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Automatisation du dépôt des factures publiques sur Chorus Pro (loueur)

Automatisation du dépôt des factures publiques sur Chorus Pro (loueur)

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Bertrand ROCHEFEUILLE

Responsable Financier

Runcar

Runcar est une société de location de voitures en courte et longue durée sans chauffeur avec une flotte d’environ 2 700 véhicules. Elle propose un large catalogue de marques.

Contexte

Auparavant, le service financier envoyait ses factures par courrier. Lorsque le gouvernement a annoncé l’obligation de passer par le portail Chorus Pro, Runcar a choisi d’anticiper cette obligation en passant par le portail. Cependant, l’entreprise déposait ses factures manuellement sur la plateforme : il fallait les indexer et les vérifier individuellement. Cela était assez lourd en temps mais à l’époque, peu de clients leur imposaient de passer par le portail Chorus Pro. Suite à l’obtention de plusieurs appels d’offres avec des collectivités et des services de l’Etat, Runcar a décidé d’automatiser le dépôt de ses factures sur Chorus Pro.

Solution apportée

Runcar a contacté C’PRO pour s’équiper de la solution ISI Ededoc qui comprend un connecteur Chorus Pro qui automatise le dépôt des factures publiques sur le portail en ligne. Le binôme formé par le responsable financier de Runcar et notre expert a mis en place la solution en 1 semaine. Durant cette semaine, quelques ajustements ont été nécessaires pour rendre compatible la facture et la solution.

Résultats obtenus

Très rapidement, le service financier de Runcar a constaté un gain de temps sur le dépôt de ses factures sur Chorus Pro. Satisfait du fonctionnement de la solution et notamment du tableau de suivi de la facturation, Runcar a tout simplement étendu l’utilisation de la solution à toute sa facturation.

Depuis le 1er Janvier 2019, vous devez déposer les factures de vos clients publics sur la plateforme Chorus Pro. Avant cette date, quel était votre mode de fonctionnement ?

Avant on envoyait nos factures par courrier, il y a 2 ou 3 ans, nous avons appris qu’au 1er janvier 2019, nous serions obligés de passer par le Portail Chorus Pro. Nous avons choisi d’anticiper sur l’obligation en passant par le portail, mais nous déposions les factures manuellement sur la plateforme : il fallait les indexer et les vérifier individuellement. C’était assez lourd mais nous n’avions pas beaucoup de clients qui nous l’imposaient, environ une quinzaine de factures par mois étaient concernées, donc ça allait assez vite.
Nous avons commencé à nous servir du connecteur au mois d’octobre 2018. Actuellement nous déposons une trentaine de factures par mois, mais ce volume est amené à croître car nous avons décroché des appels d’offres avec des collectivités et des services de l’Etat.

« Je trouvais le traitement des factures à déposer sur le portail Chorus Pro assez lourd »

Qu’est-ce qui a motivé votre entreprise à s’équiper d’une solution ?

On a découvert que C’PRO proposait cette gestion automatisée des factures sur Chorus Pro. Quand on a pris contact avec leurs équipes, c’était au départ pour la signature électronique des contrats et la gestion électronique de l’envoi de nos factures. J’ai entendu parler de Chorus Pro et cela m’a beaucoup intrigué car je trouvais le traitement des factures à déposer sur le portail Chorus Pro assez lourd. J’ai travaillé avec un consultant C’PRO et j’ai été très agréablement surpris.

Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Pour facturer nous utilisons le logiciel LocPro de Vega Systems. On a dû demander des développements très légers à moindre coût. Il a fallu faire un nouveau calibrage de la trame de nos factures, insérer des éléments spécifiques, etc. Mais c’était des modifications minimes.

« En 1 semaine le connecteur était installé »

Comment s’est passée la réalisation du projet avec C’PRO ?

J’ai été seul pour mettre en place le projet au sein de l’entreprise. Ça a été très simple, nous n’avons eu affaire qu’à un consultant C’PRO. Une personne très disponible et très à l’écoute qui a très vite compris nos besoins et qui a tout fait pour résoudre les points de blocage. Quelqu’un qui connait très bien la solution. Une fois notre facture compatible, le connecteur Chorus Pro a été installé en 1 semaine.

« Toute notre facturation passe par EDEDOC et c’est très simple »

Quels changements constatez-vous depuis que vous utilisez le connecteur EDEDOC ?

C’est très simple, il n’y a pas plus simple. On édite la facture à partir de notre logiciel, on dépose sur le connecteur EDEDOC et l’application envoie automatiquement les factures sur Chorus Pro. Désormais, toute notre facturation passe par EDEDOC et c’est très simple.

Selon vous, quels sont les avantages à utiliser le connecteur Chorus Pro ?

Tout d’abord, il y a un gain de temps pour la tâche de dépôt qui est chronophage, on passe moins de temps à saisir manuellement. On fait des économies aussi puisque le fait de passer via Chorus Pro rend le temps de traitement chez le client beaucoup plus rapide, les délais de paiement sont raccourcis. Avant quand on envoyait les factures par courrier il fallait courir après des créances, désormais c’est fluide on est payés à 30 jours fin de mois.

« Plus besoin d’aller sur Chorus Pro pour suivre l’avancement de la facturation, tout est sur EDEDOC »

Sur le portail EDEDOC on a des remontées du portail Chorus, on sait immédiatement s’il y a des anomalies ou si la facture va être payée. Je n’ai quasiment plus besoin d’aller sur le portail, je peux directement voir la situation sur EDEDOC. L’outil nous permet un suivi global de l’ensemble de nos factures.

Est-ce que vous conseilleriez cette solution à ceux qui hésitent encore ?

Bien sûr, pour tous les avantages évoqués auparavant. Il y a un énorme gain de temps et de ce fait un gain de productivité évident.

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