Automatisation du dépôt des factures publiques sur Chorus Pro (industrie)

Contexte

Chez Neosteo, 2 personnes étaient en charge des factures des clients “hôpitaux”. Elles envoyaient les factures par courrier de façon manuelle. Les envois se faisaient généralement 1 fois par semaine pour un volume de 20 à 30 factures par mois. L’entreprise est équipée du logiciel SAGE qui permet d’établir les factures et de suivre l’avancement des règlements. L’édition des factures, la mise sous pli et l’affranchissement prenaient beaucoup trop de temps à ces 2 personnes, c’est pourquoi l’entreprise a cherché une solution.

Solution apportée

L’équipe comptabilité de Neosteo nous a contacté pour automatiser le dépôt sur Chorus Pro de ses factures destinées aux hôpitaux. L’installation de l’imprimante virtuelle EDEDOC a été réalisée à distance par un technicien C’PRO. Le paramétrage du connecteur a été compliqué au début car le modèle de facture en sortie de SAGE présentait des spécificités qui n’étaient pas compatibles avec l’imprimante EDEDOC. L’équipe technique C’PRO a adapté les paramétrages et la solution fonctionne parfaitement.

Résultats obtenus

Le service comptabilité constate un gain de temps énorme : plus besoin d’imprimer les factures, de les affranchir et de les envoyer. De plus, pour la relance des factures, l’équipe accède au tableau de suivi des dates d’échéances et des mises en règlement, très rapidement et simplement.

30 factures par mois déposées sur Chorus Pro en 1 clic

Depuis le 1er Janvier 2019, vous devez déposer les factures de vos clients publics sur la plateforme Chorus Pro. Avant cette date, quel était votre mode de fonctionnement ?
Ma collègue et moi sommes en charge de cette activité. Nous envoyions par courrier les factures à nos clients « hôpitaux ». Les envois se faisaient généralement une fois par semaine pour un volume de 20 à 30 factures par mois. Nous sommes équipés d’un logiciel SAGE qui nous permet d’établir les factures et de suivre l’avancement des règlements. L’édition des factures, la mise sous pli et l’affranchissement nous prenaient tout de même pas mal de temps.

A quel moment avez-vous pris conscience que vos processus de facturation allaient évoluer pour vos clients publics ?

Nous savions qu’à partir de janvier nous allions être obligés de passer par Chorus Pro. Déposer nos factures manuellement sur Chorus Pro était ingérable pour nous, cela nous aurait pris trop de temps. Nous avons dû trouver, un peu dans l’urgence, une solution pour automatiser ces tâches.

« Déposer manuellement des factures aurait été ingérable »

Comment avez-vous connu ISI EDEDOC ?

En décembre, notre prestataire BINOME SOLUTION nous a recommandé de contacter C’PRO. J’ai rapidement été mise en contact avec un technicien.

Aviez-vous des craintes sur la gestion de ce projet ?

Comme j’étais seule à gérer le projet, j’avoue qu’il y avait pas mal de stress à cause du nombre d’informations que je devais récupérer chez nos clients pour que les données comptables soient exploitables.

Comment s’est passée la mise en place de la solution ?

L’installation de l’imprimante virtuelle EDEDOC a été réalisée à distance par un technicien C’PRO. Pour le paramétrage du connecteur, cela a été compliqué au début car notre modèle de facture, en sortie de SAGE, présentait des spécificités qui n’étaient pas compatibles avec l’imprimante EDEDOC. Un 2nd technicien a modifié les paramétrages et nous n’avons plus eu de soucis. Les équipes C’PRO ont été très réactives malgré cette difficulté de paramétrage.

Quels changements constatez-vous depuis que vous utilisez le connecteur EDEDOC ?

Jusqu’ici tout se passe bien. Nous constatons surtout un gain de temps car nous n’avons plus besoin d’imprimer nos factures, de les affranchir et de les envoyer. Il y a surement des économies qui seront faites mais nous n’avons pas encore assez de recul. Pour la relance de nos factures, nous pouvons voir en un coup d’oeil les dates d’échéances et les mises en règlement.

« Nous n’avons plus besoin d’imprimer, d’affranchir et d’envoyer nos factures »

Comme le paramétrage a été long, j’étais un peu sceptique au départ mais aujourd’hui, je conseille vivement cette solution pour déposer ses factures sur Chorus Pro.