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Dématérialisation des bulletins de paie

Dématérialisation des bulletins de paie

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Interview de plusieurs collaborateurs, 1 responsable paie, 1 assistante paie et 1 commercial chez C’PRO AURA

Responsable paie/assistante paie etcommercial

Koesio est une entreprise IT qui propose du matériel d’impression, d’informatique et de téléphonie, mais aussi des solutions de dématérialisation, d’hébergement et est opérateur télécom. C’PRO AURA compte 450 collaborateurs et 15 agences en régions Auvergne-Rhône-Alpes et Bourgogne.

Contexte

La croissance du nombre de collaborateurs rendait très chronophage la gestion de la paie chez C’PRO. Les bulletins de paie étaient imprimés depuis le logiciel de paie, puis mis sous pli. Une personne du service RH était chargée de distribuer les plis aux collaborateurs sur site. Cependant, le nombre de sites éloignés du siège social nécessitait un affranchissement des plis puis un envoi par la poste, rendant la tâche d’autant plus longue.

Solution apportée

C’PRO distribuant les solutions de dématérialisation ISI, la réponse fut une évidence puisque ISI EDEDOC répondait parfaitement à cette problématique. Le paramétrage n’a pris que quelques heures, tout comme la formation des utilisateurs du service RH. Les collaborateurs ont été avertis du passage au bulletin de salaire électronique 1 moi savant le changement effectif. Le temps de récolter l’adresse email sur laquelle ils souhaitaient recevoir leurs bulletins.

Résultats obtenus

L’ensemble des collaborateurs reçoit désormais ses bulletins de paie au format dématérialisé. Seuls ceux qui ont clairement exprimé leur opposition à ce format reçoivent leurs bulletin au format papier conformément à la loi. Cependant cela n’est pas une contrainte puisque ISI EDEDOC gère l’envoi au format papier via un centre éditique.

Assistante paie : Auparavant je faisais le tour des locaux pour distribuer les fiches de paie aux collaborateurs et une autre partie des fiches de paie était envoyée par courrier, je passais une grosse demi-journée à envoyer les fiches de paie, à les distribuer et à les mettre sous pli. Aujourd’hui c’est une demi-heure de travail.

« Je suis passée d’une grosse demi-journée de travail à 30 min »

Responsable paie & administration du personnel : On a décidé de mettre en place les bulletins de paie dématérialisés justement pour nous permettre un gain de temps, une économie financière et une facilité pour les collaborateurs de recevoir leur bulletin de paie par email et d’avoir accès à un portail ISI EDEDOC.

Commercial : L’espace collaborateur je m’y suis connecté et c’est vraiment pratique. On peut consulter tous ses anciens bulletins de salaire ils sont disponibles. Si j’en ai perdu un il suffit de télécharger celui de mon choix. Ça fait beaucoup moins de papiers à gérer à la maison également ce qui est un sacré avantage.

« Sur l’espace collaborateur, on peut consulter tous ses anciens bulletins de salaire »

Assistante paie : Par ISI EDEDOC on envoie nos bulletins de paie par email. Les salariés ont un portail ISI EDEDOC où ils peuvent consulter à n’importe quel endroit, via internet, leurs bulletins de salaire depuis leur arrivée chez C’PRO.

Responsable paie & administration du personnel : Il faut savoir que tous les salariés qui ont souhaité recevoir leurs bulletins de paie par voie postale le reçoivent par courrier au format papier. Financièrement des économies ont été engendrées, notamment par rapport aux impressions, au coût du papier, au coût des enveloppes et bien sûr au coût des affranchissements.

« Les salariés qui ont souhaité conserver le format papier, reçoivent leurs bulletins de paie par voie postale »

30 min/mois pour gérer la diffusion de 450 bulletins de paie

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