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La dématérialisation n’est pas un sujet nouveau, mais avec les nouvelles obligations des PME au 1er janvier 2019, elle redevient d’actualité. Si vous n’avez pas encore pensé à la facturation électronique, voici quelques bonnes raisons de le faire, et de profiter de ses nombreux avantages tout en respectant la nouvelle loi.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation peut concerner de nombreux types de documents, pour les processus de facturation, de paie, de gestion des contrats, voire le simple traitement des courriers entrants. Elle procure à chaque fois des avantages en termes de :
- Réduction des coûts: vous économisez le papier et l’encre qui ne sont plus utilisés pour les impressions, et vous gagnez aussi des mètres carrés en n’ayant plus besoin de stocker physiquement les documents.
- Productivité: le processus de traitement des documents est accéléré et les recherches sont plus rapides. Les délais de paiement peuvent être raccourcis, grâce notamment à une identification plus rapide des erreurs et des non-conformités.
- Fiabilité: vous évitez les ressaisies et les erreurs humaines, vous conservez une piste d’audit fiable et vous bénéficiez généralement d’un archivage sécurisé, avec votre solution de dématérialisation.
Les nouvelles obligations légales
Depuis le 1er janvier 2019, toutes les entreprises de plus de 10 salariés qui effectuent des échanges avec les établissements publics (Etat, collectivités locales, établissements publics nationaux) doivent s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures. Pour l’Etat, cela représente un volume de près de 100 millions de factures par an.
De plus, l’Etat a mis en place un portail nommé Chorus Pro, qui permet aux fournisseurs de déposer leurs factures et de suivre leur traitement. La saisie ou le dépôt des factures peut se faire manuellement en se connectant à la plateforme, mais il est aussi possible, et plus intéressant, de fonctionner via des échanges informatisés de type EDI ou de l’intégration via des APIs. Dans ce cas, votre logiciel échange automatiquement avec le portail Chorus et vous n’avez plus qu’à suivre l’avancée du traitement, jusqu’à la mise en paiement.
Attention, Chorus Pro n’est pas un service optionnel : toutes les entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique doivent créer un compte sur Chorus Pro afin d’y poster leurs factures.
Dématérialiser les factures
Un des premiers processus que les entreprises ont tout intérêt à dématérialiser est l’émission des factures. Pour être prêt à répondre aux demandes des clients, tout d’abord, mais aussi aux obligations légales que nous avons vues précédemment, sans oublier les gains tangibles apportés par cette solution.
Différentes études ont montré que le coût de distribution d’une facture client varie entre 1,5 et 3 euros et que la dématérialisation peut réduire ce coût jusqu’à 65 %. Dans certaines entreprises, même petites, le volume de factures est conséquent et cette solution permet de soulager les équipes de tâches fastidieuses, sans valeur ajoutée.
Comment ça marche ?
Concrètement, la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures est une opération plutôt simple. Une fois la solution configurée, l’édition des factures se fait non plus dans l’entreprise, mais vers une imprimante « virtuelle » située chez le prestataire, un centre d’éditique qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement.
Si vos clients préfèrent recevoir leur facture par e-mail, vous pouvez prévoir des traitements spécifiques : le système appose alors une signature électronique pour authentifier le document, et envoie la facture en pièce attachée. De plus, les factures sont archivées dans le cloud, et accessibles via un portail web sécurisé. Vous pouvez également prévoir un workflow de validation avant l’envoi. Pour suivre la bonne exécution de ces traitements, un tableau de bord permet de voir les courriers et mails envoyés, et surtout leur bonne réception.
Avec la loi du 1er janvier 2019 sur la facturation électronique à destination de l’Administration, vous devrez transmettre vos factures à Chorus Pro, et donc choisir une solution qui a prévu l’intégration avec le portail de l’Etat. Le fonctionnement est dans ce cas simple et transparent : une fois le paramétrage effectué en complétant les informations nécessaires à envoyer au portail, le système effectue lui-même le choix des factures concernées et les dépose sur Chorus Pro.
Une fois que vous aurez expérimenté le confort de la dématérialisation des factures, vous pourrez facilement étendre votre système à d’autres documents : factures fournisseurs, bulletins de paie, contrats, etc. Un pas de plus vers votre transformation digitale !
