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La conversion, l’indexation et l’archivage de ces documents dans les applications cibles adéquates prennent du temps et s’avèrent coûteux. AutoStore est un logiciel de capture de documents rapide et efficace.
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Il est extrêmement aisé de mettre en place les processus spécifiques dont votre entreprise a besoin. Guidé par une interface graphique et conviviale, votre administrateur informatique définit facilement les processus, en quelques étapes simples. Il doit ainsi définir quels types de documents sont capturés, depuis quelle source, comment ils doivent être traités et où ils doivent être envoyés. Une fois ces choix effectués, les flux de documents se mettent en place automatiquement. L’utilisateur n’a plus qu’à appuyer sur un bouton de l’écran du multifonction, et le document sera acheminé vers le système de gestion électronique de document/de contenu, le dossier réseau ou la base de donnée désignée.
La première étape est la capture du document, qu’il provienne d’une numérisation sur le multifonction de
votre entreprise ou d’un e-mail. AutoStore peut traiter les documents provenant de sources aussi diverses
que les multifonctions KYOCERA, les e-mails, les dossiers d’un PC, ou partagés sur le réseau ou encore les
scanners. Ce logiciel capture rapidement et facilement quasiment tous les contenus issus de tous les formats.
Il les indexe et les traite pour les convertir en divers formats. En outre, puisqu’il ne requiert aucun savoirfaire spécifique, cet outil est très accessible.
AutoStore trie et traite les informations en fonction des besoins de votre société. Grâce à la reconnaissance
optique des caractères (OCR), AutoStore extrait le texte des documents papier. Le logiciel est capable de
lire les titres et les notes de bas de page, les chiffres des factures, les dates, la TVA ou toute autre donnée
dont vous avez besoin. Il peut également être programmé pour faire la différence entre les factures et
d’autres formulaires de la société ; le traitement des informations telles que le nombre de pièces, les
descriptions, les prix à l’unité ou autres devient rapide et parfaitement fiable. L’ensemble de ces données
peut non seulement être sauvegardé dans des formats standards tels que MS Word ou PDF (indexés), mais
aussi être transféré aux applications cibles de l’entreprise.
AutoStore envoie automatiquement les documents à l’application désignée ; la récupération, si elle s’avère
nécessaire, devient rapide et efficace. La réduction du traitement manuel diminue la possibilité d’une erreur
humaine, et donc de plus grande productivité. Facile à intégrer à n’importe quel système standard, AutoStore
prend en charge MS SharePoint, DocuWare, Documentum, ELO, Interwoven, Open Text et bien d’autres
solutions d’archivage encore. De plus, des connecteurs vers des logiciels métiers (tel que logiciel de gestion
de cabinet juridique) sont disponibles en option.
Les petites sociétés, tout comme grandes entreprises, peuvent bénéficier de l’automatisation des flux de
documents. AutoStore a été conçu pour rationaliser le travail sur de gros volumes de documents au sein
des grandes et moyennes sociétés. Pour les entreprises de taille moins importante, il existe AutoStore
Express, équipé de fonctionnalités de base qui n’en sont pas moins puissantes. Si vous vous rendez compte,
après quelque temps, que vous aimeriez passer à la version plus complète, une mise à jour est possible à
tout moment.
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Avec Autostore, vous mettez en place des flux administratifs plus rapides, les documents étant transférés automatiquement
aux applications ou aux collaborateurs concernés. Et vous diminuez la possibilité d’erreur humaine grâce à la réduction des processus manuels.
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Une société a généralement besoin de 3 à 5 jours pour traiter les nouvelles factures. Avec AutoStore, cette période peut être ramenée au minimum. En outre, la consommation de papier peut également être réduite de manière significative. Surtout, vous diminuez les tâches manuelles : depuis le tri des factures jusqu’à la saisie des informations issues de ces factures, tout peut être automatisé. Le résultat : vos coûts globaux sont vraiment réduits et le flux de travail est beaucoup plus rapide.
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Point très important, AutoStore assure également la
conformité aux législations en vigueur en créant des pistes d’audit sécurisées et basées sur des règles. Si
votre entreprise fait partie du secteur de la santé, AutoStore peut améliorer son efficacité de manière
significative en créant des fichiers électroniques individuels et sécurisés pour les informations relatives aux patients. L’information est archivée et sécurisée, mais reste accessible instantanément pour tous les services et dans tous les bâtiments.
Nos experts, répartis dans 190 agences en France, Belgique et Luxembourg sont là pour vous conseiller et répondre à vos questions sous 24h !
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