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iAdvize fait confiance à Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) pour ses enjeux Gestion Finance

iAdvize fait confiance à Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) pour ses enjeux Gestion Finance

Marya Muhamad

Responsable des services généraux

iAdvize, start-up nantaise est une plateforme conversationnelle qui humanise l’expérience digitale pour plus de 2 000 marques à travers 100 pays dans le monde. Les clients et prospects qui ont besoin de conseils sont mis en relation par messaging, avec des experts disponibles 24/7, au travers de la communauté d’experts IBBÜ.

 

iAdvize en quelques chiffres :

– 9 ans d’existence

– Présent dans 4 pays

– 180 collaborateurs

– Accompagne plus de 2000 marques

Quelles étaient vos enjeux métiers avant de contacter Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) ?

« Ce projet SI Gestion Finance était l’occasion de déployer un processus uniforme pour l’ensemble du groupe et de structurer notre service achats pour avoir une base de données fournisseurs fiable et complète.

 

Nous souhaitions également pouvoir donner de la visibilité à nos managers sur leur suivi budgétaire, avoir un meilleur contrôle de nos dépenses et  automatiser le traitement des factures fournisseurs via des workflows d’approbation de la demande jusqu’au paiement.»

 

Pourquoi avez-vous choisi Sage FRP 1000 ?

« Nous avons établi une liste de besoins portant sur une centaine de critères puis nous avons effectué une pré-sélection des solutions qui nous semblaient les plus à même d’apporter une réponse à ces besoins. Nous voulions un logiciel de comptabilité qui puisse évoluer en fonction de notre croissance : ajouter des briques pour gérer et communiquer le budget et les demandes d’engagements.

Nous travaillons exclusivement sur MacOS, il était donc essentiel d’avoir une version web accessible pour travailler au quotidien.

 

SAGE s’est rapidement distingué, notamment sur les aspects Reporting et Comptabilité. Nous avons vite compris que si nous souhaitions mieux structurer nos process et nos dépenses, SAGE serait un allié précieux.»

 

Pourquoi vous êtes-vous orienté vers une solution de dématérialisation des factures d’achats ?

« Nous avions déjà développé en interne un processus de dématérialisation des factures sommaire. Nous voulions aller plus loin pour récupérer toutes les factures de manière fluide et automatique afin de ne pas perdre cette valeur ajoutée. Cet outil devait à la fois faire le lien avec les demandes d’engagements dans SAGE et en même temps la lecture automatique des factures pour celles sans numéro de commande.

 

Ce processus a pu être mis en place avec SAGE et sa connexion avec AKAO E-fakto pour la lecture et reconnaissance des factures.»

 

Pourquoi avez-vous choisi Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) comme intégrateur ?

« Lors de la phase de sélection, nous avons cherché à creuser tous les sujets possibles afin d’avoir toutes les cartes en main lors du choix final. Lors des différents échanges, nous avons été marqués par l’écoute, l’expertise et la réponse apportée par Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) sur les différents sujets.

 

Lors du processus, nous avons été très satisfaits de la proposition complète apportée par Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) : tout était clair et détaillé, du planning projet, jusqu’à l’équipe chargée du compte, cela nous a aidé à nous projeter très rapidement dans une collaboration.»

 

Comment s’est déroulée la mise en œuvre du projet ?

« Dans l’équipe projet chacun avait un rôle et des missions bien définis. Nous avons eu un Kick off de lancement de projet puis des points d’étape tous les 15 jours avec nos 2 équipes respectives et la directrice de projet pour faire les arbitrages quand cela était nécessaire.
Nous avons également privilégié les interventions sur site afin de communiquer de manière plus fluide avec les consultants Koesio Data Solutions (anciennement Oléap). Dans l’ensemble les échéances et le planning ont été respectés par les 2 équipes. »

 

Quels sont les « + Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) » dans l’accompagnement du projet ?

« Nous étions novices dans le domaine et les consultants Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) ont su nous transmettre leur connaissance et nous accompagner pour prendre les bonnes décisions et nous structurer. Les différentes expertises incarnées par l’équipe Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) nous ont permis d’avoir un éclairage complet lors des prises de décision.

 

Depuis le projet déployé, nous sommes en contact avec le support lorsque cela est nécessaire : nous en sommes très satisfaits car les tickets sont rapidement pris en charge et nous avons des réponses lorsqu’un manque fonctionnel est identifié.»

 

Quels sont les bénéfices aujourd’hui ?

« Sage FRP 1000 est un outil structurant qui nous permet de passer d’une entité à une autre facilement et de mieux veiller aux règles fiscales et comptables par rapport à notre ancien logiciel. Nous avons pu mettre en place un process, des règles identiques et des flux de validation automatisés pour tous nos acheteurs. Nous avons une vue d’ensemble des demandes d’engagements des managers et un suivi des budgets par postes budgétaires dans un seul outil. Les utilisateurs peuvent désormais suivre leur budget en temps réel et valider les factures directement dans l’outil.

 

La connexion avec E-fakto permet de reconnaître facilement les factures fournisseurs. L’historique et les archives factures sont facilement accessibles. L’interface fluide entre Sage FRP1000 et AKAO E-fakto permet d’avoir un lien entre les factures fournisseurs, les bons de commande et les engagements. En parallèle, nous pouvons consulter ou exporter des datas sous Excel (pour toutes nos entités) dans un seul et même outil.»

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