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La dématérialisation des factures est une priorité pour une majorité de directeurs financiers, car elle répond aux exigences de traçabilité et d’amélioration de la productivité. Alors que de plus en plus de factures sont émises en format électronique, il devient impératif pour les entreprises clientes de s’organiser pour traiter de manière automatisée ce flux de factures entrantes.
Les contraintes de la facturation fournisseurs
La dématérialisation des factures est reconnue pour être une source d’amélioration de productivité pour les services comptables. Toutefois, celle des factures fournisseurs impose un processus de traitement plus souple que pour les factures clients.
Dans le cas de la dématérialisation des factures clients, l’ensemble des factures émises sera traité selon le même processus, débouchant sur la production d’une facture électronique (dématérialisation fiscale : la facture est un document informatique non modifiable, associé à une signature électronique ou bien un fichier normé directement intégré dans le système comptable du client, via un traitement EDI) ou papier (dématérialisation simple : la facture émise reste un document papier).
La facture fournisseur pose le problème de l’hétérogénéité des documents reçus de la part des fournisseurs, car chaque entreprise est libre de communiquer ses factures dans le format qui lui convient (papier ou dématérialisé). Il est donc nécessaire de se doter d’un système d’intégration des factures fournisseur capable de traiter tout type de document.
Les éléments nécessaires à la dématérialisation des factures fournisseurs
Que les factures parviennent à l’entreprise au format papier, pdf ou sous forme de fichier structuré, elles doivent être intégrées au système comptable de manière sécurisée et rapide. La mise en place d’un système de dématérialisation des factures fournisseurs nécessite donc des outils de traitement des factures entrantes pour chacun de ces formats :
- un scanner qui permettra de dématérialiser les factures papier,
- un logiciel OCR (Optical Character Recognition), logiciel de reconnaissance optique de caractères, afin d’intégrer automatiquement dans le système comptable les éléments présents sur la facture,
- un outil de génération d’écriture, afin d’alimenter automatiquement la comptabilité,
- une interface utilisateur permettant de compléter et/ou modifier les informations obtenues, si nécessaire,
- une solution d’archivage électronique, de type GED.
Idéalement, ce système d’intégration des factures fournisseurs sera lié à un workflow, permettant ainsi d’augmenter l’automatisation des traitements des pièces comptables, opérations couteuses et sans valeur ajoutée.
Bien gérer l’intégration comptable
Le traitement comptable des éléments collectés par un système de dématérialisation doit répondre aux obligations imposées par le PCG et par l’administration fiscale. Deux contraintes en particulier doivent être adressées.
En premier lieu, le système comptable doit être capable de répondre aux obligations fiscales imposée par la loi. En particulier les entreprises doivent pouvoir présenter leurs documents comptables dans un format accepté par l’administration fiscale. Par ailleurs, les données ne peuvent pas être stockées dans n’importe quel pays, ce qui peut poser problème lorsque les opérations de dématérialisation et le stockage des factures sont sous-traités. Il en est de même pour les systèmes comptables hébergés sur le cloud. Il convient alors de s’assurer que le prestataire répond à cette contrainte.
D’autre part, le système doit remplir les obligations comptables en matière de garantie de l’intégrité des documents stockés. Dans cette perspective, les outils de signature électronique et d’horodatage, de même que la sécurité offerte par les solutions de stockage sont autant de points à prendre en considération lorsque l’on souhaite se doter d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs.
Bien sûr, les règles générales du PCG s’imposent et tout doit être mis en œuvre pour que le traitement comptable des factures dématérialisées produise une vision comptable juste et auditable de la société. Aussi, parce que la dématérialisation impacte la traçabilité comptable, une attention particulière doit être porté sur la qualité du chemin de révision.
Des avantages à de multiples niveaux
Avec un système complet, intégré à votre comptabilité, vous pourrez tirer le maximum de profit de la mise en place d’un système de dématérialisation des factures fournisseurs. Le gain financier est significatif : on estime de 3 à 4 fois moins cher le traitement d’une facture dématérialisée que celui d’une facture papier. Les avantages se mesurent aussi par l’amélioration des pratiques et l’orientation du travail des équipes comptables vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Alors, n’hésitez plus, et ajoutez la dématérialisation des factures à vos bonnes résolutions !
