DEMECO opte pour la dématérialisation des bulletins de paie avec Koesio Data Solutions

Fabienne, pouvez-vous nous présenter la société Demeco ?

« Demeco groupe est une société de déménagement implantée sur le territoire français. Grâce à nos 42 agences, nos équipes interviennent au niveau national auprès de particuliers et entreprises. La paie est réalisée au siège social près d’Orléans. Nous produisons chaque mois les bulletins de paie de l’ensemble des équipes, à savoir plus de 800 permanents et des contrats CDD et journaliers. Le nombre de bulletins double l’été en raison d’une forte activité saisonnière (1600 collaborateurs).»

Pour quelles raisons avez-vous envisagé le projet de dématérialisation ?

« Nous nous sommes orientés vers la dématérialisation pour un gain de temps et pour réduire les coûts d’expédition. En effet, l’équipe RH était très sollicitée, notamment en raison du développement des contrats CDD et journaliers.

Nous avons également une particularité liée à l’activité transport : en plus du bulletin de salaire nous devons joindre une annexe (décompte des temps) à tout le personnel d’exploitation.

La réalisation et l’édition des bulletins de paie étaient donc devenues beaucoup trop contraignantes et chronophages. Nous avons réussi à réduire d’une journée par mois le temps de diffusion des bulletins de salaire et des annexes.»

Quelles ont été les bénéfices pour le service RH ?

« Au-delà du gain de temps et du gain financier, c’était l’occasion également de fiabiliser nos processus et de proposer un meilleur service à nos collaborateurs : désormais chaque salarié retrouve tous ses documents dans son coffre-fort. Ainsi, nous ne sommes plus sollicités pour réimprimer les bulletins de paie, attestations pôle emploi, soldes de tout compte etc. Grâce à la personnalisation apportée par Koesio Data Solutions (anciennement Oléap), nous avons également automatisé des envois de documents liés à la gestion des temps. Chaque salarié retrouve ses notes sur son espace personnel.

Nous avons identifié un autre bénéfice, celui des notes internes communiquées aux équipes. Nous diffusons régulièrement des informations aux collaborateurs. En les déposant sur chaque coffre-fort, nous avons la preuve que le document a bien été transmis. Un exemple très concret : lors de la période de confinement COVID-19, nous avons été proactifs en préparant et diffusant les processus à respecter. Chaque salarié était informé des mesures avant sa reprise d’activité.

Côté RH, nous avons dématérialisé l’ensemble des documents. Nous nous connectons sur un serveur dédié et sécurisé et avons accès à l’ensemble des informations par collaborateur : fiche d’identité, bulletins de salaire, formations… Nous avons défini différents profils de confidentialité, ce qui nous permet de gérer les droits au sein du service RH. »

Lors de la mise en œuvre de la dématérialisation des bulletins de paies, avez-vous été confrontés à des contraintes ou à des réticences ?

« L’équipe RH était ravie du changement ! En revanche, avec le personnel de l’exploitation, nous avons eu quelques réticences : la peur de ne pas comprendre et de ne pas retrouver ses bulletins de paie. Face à ces réserves, nous avons décidé de les accompagner. Angélique, Responsable Paie a communiqué par le biais de documents, affichages en interne, notes sur les bulletins de paie. Cette phase de transition nous a permis d’accompagner le changement et de préparer psychologiquement chaque collaborateur.

Nous avons sollicité les directeurs d’agences, qui sont de réels ambassadeurs. Certains étaient réfractaires et ne communiquaient pas de manière positive.

Pour les convaincre, nous avons réalisé un accompagnement personnalisé.

L’accompagnement au changement a été beaucoup plus loin puisque nous avons également assisté certains collaborateurs : création d’une adresse email, création du compte pour accéder au coffre-fort. Bilan très positif : un an après, nous avons déjà 800 coffres forts ouverts.»

Avez-vous été impactés par les contraintes de confinement liées à la COVID-19 ?

« Du jour au lendemain, toutes les équipes se sont retrouvées confinées ; Grâce à la dématérialisation des documents RH, nous avons assuré sans problème une continuité de service : ils ont eu accès aux documents dont ils avaient besoin. Les délais ont été respectés, l’équipe RH a travaillé comme si elle était présente au siège. »

Quelles sont les prochaines étapes de dématérialisation ?

« Nous aimerions intégrer la signature électronique. Aujourd’hui les contrats et avenants sont encore envoyés par courrier. Notre souhait est de pouvoir les déposer sur chaque espace personnel. »