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La nouvelle obligation qui redéfinit les règles du SIV
Le cadre réglementaire applicable aux professionnels habilités au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) évolue significativement avec l’entrée en vigueur de l’arrêté du 1er juillet 2025.
Désormais, la gestion des dossiers d’immatriculation ne peut plus reposer sur des pratiques internes classiques.
La réglementation impose la mise en place d’un dispositif d’archivage numérique sécurisé, répondant à des critères stricts de conformité, notamment via un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020.
Une phase de transition est prévue jusqu’au 1er août 2026, à l’issue de laquelle ces exigences deviendront incontournables pour conserver son habilitation SIV.
Une obligation qui concerne l’ensemble des acteurs habilités
Cette évolution s’applique à tous les professionnels autorisés à traiter des démarches d’immatriculation pour le compte de tiers : concessions, garages, négociants, loueurs ou encore centres automobiles.
Il ne s’agit plus d’une bonne pratique, mais bien d’un prérequis réglementaire pour continuer à exercer.
Une logique de preuve et non plus de simple conservation
La réforme introduit une notion essentielle : celle d’archivage à valeur probante.
L’enjeu n’est plus seulement de conserver des documents, mais de garantir leur fiabilité dans la durée.
Autrement dit, les professionnels doivent être en mesure de démontrer pour chaque dossier :
la conservation dans des conditions sécurisées
aucune altération
la restitution à tout moment dans son état d'origine
Ce que change la réforme
Une évolution structurelle des pratiques documentaires
Avec cette réforme, les méthodes traditionnelles (numérisation simple, stockage local ou GED classique) ne permettent plus de répondre aux attentes réglementaires.
Le cadre évolue vers une exigence plus forte :
chaque dossier doit être conservé dans un environnement garantissant sa validité dans le temps.
De nouvelles obligations opérationnelles
Les professionnels doivent désormais
- organiser un archivage systématique de tous les dossiers
- assurer leur conservation pendant une durée minimale de 5 ans
- garantir leur intégrité et leur authenticité
- tracer l’ensemble des opérations effectuées sur les documents
Chaque action devient traçable, chaque document doit être sécurisé.
Une transformation des processus internes
Cette évolution impacte directement :
- les flux administratifs
- la gestion des pièces justificatives
- les outils utilisés par les équipes
- les responsabilités en interne
La conformité ne repose plus uniquement sur un outil, mais sur une organisation complète.
Les normes à respecter
Un cadre technique précis pour sécuriser les archives
Pour répondre aux exigences de la réforme, les professionnels doivent s’appuyer sur des solutions conformes à la norme NF Z42-020, qui encadre les coffres-forts numériques.
Cette norme définit les conditions permettant de garantir la fiabilité et la pérennité des documents archivés.
Les garanties attendues
Un système conforme doit notamment assurer :
- une protection contre toute modification des documents
- une date fiable et opposable des dépôts
- un suivi détaillé des accès et des manipulations
- une reconnaissance juridique des documents conservés
Un enjeu juridique et opérationnel
Le respect de ces standards permet :
- d’assurer la conformité réglementaire
- de sécuriser les données sensibles
- de disposer de preuves exploitables
- de répondre efficacement aux contrôles
À l’inverse, un système non conforme rend les documents contestables voire inutilisables.
L’administration accède aux dossiers à distance
Un nouveau mode de contrôle
La réforme introduit une capacité de supervision renforcée pour les autorités.
Celles-ci doivent pouvoir consulter les dossiers archivés sans contrainte géographique.
Une exigence de disponibilité immédiate
Les professionnels doivent être en mesure de :
- fournir un accès sécurisé aux dossiers
- restituer les documents demandés sans délai
- présenter des archives organisées et exploitables
La conformité repose aussi sur votre capacité à répondre rapidement et efficacement.
Une logique de transparence
Cette évolution vise à renforcer :
- la traçabilité des opérations
- la fiabilité des dossiers
- la transparence des pratiques
Le système d’archivage devient un outil de contrôle permanent.
Les risques de la non-conformité
Ne pas respecter les exigences de la réforme SIV expose à des conséquences immédiates et concrètes entrainant une mise en danger directe de votre activité.
1
Une fragilité juridique
Sans archivage conforme :
vos dossiers peuvent être contestés,
vous ne pouvez pas prouver vos démarches,
votre responsabilité peut être engagée
2
Des impacts économiques et opérationnels
Les conséquences ne sont pas uniquement administratives : perturbation des ventes, insatisfaction client, perte de productivité, impact direct sur le chiffre d’affaires
3
Une suspension possible de votre habilitation
En cas de non-conformité constatée :
votre habilitation peut être retirée ou suspendue, vous perdez la capacité à réaliser des démarches d’immatriculation, votre activité peut être interrompue sans préavis
4
Une exigence accrue des contrôles
Les autorités disposent de moyens renforcés pour vérifier :
la conformité des systèmes, la qualité des archives
la traçabilité des actions.
Le moindre écart peut être sanctionné.
5
Un piège fréquent
De nombreux professionnels pensent être en règle avec des scans, une GED, un stockage informatique.
Ces solutions ne répondent pas aux exigences de la réforme.
La solution Koesio
Une mise en conformité pensée pour votre réalité terrain
Koesio accompagne les professionnels de l’automobile avec une approche pragmatique, centrée sur leurs contraintes opérationnelles.
Une solution conforme et sécurisée
Nous mettons en place un coffre-fort numérique répondant aux exigences réglementaires, permettant de garantir :
- la sécurité des documents
- leur traçabilité
- leur valeur juridique
100% conforme avec la réforme.
Une intégration fluide
La solution s’intègre à votre environnement existant (DMS, CRM…) et s’adapte à vos processus.
Vous conservez vos habitudes, tout en devenant conforme.
Un accompagnement complet
Nous intervenons à chaque étape :
- analyse de votre situation
- mise en place de la solution
- formation des équipes
- suivi dans la durée
Notre engagement
Sans complexité inutile, vous permettre de :
- rester conforme
- sécuriser votre activité
- simplifier votre gestion documentaire
Besoin de conseils ? Une question ? Un projet ?
Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre choix.
