrables :
Filiale du groupe Koesio, Koesio Data Solutions est experte en intégration de solutions data et de gestion (BI, ERP et CRM) et intervient sur tout le territoire français, en combinant la puissance d’un grand groupe à l’agilité de consultants implantés au plus près de nos clients.
Tout part de vos questions
« Comment identifier les raisons de ma vacance ? Sur quels leviers puis-je agir ? Les coûts de remise en état sont-ils conformes au budget ? Comment identifier les causes d’un dépassement ? «
Les questions que vous vous posez sont à l’origine même de vos indicateurs. Ces derniers servent ensuite à définir vos modèles de données et à préciser ce qu’il faut spécifier et ce qu’il faut chercher dans l’ERP et comment.
1
Analyse + cadrage complet
2
Interview métier
3
Schémas ou directives
4
Chartes de gouvernances
5
Réalisation technique
Ce travail de cadrage métier, souvent négligé dans les projets BI, est pour nous la condition de réussite. Il mobilise nos consultants experts en gestion locative et financière autant que nos architectes data.
Ce que vous pouvez attendre d'un projet bien mené
Pour y parvenir, nous nous appuyons sur Power BI, l’outil de visualisation de Microsoft qui transforme vos données en tableaux de bord interactifs et automatisés, combiné à Microsoft Fabric, la plateforme qui connecte et centralise l’ensemble de vos sources (ERP, contentieux, comptabilité, RH) dans un entrepôt unifié. Deux outils, une seule architecture, zéro ressaisie.
Problème actuel | Ce que Power BI et Fabric résolvent | Bénéfice concret |
|---|---|---|
Chiffres qui divergent entre services | Modèle de données unique et partagé | Un seul chiffre, validé par tous |
Reportings mensuels chronophages | Actualisation automatique des tableaux de bord | Des indicateurs à jour et disponibles en continu |
Vacance mal qualifiée | Distinction commerciale / technique | Meilleure priorisation des actions de relocation |
Données cloisonnées dans plusieurs outils | Connexion multi-sources via Microsoft Fabric | Vision consolidée de toute l’activité |
Manque de visibilité pour le CODIR | Tableau de bord unique, mis à jour en continu | Décisions prises sur des données fiables |
Parlons de votre projet
Vacance, recouvrement, états des lieux, suivi patrimonial… quel que soit le chantier prioritaire pour votre organisme, nous pouvons construire ensemble les indicateurs qui vous manquent aujourd’hui.
A retenir
- Le manque de données est rarement le problème. Leur dispersion l’est.
- Un logement « vacant » dans l’ERP peut recouvrir des situations très différentes.
- Le taux de recouvrement doit faire l’objet d’une définition écrite, partagée par tous les services.
- L’état des lieux sortant est un indicateur de performance encore peu exploité.
Les erreurs à éviter
- Piloter la vacance sans distinguer ses différentes natures.
- Laisser chaque service calculer le recouvrement à sa manière.
- Reconstituer les tableaux de bord chaque mois par extraction Excel.
- Lancer un projet BI sans cadrage des enjeux métier.
FAQ - Questions fréquentes
On a déjà un logiciel de gestion locative. Est-ce qu'on peut s'en servir comme base ?
Absolument. Power BI se connecte directement à votre logiciel existant, sans le remplacer. Il vient en complément pour exploiter les données déjà présentes et les croiser avec vos autres sources (contentieux, travaux, comptabilité).
Nos équipes ne sont pas expertes en informatique. Est-ce accessible pour elles ?
Oui. Les tableaux de bord sont pensés pour des utilisateurs métier (directeurs, responsables de gestion, contrôleurs de gestion, responsables financiers etc.) sans formation technique requise.
Peut-on s'assurer que tous les services parlent du même nombre de logements vacants ?
Oui, en définissant précisément ce qu’on mesure dès la source. Un référentiel unique met fin aux divergences entre la gestion et la direction.
Combien de temps faut-il pour voir les premiers résultats ?
Les premiers tableaux de bord sont généralement opérationnels en quelques semaines. Un projet complet se déploie en quelques mois selon la complexité de votre organisation.
Power BI est-il adapté à un bailleur social de taille modeste ?
Oui. Power BI fonctionne avec des licences par utilisateur : un organisme peut donc démarrer avec quelques personnes, par exemple la direction et le service de gestion locative, puis élargir. Le projet peut aussi commencer par un seul indicateur prioritaire, comme la vacance, avant d’en ajouter d’autres
