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La dématérialisation touche aujourd’hui de nombreux processus dans l’entreprise. Nous avions présenté les avantages de la dématérialisation des factures dans un article précédent, nous vous proposons d’évoquer cette fois-ci celle des bulletins de paie.
Si vous voulez gagner du temps, de l’argent et de l’efficacité, la solution est simple et facilement accessible aux PME.
Une législation favorable
Depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail autorise les entreprises à proposer la distribution des bulletins de paie au format électronique, sans accord préalable du salarié. Celui-ci peut s’y opposer, mais le bulletin de paie dématérialisé est devenu la norme. Cela permettra peut-être à la France de rattraper son retard dans ce domaine, puisqu’en 2015, seuls 15% des bulletins étaient dématérialisés, alors que ce taux atteignait 95% en Allemagne, et 73% au UK.
La loi impose tout de même que l’employeur garantisse l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de ce processus. La durée pendant laquelle le salarié doit pouvoir accéder à ses bulletins est de 50 ans à partir de leur émission, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. L’employeur doit, lui, conserver un double du bulletin (papier ou électronique) pendant 5 ans.
Les avantages pour vos salariés
En adoptant la dématérialisation du bulletin de paie, vous faites bénéficier vos salariés de plusieurs avantages :
- Un accès à un coffre-fort électronique gratuit qui assure la sécurité et auquel ils peuvent accéder de partout
- La possibilité d’afficher et d’éditer à tout moment et selon leurs besoins les bulletins de n’importe quelle période
- La possibilité de centraliser l’accès à l’ensemble de ses bulletins via le compte CPA.
De plus, la disponibilité de leur bulletin est plus rapide, surtout pour ceux qui le reçoivent habituellement par la poste.
Souplesse, agilité, sécurité sont les arguments forts de la dématérialisation des bulletins et ils s’appliquent aussi à l’entreprise.
Les avantages pour l’entreprise
Comme pour les factures, la dématérialisation de la paie ou des contrats, procure de nombreux avantages :
- Réduction des coûts : vous économisez les frais d’impression et d’affranchissement, et vous gagnez aussi des mètres carrés en n’ayant plus besoin de stocker physiquement les documents. Le coût de production des bulletins peut ainsi être réduit de 30%.
- Productivité : le processus de traitement des documents est accéléré et les recherches sont plus rapides.
- Fiabilité : vous évitez les erreurs humaines, vous conservez une piste d’audit fiable et vous bénéficiez généralement d’un archivage sécurisé, avec votre solution de dématérialisation.
Comment ça marche ?
Le passage à la dématérialisation des bulletins est très simple : une fois que la solution est en place, il suffit d’indiquer l’adresse e-mail de vos salariés sur leur fiche, et de choisir l’option de dématérialisation au moment de l’édition des bulletins. Exceptés ceux qui se sont opposés à cette méthode, tous les salariés recevront un e-mail pour les prévenir de la disponibilité du bulletin dans leur coffre-fort numérique.
Avec les solutions de dématérialisation, il est aussi possible de conserver le mode d’impression et de distribution, mais qui sera externalisé : plus de temps passé en interne à gérer ces tâches fastidieuses.
Choisir la dématérialisation, c’est aussi la possibilité de gérer numériquement les contrats de travail : une solution plus rapide pour envoyer les contrats et gérer le processus de signature et d’approbation.
Là aussi, la valeur juridique du document dématérialisé est garantie, et même accrue avec la conservation pendant 10 ans des éléments de preuve de signature électronique auprès de la Caisse des dépôts et consignations.
2019 : le bon moment pour se lancer
Après la mise en place du PAS, la prochaine étape d’évolution de votre paie ne serait-elle pas la dématérialisation des bulletins ? Ne plus imprimer les bulletins donne en effet une garantie supplémentaire de confidentialité, notamment sur le taux d’imposition qui est maintenant visible sur ce document.
